First Consulting werkt samen met proces mining-specialist ProcessGold

11 juni 2019 Consultancy.nl

First Consulting is een partnerschap aangegaan met ProcessGold, een leverancier van process mining-software, om klanten te ondersteunen bij het inzetten van deze technologie binnen hun organisaties en deze te gebruiken om continue verbeteringen aan te brengen.

De term process mining verwijst naar het gebruik van log data om procesmodellen en weergaven te construeren en inzichten af te leiden over een bepaald bedrijfsproces. De meeste systemen en applicaties die worden gebruikt door moderne bedrijfsprocessen, bevatten logboeken van transacties of activiteiten die hun gebruikers hebben uitgevoerd. Door middel van process mining-software is het mogelijk om waarde uit deze data te halen.

Process mining-software kan deze informatie extraheren en gebruiken om een gedetailleerd diagram van een bepaald proces te maken. Sommige technologieën, zoals ProcessGold, functioneren ook als business information-software en kunnen verschillende doorsnedes van de procesgegevens weergeven.

Waarom process mining inzetten?

Een procesmodel dat is gebouwd in een process mining-applicatie is een op feiten gebaseerde weergave van welke activiteiten er in het proces plaatsvinden, in welke volgorde, in welk volume en op welke momenten. Formele procesdocumentatie komt meestal voor in twee vormen. De eerste is een geïdealiseerd, voorgeschreven beeld van het proces op basis van wat de auteurs zouden willen, wat misschien niet in de realiteit wordt nageleefd en mogelijk niet alle mogelijke variaties omvat. Tevens is het moeilijk om te weten in hoeverre het echte proces overeenkomt met deze documentatie.

Process Model, gemaakt in ProcessGold

De tweede is een weergave opgebouwd uit gesprekken met individuen die het proces uitvoeren, maar deze personen hebben geen volledig zicht op het end-to-end proces of op andere gevallen dan die ze zelf hebben uitgevoerd. Hoewel deze opvattingen nuttig en waardevol zijn voor zowel operationele doeleinden als continue verbeteringsinspanningen, is geen van beide gebaseerd op wat er daadwerkelijk in het proces zelf gebeurt. Daarentegen identificeert een ProcessGold-procesmodel alle varianten die beschikbaar zijn in de dataset inclusief de afwijkingen van de voorgeschreven norm.

Gebruikmaken van process mining

Op zichzelf lost process mining geen problemen op in bedrijfsprocessen – organisaties moeten nog steeds zelf de nodige proceswijzigingen doorvoeren. Wat het wel doet, is een hulpmiddel bieden voor het verkrijgen van inzicht in procesproblemen. Deze kunnen worden gebruikt om continue verbetering aan te sturen. De eerste stap is het in kaart brengen van het proces om vervolgens hypotheses op te stellen met betrekking tot de potentiële problemen.

Experts van First Consulting hierover: “Het is belangrijk dat dit wordt opgesteld in samenwerking met operationele medewerkers en andere stakeholders, en deze nauw te betrekken. Een process mining-model in ProcessGold kan vervolgens worden aangepast om de gegevens weer te geven die deze hypothesen effectief testen en informatie te verstrekken via client- en processpecifieke dashboards.”

Neem als voorbeeld dat het overtreden van service level overeenkomsten (SLA) in een bepaald proces, te wijten is aan het doorlopend opnieuw behandelen van zaken als gevolg van niet-gecontroleerde fouten. “Door analyse van het procesmodel kunnen we zien hoeveel werk in het proces herhaaldelijk plaatsvindt, en hoeveel zaken er meer dan eens door het proces gaan. Middels een dashboard kan weergegeven worden in hoeveel gevallen de SLA dagelijks, wekelijks of maandelijks overtreden wordt en kan het proces in de toekomst gevolgd worden”, aldus de experts.

Process mining-technologieën zoals ProcessGold, kunnen werken met een eenmalig gegevensverloop of met een realtime-verbinding met een database, ingesteld op een geschikte updatecyclus (bijvoorbeeld dagelijks of wekelijks). Met de laatste optie kunnen gebruikers de aangebrachte wijzigingen in een proces bekijken zodra ze van kracht worden, waarbij dashboards automatisch worden bijgewerkt om de nieuwe gegevens weer te geven.

 

Voorbeeld Process Dashboard, gemaakt in ProcessGold

“Deze informatie kan vervolgens worden gebruikt om nieuwe hypothesen te formuleren en verdere continue verbetering aan te sturen. Net als de meeste BI-hulpprogramma's, zijn dashboardstatistieken volledig aanpasbaar en kunnen deze worden beperkt tot de juiste gebruikers of gebruikersgroepen voor doorlopende bewaking van geselecteerde processen.”

Van start gaan

First Consulting heeft een trackrecord van het succesvol ondersteunen van klanten in verschillende industrieën die aan de slag gaan met process mining. Het bureau, dat zo’n 250 consultants telt, onderscheidt zich in de markt naar eigen zeggen door diepgaande proces- en systeemkennis te combineren met operationele realisatiekracht.

Op basis van zijn ervaringen heeft het bureau een aantal process mining best practices opgesteld: “De geadviseerde aanpak voor de meeste klanten is om te beginnen met een eerste proof of concept voordat het gebruik binnen het bedrijf wordt opgeschaald. Proof of conceptprocessen moeten worden geselecteerd op basis van (a) een reëel bedrijfsprobleem dat moet worden opgelost en (b) de beschikbaarheid van gegevens voor gebruik van de process mining-software.”

“Een op hypotheses gebaseerde aanpak is ook van cruciaal belang voor het correct inrichten van de technologie en ervoor te zorgen dat deze waarde toevoegt”, sluiten de consultants af.


×
×
A.T. Kearney Accenture ACE Company Adaptif Adlasz Adviesgroep Novius AevesBenefit Anderson MacGyver Andersson Elffers Felix Annalise Arlande Arthur D. Little AT Osborne Atos Consulting Bain & Company Baker Tilly BCG Platinion BDO BearingPoint Berenschot Best Value Group Bisnez BlinkLane Consulting BluPoint BMC Boer & Croon Management Bolster Bostec Boston Consulting Group Bright & Company | People Strategy Buitenhuis Advies buro C5 Bvolve Capgemini Invent Centric Cmotions COMATCH Conclusion Connective Payments Count & Cooper De Kleine Consultant Deloitte Delta Capita Digital Power Dimensys Ecorys Eden McCallum Energyprofs Enigma Consulting EY EY-Parthenon Finavista Finext First Consulting Flowant flowresulting FTE Groep FTE Improvery Galan Groep GalanNXT Grant Thornton Groenewout Gupta Strategists Gwynt Hamstra & Partners Hermes | Partners Hospitality Group Hot ITem House of Performance IG&H Improven InContext innergo INNOPAY Intermedius ITDS Business Consultants Itility JBR JBR Interim Executives Kirkman Company Korn Ferry KplusV KPMG KPN ICT Consulting Kruger Kurtosis KWINK groep Leeuwendaal M3 Consultancy Magnus Marktlink Mazars McKinsey & Company Mercer Merkle METRI Mitopics MLC Mobilee Möbius Monitor Deloitte Morgens MSR Consulting Group Oliver Wyman OrangeX Ordina Organize Agile Oxyma p2 PA Consulting Group Paul Postma Marketing Consultancy PBLQ People Change PNO Consultants Projective Protiviti Proven Partners PwC Qhuba Quantics Quint Wellington Redwood Quintop Raad van Toekomst ResidentieProfs RGP Rijnconsult Roland Berger Salvéos Schaekel & Partners Schuberg Philis SeederDeBoer Sia Partners Significant Groep Simon-Kucher & Partners SiRM Solid Professionals SOLVE Consulting SparkOptimus Strategy Development Partners Strategy& Student Consultancy Group Summiteers Supply Value Symbol Synechron The Next Organization Trevian Turner TWST TwynstraGudde UMS Group UniPartners UPD Van Oers Corporate Finance Vanberkel Professionals Varrlyn Vasco Consult Vintura VODW Voogt Pijl & Partners Wielinq Willis Towers Watson WIN Yellowtail YGroup YNNO Young Advisory Group YourConnector Zanders Zestgroup