Offertes voor een aanbesteding: wel of niet vergoeden?

21 februari 2019 Consultancy.nl

Leveranciers die pitchen voor een aanbesteding dienen aanzienlijk in tijd en denkkracht te investeren bij het voorbereiden van een offerte, vooral wanneer het een Europese aanbesteding betreft. Voor opdrachtgevers rijst de vraag of ze potentiële opdrachtnemers hiervoor zouden moeten vergoeden.

Om opdrachtgevers te helpen in de omgang met dit vraagstuk, werd kort geleden de ‘handreiking tenderkostenvergoeding’ gepubliceerd. De handreiking kijkt naar de gevallen waar vergoeding gewenst is, en in welke gevallen juist niet. Ook komt in de handreiking de vraag aan bod hoe hoog een eventuele vergoeding moet zijn en hoe deze moet worden vormgegeven. 

Joost Lucassen, een inkoopexpert bij Mitopics, heeft de handreiking tenderkostenvergoeding onder de loep genomen en stelt dat een aantal adviezen voor zowel leveranciers als opdrachtgevers nuttig is: “Er staan adviezen in waarmee op een gefundeerde en inzichtelijke wijze kan worden omgegaan met tenderkostenvergoedingen bij aanbestedingen.”

Hij geeft aan dat over het algemeen geldt: ‘Geen vergoeding’ bij gunning op laagste prijs (“in dit geval is de inspanning voor het maken van een offerte relatief beperkt”) en ‘Geen vergoeding’ bij een reguliere aanbesteding, “waarbij alleen sprake is van een ‘normale’ inspanning”. Dit geldt ook wanneer er bijvoorbeeld geen sprake is van het alvast deels uitvoeren van een opdracht om de inschrijving te kunnen indienen zoals een ‘proof of concept’, legt hij uit.

Wanneer tot een vergoeding wordt overgegaan, dan is het belangrijkste uitgangspunt dat het geen volledige vergoeding is van de gemaakte kosten. “De vergoeding is bedoeld om tegemoet te komen in de gemaakte kosten. Niet om leveranciers break-even te laten draaien”, aldus Lucassen.

Offertes voor een aanbesteding: wel of niet vergoeden?

Om een en ander binnen verschillende sectoren en aanbestedingen consistent te laten verlopen, wordt geadviseerd om de hoogste van de vergoeding afhankelijk te maken van de inspanning die wordt gevraagd tijdens een aanbestedingsproces, van de waarde van de opdracht en de waarde van de voor inschrijving benodigde inspanning (bijvoorbeeld het maken van het ontwerp). Zo kan de vergoeding bij infrastructurele opdrachten bijvoorbeeld liggen in de orde van 1% à 2% van de opdrachtwaarde, bij architectendiensten kan deze oplopen tot 30% (afhankelijke van welk deel van de opdracht al bij de offerte moet worden uitgevoerd). 

Vergoedingen zijn bedoeld voor alle partijen die een geldige inschrijving op een aanbesteding hebben gedaan, de winnaar van een aanbesteding is hiervan vanzelfsprekend uitgezonderd – deze krijgt geen vergoeding aangezien de winnaar wordt geacht de tenderkosten in zijn inschrijving te hebben opgenomen. Een ander advies dat in de handreiking van Lucassen aan bod komt, is de aanbeveling om een ‘cap’ (maximum) op het aantal vergoedingen te zetten: “Denk bijvoorbeeld aan alleen een tenderkostenvergoeding voor leveranciers die een drempelscore hebben behaald of alleen de top vijf leveranciers.”

Een andere invalshoek in de aanbevelingen is de notie dat het geven van vergoedingen juist ook voor de opdrachtgever van voordeel kan zijn, ondanks dat die dan meer geld moeten uitgeven. Het niet betalen van vergoedingen kan immers tot gevolg hebben dat leveranciers geen offerte uitbrengen, dat alleen grote leveranciers een offerte uit (kunnen) brengen (omdat zij meer budget hebben), of dat de kwaliteit van de offertes daalt omdat er onvoldoende tijd aan besteed kan worden. 

Lucassen concludeert dat onder de streep, “het wel of niet geven van een vergoeding (en de hoogte ervan) altijd maatwerk betreft en ook branche-afhankelijk is”.


Profiel

Meer nieuws over

×
×
A.T. Kearney Accenture ACE Adaptif Adlasz Adviesgroep Novius Anderson MacGyver Andersson Elffers Felix Annalise Arthur D. Little AT Osborne Atos Consulting B&A Bain & Company Baker Tilly BCG Platinion BDO BearingPoint Berenschot Best Value Group Bisnez BlinkLane Consulting BluPoint BMC Boer & Croon Management Bolster Bostec Boston Consulting Group Bright & Company | People Strategy Buitenhuis Advies buro C5 Bvolve Capgemini Invent Centric Cmotions COMATCH Conclusion Connective Payments Count & Cooper De Kleine Consultant Deloitte Delta Capita Digital Power Dimensys Ecorys Eden McCallum Energyprofs Enigma Consulting EY EY-Parthenon Finavista Finext First Consulting Flowant flowresulting Galan Groep GalanNXT Grant Thornton Groenewout Gupta Strategists Gwynt Hamstra & Partners Hermes | Partners Hospitality Group Hot ITem House of Performance IG&H Consulting & Interim Improven InContext innergo INNOPAY Intermedius ITDS Business Consultants JBR JBR Interim Executives Kirkman Company Korn Ferry KplusV KPMG KPN ICT Consulting Kruger KWINK groep Leeuwendaal M3 Consultancy Magnitude Consulting Magnus Marktlink Mazars McKinsey & Company Mercer Methis Consulting METRI Mitopics MLC Mobilee Möbius Monitor Deloitte Morgens MSR Consulting Group Oliver Wyman OrangeX Ordina Oxyma p2 PA Consulting Group Paul Postma Marketing Consultancy PBLQ People Change PNO Consultants Projective Protiviti Proven Partners PwC Qhuba Quantics Quint Wellington Redwood Quintop Raad van Toekomst RevelX RGP Rijnconsult Roland Berger Salvéos Schaekel & Partners Schuberg Philis SeederDeBoer Sia Partners Significant Simon-Kucher & Partners SiRM Solid Professionals SOLVE Consulting SparkOptimus Strategy Development Partners Strategy& Student Consultancy Group Summiteers Supply Value Symbol Synechron Business Consulting TEN HAVE Change Management The Next Organization Trevian Turner TWST Twynstra Gudde UMS Group UniPartners UPD Van Oers Corporate Finance Vanberkel Professionals Varrlyn Vasco Consult Vintura VODW Voogt Pijl & Partners Wielinq Willis Towers Watson WIN Yellowtail YGroup YNNO Young Advisory Group Zanders Zestgroup