Drie succesfactoren voor een scrum implementatie

15 april 2019 Consultancy.nl

Scrum is een populaire manier om resultaten te behalen. Net zoals bij elke andere aanpak, is de precieze wijze waarop men scrum toepast doorslaggevend voor het succes. Want, ook bij scrum bestaat het risico dat het misgaat. Julia de Ploeg, organisatieadviseur bij TWST, stelt dat er drie factoren zijn om van de scrum-aanpak een succes te maken.

Scrum is een raamwerk om op een flexibele manier producten te ontwikkelen en te maken. Volgens deze aanpak wordt er gewerkt in multidisciplinaire teams die in korte sprints – met een vaste lengte van één tot vier weken – werkende producten opleveren. Oftewel: resultaten opleveren in behapbare tussenstappen en deze controleren en waar nodig aanpassen aan de hand van feedback en voortschrijdend inzicht. 

“Medewerkers zonderen zich volgens scrum dus niet voor een langere periode af om zelfstanding aan hun deelproject te werken om daarna pas het gezamenlijke eindproduct af te leveren. Bij deze meer traditionele werkmethode loop je het risico dat door gebrekkige communicatie de deelprojecten niet precies meer aan de eerder gestelde criteria voldoen, waardoor het eindproduct niet kan worden opgeleverd, omdat de boel niet meer goed op elkaar is afgestemd”, zegt Julia de Ploeg van TWST, die stelt dat precies hierin een succesfactor van scrum ligt verscholen. 

Duidelijke afspraken

Scrum lijkt heel simpel en veel managers vinden het maar al te leuk om teamwerk een scrumsausje te geven, vertelt De Ploeg: “Maar het is echt een andere werkwijze en het succes staat of valt met de kwaliteit, ervaring en discipline van de teamleden. Het ‘wat’ – oftewel: het product – is bepaald, maar het hele team bepaalt ‘hoe’ het ‘wat’ wordt gerealiseerd. Daarom dient ieder teamlid goed voor ogen te hebben aan welke kwaliteitsvoorwaarden het product moet voldoen. Wat doen we én waarom doen we dat? Goed omschreven ‘user stories’ en een gezamenlijke definitie van ‘klaar’ zijn hierbij essentieel.”

Drie succesfactoren voor een scrum implementatie“Bij de scrum-aanpak zijn alleen doelen en grenzen vastgesteld, terwijl de zogenaamde ‘scrum-master’ het proces coacht”, aldus De Ploeg. “Verder is het een kwestie van prioriteiten stellen, improviseren en keuzes maken. Deze manier van werken zorgt voor transparantie en daardoor kun je snel bijsturen. Ook maak je gebruik van voortschrijdend inzicht door regelmatig te toetsen of je op de goede weg zit. Bij scrum komen obstakels en problemen altijd en snel boven water. Dat is voor vrijwel iedereen wennen. Goede voorbereiding is daarom belangrijk, net zoals heldere regels. Vraag het scrumteam om samen met elkaar te formuleren wat ze van elkaar verwachten en ze hoe met elkaar om wensen te gaan.” 

De Ploeg legt uit hoe je dat zou kunnen doen: “Maak bijvoorbeeld een bord met de ‘spelregels’ of een bord met de ‘definition of fun’. Hier staan dan bijvoorbeeld uitspraken op als ‘ik vind het belangrijk dat wij elkaar laten uitspreken’, ‘maak het oplossingsgericht, dat geeft energie’ of ‘zet je telefoon op stil en leg hem weg’. En zorg dat het vanaf dag één duidelijk is dat iedereen een bijeenkomst goed voorbereidt, oplossingsgericht werkt en dat fouten maken is toegestaan. Door duidelijk af te spreken hoe je met elkaar omgaat en communiceert, wordt samenwerken leuker én effectiever.”

Spreek heldere taal

Volgens De Ploeg is het daarnaast van belang om in klare taal met elkaar te communiceren: “Bij scrum vliegt er al snel Engelse managementtaal over tafel. Zo had ik het zojuist al over ‘scrum-master’, waar niet iedereen bekend mee is. Daarnaast heet de start van een sprint de ‘kick-off’, vergaderingen zijn ‘stand-ups’ en iedere sprint bevat ‘incrementen’ en ‘reviews’. Ga er niet vanuit dat iedereen op de hoogte is van deze terminologie en leg deze daarom aan alle teamleden goed uit. Met andere woorden: het is belangrijk om ervoor te zorgen dat iedereen in het scrumteam dezelfde taal spreekt.”

Bespreekbaar maken

Al het begin is moeilijk, in het bijzonder omdat mensen in deze fase tegen obstakels oplopen die ze nog niet kennen. Dat geldt ook voor scrum, zegt De Ploeg: “Het heeft tijd nodig om aan een nieuwe manier van werken te wennen en te ervaren hoe je je werk op een andere manier kunt inrichten. Daarom is het belangrijk om uit te zoeken wat mensen dwarszit en waar ze tegenaanlopen.” 

Mensen voelen zich gehoord als naar hen wordt geluisterd en als ze bij het proces worden betrokken, aldus De Ploeg: “Soms helpt het al om dingen slechts te bespreken. Als daarmee het probleem nog niet is opgelost, ligt het in ieder geval op tafel en kan het team gezamenlijk over een oplossing gaan nadenken waar iedereen het mee eens is of waar iedereen begrip voor heeft.” Als mensen vroegtijdig hun twijfels en zorgen uiten, is het vervolgens makkelijker om van start te gaan, simpelweg omdat het aantal obstakels is verminderd, benadrukt De Ploeg: “Ik kan uit eigen ervaring zeggen dat mensen vanzelf enthousiast worden over scrum als ze zien dat de aanpak werkt.”


Profiel

Meer nieuws over

×
×
A.T. Kearney Accenture ACE Adaptif Adlasz Adviesgroep Novius Anderson MacGyver Andersson Elffers Felix Annalise Arthur D. Little AT Osborne Atos Consulting B&A Bain & Company Baker Tilly BCG Platinion BDO BearingPoint Berenschot Best Value Group Bisnez BlinkLane Consulting BluPoint BMC Boer & Croon Management Bolster Bostec Boston Consulting Group Bright & Company | People Strategy Buitenhuis Advies buro C5 Bvolve Capgemini Invent Centric Cmotions COMATCH Conclusion Connective Payments Count & Cooper De Kleine Consultant Deloitte Delta Capita Digital Power Dimensys Ecorys Eden McCallum Energyprofs Enigma Consulting EY EY-Parthenon Finavista Finext First Consulting Flowant flowresulting Galan Groep GalanNXT Grant Thornton Groenewout Gupta Strategists Gwynt Hamstra & Partners Hermes | Partners Hospitality Group Hot ITem House of Performance IG&H Consulting & Interim Improven InContext innergo INNOPAY Intermedius ITDS Business Consultants Itility JBR JBR Interim Executives Kirkman Company Korn Ferry KplusV KPMG KPN ICT Consulting Kruger KWINK groep Leeuwendaal M3 Consultancy Magnitude Consulting Magnus Marktlink Mazars McKinsey & Company Mercer Methis Consulting METRI Mitopics MLC Mobilee Möbius Monitor Deloitte Morgens MSR Consulting Group Oliver Wyman OrangeX Ordina Oxyma p2 PA Consulting Group Paul Postma Marketing Consultancy PBLQ People Change PNO Consultants Projective Protiviti Proven Partners PwC Qhuba Quantics Quint Wellington Redwood Quintop Raad van Toekomst RevelX RGP Rijnconsult Roland Berger Salvéos Schaekel & Partners Schuberg Philis SeederDeBoer Sia Partners Significant Simon-Kucher & Partners SiRM Solid Professionals SOLVE Consulting SparkOptimus Strategy Development Partners Strategy& Student Consultancy Group Summiteers Supply Value Symbol Synechron Business Consulting TEN HAVE Change Management The Next Organization Trevian Turner TWST Twynstra Gudde UMS Group UniPartners UPD Van Oers Corporate Finance Vanberkel Professionals Varrlyn Vasco Consult Vintura VODW Voogt Pijl & Partners Wielinq Willis Towers Watson WIN Yellowtail YGroup YNNO Young Advisory Group Zanders Zestgroup