Vier vragen aan Portfolio Manager van het Jaar Daniël Jolink

Eind maart werd Daniël Jolink, sinds 2015 werkzaam als Manager Portfolio, Projecten & Services bij het Radboudumc, door een onafhankelijke jury verkozen tot Portfoliomanager van het Jaar. Om te achterhalen waar hij de prijs aan te danken heeft en wat zijn visie is op het portfoliomanagement vak, ging Consultancy.nl met Jolink in gesprek.

Om maar meteen met de deur in huis te vallen: hoe wordt portfoliomanagement ingezet binnen het Radboudumc?

“Het Radboudumc is een universitair medisch centrum – feitelijk een universitair medisch netwerk – met zorg, onderzoek en onderwijs allemaal hoog in het vaandel. We willen het meest innovatieve ziekenhuis van Nederland zijn, dus dat brengt verwachtingen en verplichtingen met zich mee. Zoals in elke grote organisatie zijn de middelen beperkt, zowel het budget als de resources, en heb je als organisatie een beperkt absorptievermogen voor veranderingen. Portfoliomanagement wordt daarbij ingezet om de juiste keuzes te maken, innovatieprojecten de ruimte te geven, maar wel te spreiden in de tijd; om projecten uit te voeren die de bedrijfscontinuïteit helpen waarborgen, maar ook projecten die het ziekenhuis van de toekomst helpen realiseren. Keuzes maken dus en balanceren tussen al die belangen, tussen zorg, onderzoek en onderwijs, en tussen de eisen en wensen van al onze zorgprofessionals van alle vijftig afdelingen.”

Door de complexe aard van veranderingen binnen de zorg en de maatschappelijke focus is portfoliomanagement nog relevanter geworden voor de veranderagenda van zorginstellingen. Waar ligt volgens jou de grootste waarde van portfoliomanagement?

“De grootste waarde van portfoliomanagement in de zorg ligt in het richting geven en ondersteunen van het keuzeproces binnen zorginstellingen en ziekenhuizen. In een ziekenhuis met vijftig afdelingen – die allemaal even belangrijk zijn, die allemaal de patiënt centraal stellen – en tegelijkertijd de mogelijkheden van innovatie en informatie technologie willen inzetten, zijn de keuzes onuitputtelijk, maar het budget, de resources en het absorptievermogen zijn dat niet. Hoe zet je het beschikbare investeringsbudget in op de juiste onderwerpen, die zowel voortkomen uit de missie en strategie, en kom je tegelijkertijd tegemoet aan de behoeften van de zorgprofessionals en de verwachtingen van de patiënten? Daarin speelt portfoliomanagement een cruciale rol. Portfoliomanagement moet dan wel in staat zijn om die gesprekspartner van het huis en van de Raad van Bestuur te zijn.”

In het juryrapport zijn de juryleden lovend over de aanpak die je gebruikt voor PPM. Wat zijn de pijlers van je aanpak?

“De pijlers van de aanpak zijn:

• De Raad van Bestuur is betrokken bij het keuzeproces, de businesscase per project, de inning van de baten per afdeling en houdt zich op de hoogte van de voortgang van de projecten.
• De Radboudumc organisatie is vertegenwoordigd in de vorm van de Adviesraad ICT, twintig vertegenwoordigers uit het huis, van hoogleraar tot bedrijfsleider, van arts tot verpleegkundige, van stafafdeling tot facilitair bedrijf. Zij accorderen uiteindelijk jaarlijks de inhoud en de samenstelling van de projectenkalender.
• Niet teveel hooi op de vork. Liever vijftig projecten opstarten en die ook daadwerkelijk succesvol afronden, dan een lange lijst van honderden projecten die eindeloos duren en nooit af komen.
• Strategie en uitvoering in één hand. Dat betekent dat de keuze van uit te voeren projecten en de uitvoering ervan door de projectleiders door dezelfde persoon worden aangestuurd.
• Gesprekspartner zijn van het huis, de Raad van Bestuur adviseren in hun taal, de zorgprofessionals ondersteunen met ICT in hun ambities, de mogelijkheden en onmogelijkheden van ICT, big data en interoperabiliteit (informatie-uitwisseling) willen inzetten voor betere zorg.
• Een goede balans tussen run, comply, transform en innovate projects, en een goede balans tussen zorg-, onderzoek-, onderwijs- en infrastructuurprojecten.
• Altijd blijven leren, altijd blijven verbeteren, altijd nieuwsgierig blijven; alles ten dienste van betere zorg.” 

Tot slot, toen je de award in ontvangst nam, gaf je aan een lans te willen breken voor portfoliomanagement in de zorg. Op welke punten kan de zorg op het gebied van PPM volgens jou nog ontwikkelen?

“Portfoliomanagement lijkt een relatief nieuw aandachtsgebied, of misschien moet je zeggen dat het nu volop onder de aandacht is. Verzakelijking, groeiende zorgkosten, kosten-baten afwegingen en nieuwe businessmodellen in de zorg zorgen ervoor, dat er extra goed gekeken wordt naar de euro’s die worden uitgegeven, en naar wat dat oplevert. Patiëntveiligheid, kwaliteit van zorg, klanttevredenheid en de patient journey zijn belangrijke baten waarop gestuurd kan worden, maar informatiebeveiliging, bedrijfscontinuïteit en patiëntveiligheid hebben ook een meetbare kant, en zijn dus in kwantitatieve baten uit te drukken. In de zorg moeten nog veel meer dan voorheen afwegingen worden gemaakt die leiden tot projecten met meetbare baten, liefst in euro’s besparing, productiviteitsverhoging of ondersteuning van het werkproces. Dat laatste is van belang vanwege de toenemende werkdruk en de gevreesde schaarste aan personeel in de zorg.”