Overheden moeten zich klaarmaken voor e-facturen regelgeving

28 februari 2019 Consultancy.nl

In april krijgen inkopers in de publieke sector te maken met een grote verandering. Vanaf 18 april zijn overheidsinstellingen verplicht om elektronische facturen te kunnen ontvangen en verwerken. Voor partijen die nog altijd een ouderwets proces hanteren en de nieuwe manier van werken nog moeten omarmen, is het twee voor twaalf, aldus Joost Lucassen, een inkoopexpert en IT-consultant bij Mitopics. 

Ieder jaar versturen bedrijven binnen Nederland zo’n 12 miljoen facturen aan de overheid. Daarvan zijn 1,5 miljoen facturen gericht aan de Rijksoverheid. Handmatige verwerking van facturen via post of e-mail kost veel tijd en geld. En geeft kans op fouten. Mede om die reden geldt sinds begin dit jaar, om precies te zijn per 18 januari, de gewijzigde Aanbestedingswet, waarin de Europese richtlijn ’e-factureren bij overheidsopdrachten’ in Nederland is doorgevoerd.

Volgens deze wijziging moeten alle circa 1.800 aanbestedende diensten (waaronder alle overheden) in Nederland e-facturen kunnen ontvangen en verwerken. Een e-factuur is een digitaal (XML-)bestand met een vaste structuur. Een e-factuur is vanuit het ene geautomatiseerde systeem elektronisch te verwerken in het andere systeem.

Sneller, goedkoper, nauwkeuriger

Enkele beweegredenen achter de invoering van de nieuwe wetgeving zijn volgens de bedenkers onder meer het gegeven dat e-factureren zorgt voor meer nauwkeurigheid en minder fouten in vergelijking met traditionele papieren facturen of facturen via PDF. Ook kan de verwerking van de facturatie automatische verlopen, wat tijd bespaart en waardoor debiteuren, die de e-factuur sneller ontvangen, mogelijk ook sneller betalen. Naast sneller is e-factureren ook goedkoper, aangezien er geen print- en portokosten betaald hoeven te worden. Bovendien wordt de kans op spookfacturen lager, zo sommen de voorstanders enkele voordelen op.

Overheden moeten zich klaarmaken voor e-facturen regelgeving

De nieuwe wetgeving

De nieuwe wetgeving die inmiddels van kracht is, schrijft voor dat e-facturen moeten voldoen aan een Europese norm (EN 16931), waardoor er voor zender en ontvanger duidelijkheid is over het uitwisselingsproces. Hoewel e-facturen nog altijd via e-mail naar klanten verstuurd kunnen worden, kan dit proces nog efficiënter worden ingericht, waardoor deze facturen middels een ‘simplerinvoicing netwerk’ in zijn geheel digitaal kunnen worden afgehandeld. “Belangrijk is dat een e-factuur geen pdf of gescande papieren factuur betreft maar een xml-bestand, dat elektronisch wordt uitgewisseld. Het is dus geen e-mail met een pdf-bijlage”, vertelt Joost Lucassen, inkoopexpert en IT-consultant bij Mitopics.

Lucassen benadrukt dat er “geen één op één afspraken meer worden gemaakt tussen opdrachtgever en opdrachtnemer”, maar er moet worden voldaan aan de norm zodat facturen via het netwerk kunnen worden afgehandeld. “Door aan te sluiten op het genoemde netwerk kunnen facturen volledig digitaal tussen opdrachtnemer en opdrachtgever worden afgehandeld”, legt Lucassen uit, die toevoegt dat diverse leveranciers hier al op zijn aangesloten: “Aansluiting op dit netwerk is soms mogelijk door een geautomatiseerde afhandeling via het bij de publieke instelling gebruikte financiële pakket of door aan te sluiten bij andere dienstverleners die een opstappunt bieden.” 

Verandering

Volgens de consultant betekent dit dat overheidsinstellingen diverse veranderingen dienen door te voeren. “Het proces rondom de afhandeling van facturen moet worden aangepast op e-facturering. Het is bijvoorbeeld wenselijk het xml-bestand (en eventuele bijlagen) leesbaar te kunnen maken voor budgethouders of medewerkers die een factuur moeten accorderen. Ook zullen de e-facturen digitaal en veilig moeten worden opgeslagen.” Dat kan ook aanpassingen vergen in verschillende ICT-voorzieningen, zoals het financiële/ERP-pakket, de gebruikte inkoopsoftware en mogelijk ook het ‘documentbeheersysteem’ (DMS) waarin facturen worden opgeslagen. “Al deze systemen moeten met e-facturen kunnen omgaan en daar op worden aangepast”, legt Lucassen uit. 

Verder zullen in het geval van aanbestedingen zaken omtrent e-facturering moeten worden opgenomen in de afspraken die worden gemaakt, waarbij er duidelijk wordt vastgelegd welke informatie in de e-factuur moet zijn opgenomen (zoals ordernummers, verwijzingen naar contracten, et cetera). Lucassen: “De factuurafhandeling met de leverancier zal na de aanbesteding moeten worden ingericht waarbij de leverancier ook zorg zal moeten dragen voor het kunnen versturen van e-facturen.”

De inkoopexpert geeft ten slotte aan dat, hoewel er voldoende werk aan de winkel is, het goede nieuws is dat zodra alles eenmaal is ingericht, het factuurproces minder tijd en inspanning zal kosten, er minder fouten gemaakt worden en facturen sneller betaald worden. “En dat is natuurlijk aantrekkelijk voor de overheid en alle partijen waarmee zij werkt.”


×
×
A.T. Kearney Accenture ACE Adaptif Adlasz Adviesgroep Novius Anderson MacGyver Andersson Elffers Felix Annalise Arthur D. Little AT Osborne Atos Consulting B&A Bain & Company Baker Tilly BCG Platinion BDO BearingPoint Berenschot Best Value Group Bisnez BlinkLane Consulting BluPoint BMC Boer & Croon Management Bolster Bostec Boston Consulting Group Bright & Company | People Strategy Buitenhuis Advies buro C5 Bvolve Capgemini Invent Centric Cmotions COMATCH Conclusion Connective Payments Count & Cooper De Kleine Consultant Deloitte Delta Capita Digital Power Dimensys Ecorys Eden McCallum Energyprofs Enigma Consulting EY EY-Parthenon Finavista Finext First Consulting Flowant flowresulting Galan Groep GalanNXT Grant Thornton Groenewout Gupta Strategists Gwynt Hamstra & Partners Hermes | Partners Hospitality Group Hot ITem House of Performance IG&H Consulting & Interim Improven InContext innergo INNOPAY Intermedius ITDS Business Consultants JBR JBR Interim Executives Kirkman Company Korn Ferry KplusV KPMG KPN ICT Consulting Kruger KWINK groep Leeuwendaal M3 Consultancy Magnitude Consulting Magnus Marktlink Mazars McKinsey & Company Mercer Methis Consulting METRI Mitopics MLC Mobilee Möbius Monitor Deloitte Morgens MSR Consulting Group Oliver Wyman OrangeX Ordina Oxyma p2 PA Consulting Group Paul Postma Marketing Consultancy PBLQ People Change PNO Consultants Projective Protiviti Proven Partners PwC Qhuba Quantics Quint Wellington Redwood Quintop Raad van Toekomst RevelX RGP Rijnconsult Roland Berger Salvéos Schaekel & Partners Schuberg Philis SeederDeBoer Sia Partners Significant Simon-Kucher & Partners SiRM Solid Professionals SOLVE Consulting SparkOptimus Strategy Development Partners Strategy& Student Consultancy Group Summiteers Supply Value Symbol Synechron Business Consulting TEN HAVE Change Management The Next Organization Trevian Turner TWST Twynstra Gudde UMS Group UniPartners UPD Van Oers Corporate Finance Vanberkel Professionals Varrlyn Vasco Consult Vintura VODW Voogt Pijl & Partners Wielinq Willis Towers Watson WIN Yellowtail YGroup YNNO Young Advisory Group Zanders Zestgroup