Vier manieren om agile toe te passen in niet-technische omgevingen

30 augustus 2018 Consultancy.nl

Agile werken wint snel aan populariteit in Europa. De innovatieve manier van werken stelt organisaties in staat effectiever te opereren, sneller te anticiperen op veranderende trends en de business-IT alignment te versterken, terwijl werknemers meer autonomie krijgen in hun werk. Agile wordt in toenemende mate omarmd binnen het techdomein en is geleidelijk aan ook steeds vaker een geaccepteerde methodiek binnen niet-technische omgevingen. Tim Horsthuis, consultant bij BlinkLane Consulting, reflecteert op hoe non-tech teams het beste kunnen omgaan met agile werken.

Het Agile-manifesto is oorspronkelijk in het leven geroepen voor (software)ontwikkelingsteams. Het werd opgesteld om ontwikkelteams aan te moedigen beter te werken en sneller en met hogere kwaliteit te kunnen leverenbinnen complexe en dynamische omgevingen.

Tot op heden is er veel gezegd en geschreven over de succesvolle toepassing van agile binnen het technische (en product)ontwikkelingsdomein. Agile kan echter ook van voordeel zijn voor teams die in een niet-technische omgeving werken. Er zijn tientallen voorbeelden van niet-technische teams die met succes een agile mindset hanteren. Deze teams hebben geconstateerd dat het gebruik van een agile mindset en agile werkwijzen hun team helpt meer gedaan krijgen, hun klanten gelukkiger te maken en hun teams meer te laten samenwerken. Desalniettemin laat de praktijk zien dat niet-technische teams, ondanks alle beschikbare kennis, methoden (Scrum, SAFe, et cetera) en expertise, worstelen met het toepassen van de agile manier van werken.

Blinklane Consulting adviseur Tim Horsthuis zet vier manieren op een rij om agile te adopteren in niet-technische teams:

1. Stel duidelijke doelen
Elk team heeft een gemeenschappelijk doel nodig, anders dreigt een team te verworden tot een groep individuen met ieder een eigen agenda. Het stellen van duidelijke doelen is belangrijk omdat deze mensen bij elkaar brengen en hen stimuleren om problemen en resultaten te communiceren. Horsthuis: “Zorg ervoor dat een team de doelstellingen begrijpt en regelmatig de voortgang bijhoudt. Een eenvoudige manier om duidelijke doelen te stellen, is om mijlpalen vast te stellen voor het team, oftewel praktische teamdoelen. Deel deze resultaten met stakeholders en klanten, zodat ze betrokken blijven bij de ontwikkelingen.”

Vier manieren om agile te adopteren in niet-technische teams

2. Start met het werken in sprints
Een sprint is een vooraf bepaald tijdskader waarbinnen het team sets van taken voltooit. De tijdsduur hangt af van de behoeften van het team, maar twee tot vier weken komt het meest voor. Horsthuis: “Kies een bepaalde tijdsperiode en stel duidelijke doelen voor wat een team wil bereiken. Laat het team bepalen hoe ze daar geraken. Gebruik de sprint om je te focussen op het behalen van dat resultaat.”

Werken in sprints dwingt het team om complexe problemen af te breken tot kleinere delen, zodat ze deze binnen het gestelde tijdsbestek kunnen realiseren. Door aan het einde van elke sprint retrospectieven te introduceren, kan teams nadenken over zijn manier van werken, waardoor het continu beter wordt in wat het doet. Het hele team komt dan samen, bespreekt openlijk de afgelopen sprint en zoekt naar manieren voor verbetering – waarbij transparantie en vertrouwen wordt gecreëerd. Dit kan onder meer teamwork, tools en processen betreffen.

3. Zelf organiseren in multidisciplinaire teams
Zelforganisatie is een kernhandeling binnen het toepassen van agile manieren van werken. Bij zelforganisatie worden de strategie en doelstellingen van de organisatie vertaald naar doelen op teamniveau. Het team kan zelf beslissen hoe het dit doel willen bereiken. Dit vereist van het team dat het zijn eigen beslissingen neemt, actief experimenteert, leert van mislukkingen en zich continu aanpast. En als dit goed wordt toegepast, kan het leiden tot gemotiveerde mensen, aangezien het zorgt voor beheersing, autonomie en doelmatigheid. En dat zal op zijn beurt de productiviteit verhogen.

Het werken in zelforganiserende teams betekent ook dat de teamleden over meerdere vaardigheden dienen te beschikken. Als teamleden te gespecialiseerd zijn, worden ze uiteindelijk geconfronteerd met obstakels: het team kan niet omgaan met de plotselinge onbeschikbaarheid van teamleden, specialisten raken overbelast en het is onwaarschijnlijk dat het team kennis en verantwoordelijkheden deelt. “Investeer daarom in kennisuitwisseling zodat het team de continuïteit van kennis kan garanderen en werk kan delen van het ene teamlid naar het andere”, adviseert Horsthuis. 

4. Kies hoe het werk te doen
Als mensen denken aan wendbaarheid, denken ze vaak aan Scrum. Het is echter niet de bedoeling dat alle activiteiten op een iteratieve manier worden opgepikt. Het kan bijvoorbeeld geforceerd voelen als een Backoffice-team probeert om zijn dagelijkse operationele activiteiten te prioriteren en zich binnen een sprint van twee weken daaraan te committeren. Operationeel werk vertaalt zich niet in backlogs en poker planning-sessies en het is moeilijk om dergelijke activiteiten op een iteratieve manier uit te voeren.

“Het omarmen van een agile mindset kan zeer van voordeel zijn voor teams die niet werken in (software)productontwikkeling.”

Als het werk voorspelbaar en repetitief is en teams een standaard processtroom van start tot finish hebben, kan het team Kanban gebruiken om het werk te visualiseren en zijn Work-In-Progress activiteit (WIP) te beperken. Het instellen van WIP-limieten helpt het team zich te concentreren op de voorhanden taken en zorgt ervoor dat teamleden niet meer werk oppikken dan ze aankunnen. Horsthuis: “Gebruik de retrospectives in de sprint om het team te laten nadenken over zijn dagelijkse activiteiten van de laatste sprint en werk samen met het team om dit te verbeteren.

Als het team aan projecten of oplossingen werkt waarvan het niet zeker weet wat het eindresultaat zal zijn, dan kan het deze problemen aanpakken met behulp van een meer iteratieve aanpak zoals Scrum. Met de Scrum-methode kan het team de projecten prioriteren en de sprint gebruiken om zich in korte werksprints te committeren aan de projecten.

Een agile mindset

Het omarmen van een agile mindset kan heel voordelig zijn voor teams die niet in (software)productontwikkeling werken. Het helpt hen om te voldoen aan de behoeften van de klant, te reageren op veranderingen en sneller te werken. Om ervoor te zorgen dat teams een agile denkwijze aannemen, moet gezorgd worden dat mensen zelforganiseren en met elkaar praten over wat ze doen.

Horsthuis besluit: “Stel duidelijke teamdoelen zodat het team een gemeenschappelijk begrip heeft van wat het eindresultaat zou moeten zijn. Begin in sprints te werken en blik na elke sprint terug om te zien hoe het team kan verbeteren. En probeer niet alles te doen in Scrum-teams. Als het werk repetitief en voorspelbaar is, is het beter om Kanban te gebruiken om het werk te visualiseren. Ten slotte, laat je niet verzanden door de ceremonie en bureaucratie van agile werken, en benader alles stap voor stap.”


Meer nieuws over

×
×
A.T. Kearney Accenture ACE Adaptif Adlasz Adviesgroep Novius Anderson MacGyver Andersson Elffers Felix Annalise Arthur D. Little AT Osborne Atos Consulting Avantage Reply B&A Bain & Company Baker Tilly BCG Platinion BDO BearingPoint Berenschot Best Value Group Bisnez BlinkLane Consulting BluPoint BMC Boer & Croon Management Bolster Bostec Boston Consulting Group Bright & Company | People Strategy Buitenhuis Advies buro C5 Bvolve Capgemini Invent Centric Cmotions COMATCH Conclusion Connective Payments Considerati Count & Cooper De Kleine Consultant Deloitte Delta Capita Digital Power Dimensys Ecorys Eden McCallum Energyprofs Enigma Consulting EY EY-Parthenon Finavista Finext First Consulting Flowant flowresulting Galan Groep GalanNXT Grant Thornton Groenewout Gupta Strategists Gwynt Hamstra & Partners Hermes | Partners Hospitality Group Hot ITem House of Performance IG&H Consulting & Interim Improven InContext innergo INNOPAY Intermedius ITDS Business Consultants JBR JBR Interim Executives Kirkman Company Korn Ferry KplusV KPMG KPN ICT Consulting Kruger KWINK groep Leeuwendaal M3 Consultancy Magnitude Consulting Magnus Marktlink Mazars McKinsey & Company Mercer Methis Consulting METRI Mitopics MLC Mobilee Möbius Monitor Deloitte Morgens MSR Consulting Group OrangeX Ordina Oxyma p2 PA Consulting Group Paul Postma Marketing Consultancy PBLQ People Change PNO Consultants Projective Protiviti Proven Partners PwC Qhuba Quantics Quint Wellington Redwood Quintop Raad van Toekomst RevelX RGP Rijnconsult Roland Berger Salvéos Schaekel & Partners Schuberg Philis SeederDeBoer Sia Partners Significant Simon-Kucher & Partners SiRM Solid Professionals SOLVE Consulting SparkOptimus Strategy Development Partners Strategy& Student Consultancy Group Summiteers Supply Value Symbol Synechron Business Consulting TEN HAVE Change Management The Next Organization Turner TWST Twynstra Gudde UMS Group UniPartners UPD Van Oers Corporate Finance Vanberkel Professionals Varrlyn Vasco Consult Vintura VODW Voogt Pijl & Partners Wielinq Willis Towers Watson WIN Yellowtail YGroup YNNO Young Advisory Group Zanders Zestgroup