First Consulting: Iedere medewerker een eigen robot als persoonlijke assistent

03 augustus 2018 Consultancy.nl

Robotic Process Automation (RPA/Robotics) is een innovatieve technologie die op steeds bredere schaal wordt toegepast en gaat leiden tot een ware revolutie bij het automatiseren van menselijke handelingen. De verwachting is dat het enorme efficiëntie voordelen gaat opleveren en impact heeft op de gehele organisatie en haar processen. First Consulting ziet een scenario voor zich dat medewerkers op grote schaal worden bijgestaan door een persoonlijke robot. De robot zal niet alleen administratieve taken overnemen, maar ook steeds meer complexe activiteiten en zelflerend worden, stelt Roel van Overdam, Associate Partner bij First Consulting,

Vanuit First Consulting helpen we organisaties om RPA toe te passen. We onderzoeken hoe RPA past binnen de organisatie en het IT-landschap en kijken naar de meest duurzame manier om efficiency voordelen te behalen. Daarbij realiseren we de benefits (vanuit de business case) en borgen we de verandering in de organisatie.

Wat is RPA?

Hoewel de naam anders doet vermoeden is er bij RPA geen sprake van fysieke robots. RPA is software die menselijke handelingen binnen administratieve processen repliceert en is daarom het best te vergelijken met een virtuele medewerker. RPA gebruikt bestaande systemen en applicaties, waardoor geen impactvolle IT-aanpassingen benodigd zijn. Hiermee is het een business gedreven initiatief.

Wat is RPA

In de markt worden grofweg twee type robots onderscheiden:

  1. De attended/front office, een robot die door de medewerker wordt aangestuurd (lees: aan en uitgezet op het moment dat bepaalde activiteiten uitgevoerd moeten worden);
  2. De unattended/back-office robot, een robot die op de achtergrond draait, zonder dat medewerkers hier direct iets van merken. De aansturing gebeurt via een beheermodule, veelal door IT gemanaged.

Een robot als persoonlijke assistent

In dit artikel gaan we specifiek in op de inzet van een attended robot. Hierin blijft de medewerker betrokken bij het uitvoeren van de werkzaamheden. Een medewerker is bijvoorbeeld bezig met het aanmaken van nieuwe klantgegevens en laat de robot opzoek gaan naar aanvullende klant- en industriekenmerken. Dit kan de robot doen door bijvoorbeeld informatie op te halen uit het Kamer van Koophandel of een ander intern/extern systeem. Daarmee wordt tijd bespaard en handmatige fouten voorkomen.

Het is een veel gemaakt misverstand dat robots alleen toe te passen zijn voor administratieve functies. Ook in de bouw en utility-wereld zijn legio mogelijkheden te bedenken. In veel gevallen moet de monteur naar kantoor komen om zijn werkopdrachten gereed te maken. Een persoonlijke robot kan helpen om vanuit huis deze informatie te verzamelen zonder eerst naar kantoor te gaan en afhankelijk te zijn van anderen. De robot verzamelt de gegevens en bepaalt welke opdracht het eerste moet worden uitgevoerd en welke materialen daarvoor benodigd zijn. Nadat de monteur zijn werkzaamheden heeft verricht kan hij via gestructureerde of ongestructureerde (handgeschreven) data zijn robot aan het werk zetten. De robot gaat dan zelfstandig alle verrichte werkzaamheden en gebruikte materialen verwerken in de achterliggende systemen.

Het idee is dat iedere medewerker in de organisatie zijn eigen persoonlijk robot assistent krijgt die meer gemak levert en kwaliteit brengt. Extra interessant is dat het niet alleen gaat om efficiency verhogen, het maakt het soort werk ook aantrekkelijker. De medewerker hoeft niet meer eindeloos papierwerk in te vullen maar kan de focus leggen op het primaire, voor de klant relevante, werk. De medewerkerstevredenheid kan dan explosief omhoog gaan.

Stel je eens voor wat het zou betekenen als iedere medewerker op deze manier 15-30 minuten van zijn tijd per dag kan besteden aan andere meer waarde toevoegende activiteiten? De business case hiervan loopt al snel in de honderdduizenden euro’s bij MKB’s en in de miljoenen bij grotere organisaties.

Hoe kunnen we RPA realiseren en wat komt erbij kijken?

Het begint met een visie op het gedachtegoed van ‘iedere medeweker een robot’. Het realiseren van honderden tot duizenden robots is iets wat niet op een namiddag wordt uitgedacht en in een big-bang uitrol wordt neergezet.

Om RPA uit te rollen kijken we naar een drietal gebieden waar expliciete aandacht naar uit moet gaan:

Focusgebieden voor uitrol RPA

De organisatie dient technisch onderlegd (IT-savvy) te worden. Met RPA komt IT letterlijk naar de medewerkers toe. Dit is anders dan de grootschalige implementaties die tot nu toe vanuit het hoofdkantoor werden gedirigeerd. De processen veranderen veel taken/activiteiten die een medewerker nodig heeft over de keten heen. Dit betekent dat men opnieuw moet bekijken hoe dit te organiseren en wat de mogelijkheden zijn. Gebruik de bijgevoegde link voor een tool om de RPA-mogelijkheden te verkennen: RPA tool.

Het type RPA-platform is ook cruciaal voor de mogelijkheden om op een gecontroleerde en schaalbare manier uit te rollen. De verschillende wensen en eisen dienen dan ook gebalanceerd te worden. Het is belangrijk om de IT-organisatie hierin mee te nemen vanaf het eerste moment.

Als eerder aangeven is de (positieve) impact op medewerkers niet te onderschatten. Veel tijd en aandacht moet uitgaan om de persoonlijke robot assistent zo effectief en efficiënt mogelijk te laten werken. Dit betekent ook dat medewerkers zich andere vaardigheden moeten aanleren en hun eigen werk continu moeten willen verbeteren en digitaliseren.

First Consulting helpt organisaties om dit samen met hun uit te denken en te realiseren. Zo heeft First Consulting Schneider Electric Nederland recentelijk geholpen met het digitaliseren van HR-processen met behulp van een low code platform en deze innovatieve RPA-technologie.


Meer nieuws over

×
×
A.T. Kearney Accenture ACE Adaptif Adlasz Adviesgroep Novius Anderson MacGyver Andersson Elffers Felix Annalise Arthur D. Little AT Osborne Atos Consulting B&A Bain & Company Baker Tilly BCG Platinion BDO BearingPoint Berenschot Best Value Group Bisnez BlinkLane Consulting BluPoint BMC Boer & Croon Management Bolster Bostec Boston Consulting Group Bright & Company | People Strategy Buitenhuis Advies buro C5 Bvolve Capgemini Invent Centric Cmotions COMATCH Conclusion Connective Payments Count & Cooper De Kleine Consultant Deloitte Delta Capita Digital Power Dimensys Ecorys Eden McCallum Energyprofs Enigma Consulting EY EY-Parthenon Finavista Finext First Consulting Flowant flowresulting Galan Groep GalanNXT Grant Thornton Groenewout Gupta Strategists Gwynt Hamstra & Partners Hermes | Partners Hospitality Group Hot ITem House of Performance IG&H Consulting & Interim Improven InContext innergo INNOPAY Intermedius ITDS Business Consultants JBR JBR Interim Executives Kirkman Company Korn Ferry KplusV KPMG KPN ICT Consulting Kruger KWINK groep Leeuwendaal M3 Consultancy Magnitude Consulting Magnus Marktlink Mazars McKinsey & Company Mercer Methis Consulting METRI Mitopics MLC Mobilee Möbius Monitor Deloitte Morgens MSR Consulting Group Oliver Wyman OrangeX Ordina Oxyma p2 PA Consulting Group Paul Postma Marketing Consultancy PBLQ People Change PNO Consultants Projective Protiviti Proven Partners PwC Qhuba Quantics Quint Wellington Redwood Quintop Raad van Toekomst RevelX RGP Rijnconsult Roland Berger Salvéos Schaekel & Partners Schuberg Philis SeederDeBoer Sia Partners Significant Simon-Kucher & Partners SiRM Solid Professionals SOLVE Consulting SparkOptimus Strategy Development Partners Strategy& Student Consultancy Group Summiteers Supply Value Symbol Synechron Business Consulting TEN HAVE Change Management The Next Organization Trevian Turner TWST Twynstra Gudde UMS Group UniPartners UPD Van Oers Corporate Finance Vanberkel Professionals Varrlyn Vasco Consult Vintura VODW Voogt Pijl & Partners Wielinq Willis Towers Watson WIN Yellowtail YGroup YNNO Young Advisory Group Zanders Zestgroup