First Consulting en Robotic Process Automation: procesoptimalisatie bij Schneider Electric

13 april 2018 Consultancy.nl

Robotic Process Automation (RPA) stelt bedrijven in staat om operationele processen efficiënter in te richten. Door repetitieve menselijke handelingen softwarematig na te bootsen, draagt het bij aan kwaliteitsverbetering en kostenreductie. RPA neemt administratieve taken weg bij medewerkers, waardoor zij tijd krijgen om meer waardetoevoegende activiteiten uit te voeren. Recentelijk heeft First Consulting Schneider Electric Nederland geholpen met het digitaliseren van HR-processen met behulp van een low code platform en deze innovatieve RPA-technologie. Een voorbeeld van hoe RPA kan bijdragen aan digitalisering binnen HR.

Achtergrond

Schneider Electric is een wereldwijde leider in energiemanagement en industriële automatisering. Het is een conglomeraat van meerdere bedrijven en in Nederland bestaat Schneider Electric uit dertien verschillende entiteiten, door verscheidene overnames en fusies. De entiteiten hebben veelal hun verzekering, pensioenregelingen en verzuimregistratie ondergebracht bij verschillende maatschappijen. Om ervoor te zorgen dat de gegevens voor alle medewerkers correct in de portalen van de verschillende regelingen zijn opgeslagen, voert de HR-backoffice per maand vele handmatige mutaties uit in deze externe portalen.

Het uitvoeren van de mutaties is een sterk repetitief en foutgevoelig proces. Schneider Electric heeft First Consulting gevraagd een single point of entry systeem te ontwikkelen, waarbij de mutaties automatisch doorgevoerd worden in de portalen van de externe partijen. Zo kan tijd worden vrijgemaakt voor verhoging van de interne serviceverlening, worden er minder fouten gemaakt en kan er sneller worden gewerkt.

Aanpak

Om een oplossing te ontwikkelen die aansluit bij de behoefte van de eindgebruiker, is gebruikgemaakt van een agile aanpak in combinatie met Design Thinking. In wekelijkse sprints is een webapplicatie ontwikkeld. Vanuit deze applicatie kan de eindgebruiker mutaties starten, bijhouden en terugvinden. Het fungeert daarmee als een schil die communiceert met de externe portalen.

Automatische verwerking van gegevens in externe portalen

In totaal zijn er negen externe portalen, hiervan is met vier een koppeling gemaakt. Meer dan 80% van de mutaties worden in deze vier portalen doorgevoerd. Aangezien de ervaring leert dat RPA zeer goed toepasbaar is bij repetitieve mutatieprocessen, zijn drie van de vier integraties verwezenlijkt met behulp van deze technologie. Het vierde portaal is geïntegreerd door het genereren van een automatische e-mail. Met de overige vijf portalen is geen koppeling gemaakt, omdat op korte termijn de kosten niet opwegen tegen de baten.

De volgende activiteiten hebben centraal gestaan in het realiseren van de resultaten:

  1. Doorgronden en analyseren van de processen samen met de eindgebruiker.
  2. Bepalen van te automatiseren stappen op basis van de in kaart gebrachte concepten.
  3. Ontwikkelen van de robot.
  4. End user testing en finetuning van de robot op basis van de testbevindingen.

Een grote uitdaging bij de ontwikkeling van de robot was de afwezigheid van testomgevingen bij het merendeel van de portalen. In overleg met Schneider Electric is gekozen voor een pragmatische oplossing om testen toch mogelijk te maken. 80% van de ontwikkeling is in de productieomgeving gedaan, zonder daadwerkelijk de data te versturen. De overige 20% is ontwikkeld door met de eindgebruiker real life-mutaties uit te voeren, de uitkomsten hiervan te controleren en eventueel noodzakelijke aanpassingen direct te verwerken. Door deze pragmatische insteek was het mogelijk om de robot op een efficiënte manier te ontwikkelen, waarbij kwaliteit geborgd werd.

Resultaat

Het ontwikkelen van de totaaloplossing heeft tien weken geduurd, hiervan heeft de RPA-ontwikkeling ongeveer 40% in beslag genomen en de webapplicatie 60%. Door het integreren van de externe portalen is er op jaarbasis een efficiëntiewinst van 10% behaald. Minstens zo belangrijk zijn de kwalitatieve voordelen:

  • Verhoogde interne dienstverlening;
  • Verlaagde foutgevoeligheid;
  • Verhoogde databetrouwbaarheid;
  • Traceerbaarheid en rapportagemogelijkheden;
  • Verhoogd werkplezier en engagement;
  • Verminderde frustratie.

Diensten van First Consulting

De resultaten van deze gecombineerde low code en RPA case laten goed zien wat hiermee bereikt kan worden. Het is een goed voorbeeld van de innovatieve projecten die First Consulting uitvoert op het snijvlak van processen en technology. Het uiteindelijke succes van de oplossing is in belangrijke mate bepaald door de gebruikersgerichte ontwikkelaanpak die First Consultings werkwijze kenmerkt. 

Nieuws

×
A.T. Kearney Accenture ACE Adaptif Adlasz Adviesgroep Novius Anderson MacGyver Andersson Elffers Felix Annalise Arthur D. Little AT Osborne Atos Consulting Avantage Reply B&A Bain & Company Baker Tilly Berk BCG Platinion BDO BearingPoint Berenschot Best Value Group Bisnez BlinkLane Consulting BluPoint BMC Boer & Croon Corporate Finance Boer & Croon Management Bostec Boston Consulting Group Bright & Company | People Strategy buro C5 Bvolve Capgemini Invent Centric Cmotions COMATCH Conclusion Considerati Count & Cooper De Kleine Consultant Deloitte Delta Capita Dimensys Ecorys Eden McCallum Energyprofs Enigma Consulting EY EY-Parthenon Finavista Finext First Consulting flowresulting Front Consulting Galan Groep GalanNXT Grant Thornton Groenewout Gupta Strategists Gwynt Hamstra & Partners Hermes | Partners Hospitality Group Hot ITem House of Performance IG&H Consulting & Interim Improven InContext innergo innogy Consulting INNOPAY Intermedius ITDS Business Consultants JBR JBR Interim Executives Kirkman Company KplusV KPMG Kruger KWINK groep Leeuwendaal M3 Consultancy Magnitude Consulting Magnus Marktlink McKinsey & Company Mercer Methis Consulting METRI Mitopics MLC Mobilee Möbius Monitor Deloitte Morgens MSR Consulting Group OrangeX Ordina Oxyma p2 PA Consulting Group Paul Postma Marketing Consultancy PBLQ PNO Consultants Projective Protiviti Proven Partners PwC Qhuba Quint Wellington Redwood Quintop Raad van Toekomst RevelX RGP Rijnconsult Roland Berger Scenter Schaekel & Partners Schuberg Philis SeederDeBoer Sia Partners Significant Simon-Kucher & Partners SiRM Solid Professionals SOLVE Consulting SparkOptimus Strategy Development Partners Strategy& Student Consultancy Group Supply Value Symbol Synechron Business Consulting TEN HAVE Change Management The Next Organization Turner TWST Twynstra Gudde UMS Group UniPartners UPD Vanberkel Professionals Varrlyn Vasco Consult Vintura VODW Voogt Pijl & Partners Wielinq Willis Towers Watson WIN Yellowtail YGroup Young Advisory Group Zestgroup