Design Thinking volgens First Consulting: een voorbeeld bij Schneider Electric

16 februari 2018 Consultancy.nl

First Consulting helpt Schneider Electric met het automatiseren van zijn HR-processen. Om precies te ontwikkelen wat de HR-medewerker nodig heeft, is gebruik gemaakt van Design Thinking. Deze designaanpak berust op het co-creëren van het product samen met de klant, waarbij de brug tussen de business en IT wordt geslagen en de business eigenaarschap behoudt.

Schneider Electric is wereldleider op het gebied van energiebeheerssystemen. Zijn overtuiging is dat energie een menselijk basisrecht is en het bedrijf brengt die op plekken waar momenteel geen toegang is. Daarnaast is de ambitie om een bijdrage te leveren aan het verminderen van het globale energieverbruik.

De afgelopen decennia is het bedrijf gegroeid door vele overnames. Hierdoor hebben de medewerkers verschillende verzuim-, pensioen- en verzekeringsregelingen. Bij mutaties moet de verantwoordelijke HR-medewerker tot wel vier keer dezelfde gegevens van de werknemer invoeren in de portalen van de uitvoerders van deze regelingen. Dit zorgt voor onnodig veel en repetitief werk en vergroot de kans op fouten.

Doelstelling en aanpak

De wens is om de informatie bij een mutatie eenmalig in te voeren, waarbij een applicatie dit op de achtergrond doorzet naar de portalen. Zo kan de interne serviceverlening verhoogd worden, kunnen fouten worden verminderd en kan sneller worden gewerkt.

First Consulting werkte voor deze HR-tool in wekelijkse sprints in combinatie met Design Thinking. Deze combinatie heeft de voordelen van zowel de waterval- als agile-ontwikkelmethode. Zo wordt in de eerste sprint de blauwdruk van applicatie samen met de eindgebruiker vormgegeven, waarna deze tijdens de ontwikkelsprints verder wordt gedetailleerd en aangescherpt. Op deze manier wordt de tijd die in de watervalmethode aan vastlegging van functionaliteiten wordt gespendeerd, geminimaliseerd en de richting voor de sprints gegeven. Binnen deze richting wordt bij de realisatie het flexibele karakter van agile behouden.

First Consulting helpt Schneider Electric met het automatiseren van haar HR-processen

Design Thinking

De eerste dag van het project, waarin het gezamenlijke doel werd geformuleerd, bleek cruciaal. Eén van de gebruikers geeft aan: “Ik was eerst sceptisch over het project, maar die eerste dag gaf goede moed. Het werd me toen duidelijk dat we gingen creëren wat ik als gebruiker wil. Onze gezamenlijke visie kwam letterlijk in de portal.”

Op de tweede dag zijn de gebruikers samen met de consultants aan het schetsen geslagen om de wensen te visualiseren. Eerst divergerend om verschillende oplossingen te bekijken en later convergerend om tot een gedragen oplossingsschets te komen. De oplossingsschets is in diezelfde week uitgewerkt in een prototype en gevalideerd met de gebruikers. Schneider Electric zegt verbaasd te zijn over de korte tijdspanne waarin het klikbare prototype klaar was. “Het creëerde vertrouwen naar de gebruiker toe”, aldus één van de medewerkers.

Eigenaarschap

“Van het begin af aan zijn wij altijd eigenaar geweest van de applicatie”, geeft de Product Owner van Schneider Electric aan. In eerste instantie komt dit door het Design Thinking, waarin het resultaat door de gebruikers wordt vormgegeven. Daarna, door in de ontwikkeling kort cyclisch onderdelen op te leveren, wordt de klant in de gelegenheid gesteld mee te kijken met die ontwikkeling. Zo heeft de eindgebruiker de applicatie in delen al tijdens de ontwikkeling kunnen testen en kreeg hij de mogelijkheid keuzes aan te scherpen. Niet een consultant, maar één van de gebruikers heeft de applicatie opgeleverd door een demonstratie aan de stakeholders te geven. De reactie van één van hen: “De tool is heel humaan gemaakt, niet technisch. Het is een prettige plek om in te werken”.

Deze case is een goed voorbeeld van projecten die First Consulting uitvoert op het gebied van Proces en Technologie.

Nieuws