OrangeX helpt oliebedrijf met opzetten van subsidie- en innovatieproces

10 april 2018 Consultancy.nl

OrangeX heeft een oliemultinational geholpen om het subsidiemanagement-proces structureel in te bedden in de organisatie. Hiervoor is een team opgericht dat op een pragmatische manier de verschillende stakeholders binnen het bedrijf over subsidiemogelijkheden inlicht, het subsidiepotentieel inventariseert en beheert en tot slot de coördinatie van subsidieaanvragen uitvoert en afsluit.

De energiemarkt maakt een enorme transitie naar duurzame energiebronnen door. Voor de businesscase van dit soort initiatieven zijn subsidie- en innovatiefondsen onontbeerlijk. Om beter in te spelen op deze verschuiving vroeg de klant van OrangeX – een groot olie- en gasbedrijf – het adviesbureau om alle subsidie-gerelateerde kansen en projecten professioneel en structureel in te richten.

Het projectteam richtte een centraal subsidieteam op bestaande uit twee subsidiecoördinatoren – interne experts in het domein. Vanwege het grote belang van één bepaalde subsidie kwam het team hiërarchisch onder de financeafdeling van de innovatie- en R&D-afdeling te hangen. Tijdens de eerste fase zijn de bestaande subsidieprojecten in kaart gebracht en is een scan gemaakt van het overig subsidiepotentieel. Dit gaf inzicht in bestaande subsidieverplichtingen, waardoor kortetermijnrisico’s adequaat weggenomen konden worden. Daarnaast werd meteen de basis gelegd voor nieuwe trajecten die vanaf het prille begin ingebed worden in de processen van de organisatie.

OrangeX helpt oliebedrijf met het opzetten van subsidie- & innovatie proces

Om het proces vloeiend te laten lopen, werd het op zo’n manier ontworpen dat stakeholders binnen het bedrijf doorlopend op de hoogte worden gehouden van subsidiekansen die voor hen relevant zijn. Hiervoor is een communicatiestrategie ingezet die het beste bij het bedrijf, maar ook bij de afdeling aansluit. Bestaande kanalen die door de organisatie worden aangeboden, zoals persoonlijke gesprekken, interne nieuwsbrief, website, flyers en inlichtbijeenkomsten, worden zo veel mogelijk ingezet voor de communcatie-uitingen van het centraal subsidieteam.

Wanneer potentiële ideeën concreter worden, dan kijkt het centraal subsidieteam samen met de stakeholders naar subsidiekansen en worden de meest interessante opties in kaart gebracht. Hierbij wordt gekeken of de doelen en de eisen van de subsidie aan de doelen van het bedrijf en businessunit aansluiten. Andere factoren die hierbij een rol spelen, zijn de kans van slagen, de samenwerkingsmogelijkheden, het benodigde budget, netwerkeffecten (wat voor andere positieve effecten het verkrijgen van de subsidie voor het bedrijf heeft), financieel voordeel en mogelijkheid om R&D-risico’s te mitigeren.

Go/no-go besluitvorming

Het aanvraagsproces voor een subsidie kan een tijdrovende en complexe taak zijn, en dus moet goed overwogen worden of het de moeite waard is. Een projectleider of businessunit is bijvoorbeeld deel van een groter geheel – hierdoor kunnen ook andere factoren een belangrijke rol spelen in het wel of niet door laten gaan met een subsidieaanvraag. In de go/no-go fase wordt er nader gekeken of er geen conflicten zijn met andere businessunits die de kans op het verkrijgen van de subsidie zou kunnen verlagen. Tevens worden in deze fase bijkomende aspecten (denk aan IP, legal en HR) alvast voorbereid en wordt er bepaald of de benodigde inzet de ‘benefits’ rechtvaardigt.

Als wordt overgegaan naar het ontwikkelen en indienen van een aanvraag, zorgt het subsidieteam voor de coördinatie met alle stakeholders die een rol spelen bij het indienen van een project. Denk hierbij aan het coördineren met andere partners in de subsidieaanvraag, het waarborgen van projecteisen (inhoudelijke en administratieve afspraken), het tijdig en volledig indienen van de aanvraag en het beantwoorden van vragen vanuit de subsidieverstrekkende instantie.

Subsidiekansen beter benut

Bij positieve beschikking neemt het subsidieteam het voortouw in de Grant agreement (GA) en Consortium agreement (CA) en het betrekken van de betreffende afdelingen binnen de organisatie (waaronder IP, Legal, HR en Finance). Doordat het subsidieteam intern zit weet het volgens OrangeX goed welke vereisten de organisatie aan dergelijk contracten heeft en zullen de belangen van de organisatie niet ondergeschikt worden aan één bepaald belang van een betrokken afdeling.

Wanneer de GA en CA ondertekend zijn, gaat de uitvoeringsfase van start. Ook hier is een rol weggelegd voor het subsidieteam. Subsidies vereisen over het algemeen aparte regels voor het bijhouden van kosten (uren, materialen, etcetera). Bovendien hebben de verschillende subsidies verschillende eisen en regels. Het subsidieteam kent deze regels en kan daarmee veel werk uit handen nemen van projectleiders en de financiële afdeling van het olie- en gasbedrijf. Compliance is een ander voorbeeld: het subsidieteam kan compliance op basis van bestaande processen binnen een organisatie op zich nemen – hiermee worden mogelijke fouten en risico’s vermeden, aldus het centraal subsidieteam. Tot slot verzorgt het subsidieteam de afsluiting (closure) van de subsidie met de desbetreffende subsidieverstrekker.

Subsidiekansen worden beter benut

Inmiddels is het centraal subsidieteam al een tijdje actief binnen de oliemultinational en zijn de benefits zichtbaar. Het aantal benutte subsidiemogelijkheden is vervijfvoudigd sinds de start van het team en de subsidiebijdrage is met zo’n 150% verhoogd. Belangrijker naar de toekomst toe is dat er een professionaliseringslag gemaakt is binnen de organisatie – stakeholders hebben nu één centraal aanspreekpunt voor kennis en expertise omtrent subsidiekansen en is er een standaard werkwijze die gehanteerd wordt over alle business units heen.

Nieuws

×
A.T. Kearney Accenture ACE Adaptif Adlasz Adviesgroep Novius Anderson MacGyver Andersson Elffers Felix Annalise Arthur D. Little AT Osborne Atos Consulting Avantage Reply B&A Bain & Company Baker Tilly Berk BCG Platinion BDO BearingPoint Berenschot Best Value Group Bisnez BlinkLane Consulting BluPoint BMC Boer & Croon Corporate Finance Boer & Croon Management Bostec Boston Consulting Group Bright & Company | People Strategy buro C5 Bvolve Capgemini Invent Centric Cmotions COMATCH Conclusion Considerati Count & Cooper De Kleine Consultant Deloitte Delta Capita Dimensys Ecorys Eden McCallum Energyprofs Enigma Consulting EY EY-Parthenon Finavista Finext First Consulting flowresulting Front Consulting Galan Groep GalanNXT Grant Thornton Groenewout Gupta Strategists Gwynt Hamstra & Partners Hermes | Partners Hospitality Group Hot ITem House of Performance IG&H Consulting & Interim Improven InContext innergo innogy Consulting INNOPAY Intermedius ITDS Business Consultants JBR JBR Interim Executives Kirkman Company KplusV KPMG Kruger KWINK groep Leeuwendaal M3 Consultancy Magnitude Consulting Magnus Marktlink McKinsey & Company Mercer Methis Consulting METRI Mitopics MLC Mobilee Möbius Monitor Deloitte Morgens MSR Consulting Group OrangeX Ordina Oxyma p2 PA Consulting Group Paul Postma Marketing Consultancy PBLQ PNO Consultants Projective Protiviti Proven Partners PwC Qhuba Quint Wellington Redwood Quintop Raad van Toekomst RevelX RGP Rijnconsult Roland Berger Scenter Schaekel & Partners Schuberg Philis SeederDeBoer Sia Partners Significant Simon-Kucher & Partners SiRM Solid Professionals SOLVE Consulting SparkOptimus Strategy Development Partners Strategy& Student Consultancy Group Supply Value Symbol Synechron Business Consulting TEN HAVE Change Management The Next Organization Turner TWST Twynstra Gudde UMS Group UniPartners UPD Vanberkel Professionals Varrlyn Vasco Consult Vintura VODW Voogt Pijl & Partners Wielinq Willis Towers Watson WIN Yellowtail YGroup Young Advisory Group Zestgroup