First Consulting werkt samen met proces mining-specialist ProcessGold

First Consulting is een partnerschap aangegaan met ProcessGold, een leverancier van process mining-software, om klanten te ondersteunen bij het inzetten van deze technologie binnen hun organisaties en deze te gebruiken om continue verbeteringen aan te brengen.

De term process mining verwijst naar het gebruik van log data om procesmodellen en weergaven te construeren en inzichten af te leiden over een bepaald bedrijfsproces. De meeste systemen en applicaties die worden gebruikt door moderne bedrijfsprocessen, bevatten logboeken van transacties of activiteiten die hun gebruikers hebben uitgevoerd. Door middel van process mining-software is het mogelijk om waarde uit deze data te halen.

Process mining-software kan deze informatie extraheren en gebruiken om een gedetailleerd diagram van een bepaald proces te maken. Sommige technologieën, zoals ProcessGold, functioneren ook als business information-software en kunnen verschillende doorsnedes van de procesgegevens weergeven.

Waarom process mining inzetten?

Een procesmodel dat is gebouwd in een process mining-applicatie is een op feiten gebaseerde weergave van welke activiteiten er in het proces plaatsvinden, in welke volgorde, in welk volume en op welke momenten. Formele procesdocumentatie komt meestal voor in twee vormen. De eerste is een geïdealiseerd, voorgeschreven beeld van het proces op basis van wat de auteurs zouden willen, wat misschien niet in de realiteit wordt nageleefd en mogelijk niet alle mogelijke variaties omvat. Tevens is het moeilijk om te weten in hoeverre het echte proces overeenkomt met deze documentatie.

De tweede is een weergave opgebouwd uit gesprekken met individuen die het proces uitvoeren, maar deze personen hebben geen volledig zicht op het end-to-end proces of op andere gevallen dan die ze zelf hebben uitgevoerd. Hoewel deze opvattingen nuttig en waardevol zijn voor zowel operationele doeleinden als continue verbeteringsinspanningen, is geen van beide gebaseerd op wat er daadwerkelijk in het proces zelf gebeurt. Daarentegen identificeert een ProcessGold-procesmodel alle varianten die beschikbaar zijn in de dataset inclusief de afwijkingen van de voorgeschreven norm.

Gebruikmaken van process mining

Op zichzelf lost process mining geen problemen op in bedrijfsprocessen – organisaties moeten nog steeds zelf de nodige proceswijzigingen doorvoeren. Wat het wel doet, is een hulpmiddel bieden voor het verkrijgen van inzicht in procesproblemen. Deze kunnen worden gebruikt om continue verbetering aan te sturen. De eerste stap is het in kaart brengen van het proces om vervolgens hypotheses op te stellen met betrekking tot de potentiële problemen.

Experts van First Consulting hierover: “Het is belangrijk dat dit wordt opgesteld in samenwerking met operationele medewerkers en andere stakeholders, en deze nauw te betrekken. Een process mining-model in ProcessGold kan vervolgens worden aangepast om de gegevens weer te geven die deze hypothesen effectief testen en informatie te verstrekken via client- en processpecifieke dashboards.”

Neem als voorbeeld dat het overtreden van service level overeenkomsten (SLA) in een bepaald proces, te wijten is aan het doorlopend opnieuw behandelen van zaken als gevolg van niet-gecontroleerde fouten. “Door analyse van het procesmodel kunnen we zien hoeveel werk in het proces herhaaldelijk plaatsvindt, en hoeveel zaken er meer dan eens door het proces gaan. Middels een dashboard kan weergegeven worden in hoeveel gevallen de SLA dagelijks, wekelijks of maandelijks overtreden wordt en kan het proces in de toekomst gevolgd worden”, aldus de experts.

Process mining-technologieën zoals ProcessGold, kunnen werken met een eenmalig gegevensverloop of met een realtime-verbinding met een database, ingesteld op een geschikte updatecyclus (bijvoorbeeld dagelijks of wekelijks). Met de laatste optie kunnen gebruikers de aangebrachte wijzigingen in een proces bekijken zodra ze van kracht worden, waarbij dashboards automatisch worden bijgewerkt om de nieuwe gegevens weer te geven.

“Deze informatie kan vervolgens worden gebruikt om nieuwe hypothesen te formuleren en verdere continue verbetering aan te sturen. Net als de meeste BI-hulpprogramma's, zijn dashboardstatistieken volledig aanpasbaar en kunnen deze worden beperkt tot de juiste gebruikers of gebruikersgroepen voor doorlopende bewaking van geselecteerde processen.”

Van start gaan

First Consulting heeft een trackrecord van het succesvol ondersteunen van klanten in verschillende industrieën die aan de slag gaan met process mining. Het bureau, dat zo’n 250 consultants telt, onderscheidt zich in de markt naar eigen zeggen door diepgaande proces- en systeemkennis te combineren met operationele realisatiekracht.

Op basis van zijn ervaringen heeft het bureau een aantal process mining best practices opgesteld: “De geadviseerde aanpak voor de meeste klanten is om te beginnen met een eerste proof of concept voordat het gebruik binnen het bedrijf wordt opgeschaald. Proof of conceptprocessen moeten worden geselecteerd op basis van (a) een reëel bedrijfsprobleem dat moet worden opgelost en (b) de beschikbaarheid van gegevens voor gebruik van de process mining-software.”

“Een op hypotheses gebaseerde aanpak is ook van cruciaal belang voor het correct inrichten van de technologie en ervoor te zorgen dat deze waarde toevoegt”, sluiten de consultants af.