Advies Bostec aan basis van verbeterprogramma Ommelander Ziekenhuis

26 maart 2018 Consultancy.nl

Consultants van Bostec hebben het Ommelander Ziekenhuis geholpen met het verbeteren van de dienstverlening. Hierbij werd gewerkt aan een snellere doorstroming van acute patiënten en een optimale planning voor de operatiekamers. Organisatie, processen, techniek en cultuur zijn onder de loep genomen, waarna verschillende adviezen zijn opgesteld. De meeste daarvan vormen onderdeel van een groot integraal verbeterprogramma dat inmiddels in gang is gezet.

Het Ommelander Ziekenhuis is een streekziekenhuis voor Noordoost- en Oost-Groningen met ruim 1.300 medewerkers, waaronder zo’n honderd medische specialisten. Momenteel bedient het ziekenhuis zijn patiënten nog vanuit twee vestigingen – een in Delfzijl en een in Winschoten – maar vanaf juli 2018 gaat dat gebeuren vanaf één ziekenhuislocatie in Scheemda. In aanloop naar deze ingebruikname van deze nieuwe locatie wil het ziekenhuis, dat met een capaciteit van ongeveer 235 bedden en acht operatiekamers (OK’s) een gebied met zo’n 120.000 inwoners bedient, een aantal verbeteringen realiseren in verschillende zorg- en planprocessen.

Twee opdrachten

De directie benaderde Bostec om de planning, processen en patiëntenstroom van de Spoedeisende Hulp (SEH) en operatiekamers in kaart te brengen. Het management- en adviesbureau, dat zich onder meer heeft gespecialiseerd op het gebied van zorg, werd gevraagd te adviseren over de mogelijkheden omtrent de logistieke en organisatorische uitdagingen van procesoptimalisatie en ketenintegratie binnen deze afdelingen. Hierbij was de opdracht duidelijk tweeledig: ten eerste moest de stagnerende doorstroming van acute patiënten verholpen worden en ten tweede moest de planning van de OK’s beter worden opgesteld.

Ommelander Ziekenhuis verbetert processen en ketenintegratie

Deze vraag is uiteindelijk ingevuld door Bostec met twee teams (OK en Acuut) bestaande uit adviseurs met multidisciplinaire expertise en kennis. “Deze combinatie van zorginhoudelijke ervaring en data-expertise is door het Ommelander Ziekenhuis als zeer grote meerwaarde ervaren”, aldus een woordvoerder van Bostec. 

Integrale aanpak

Bostec heeft het Ommelander Ziekenhuis geadviseerd beide uitdagingen aan te gaan met behulp van een integrale benadering; dus door te kijken naar de gehele acute keten en het gehele OK-planproces en zowel de technische, procesmatige als organisatorische aspecten mee te nemen. Op basis hiervan werden beide ketens door middel van interviews, observaties, data- en documentanalyse van begin tot eind volledig geïnventariseerd, waarbij er veel aandacht was voor de verschillende ervaren knelpunten. Vervolgens heeft Bostec middels een uitgebreide probleemanalyse vastgesteld wat precies de impact was van deze knelpunten en welke oorzaken eraan ten grondslag liggen.

De uitkomst van deze analyse diende als basis voor de aanbevelingen die het adviesbureau heeft gedaan aan de directie. Daarin werden deze geformuleerd in de vorm van concrete oplossingen en werden de aangedragen adviezen zoveel mogelijk onderbouwd met zowel kwalitatieve als kwantitatieve data. De uitgebrachte adviezen hebben betrekking op drie vlakken: op personeel, op processen, procedures en afspraken en op informatie en communicatie. Ook werd aangegeven waar de ‘quick wins’ te behalen waren.

De medewerkers van het Ommelander Ziekenhuis speelden zelf ook een belangrijke rol in het adviestraject, aangezien zij de taak hadden de uitgebrachte adviezen te evalueren, prioriteren en implementatieteams voor te dragen. Met deze aanpak zorgde het projectteam ervoor dat er onder de medewerkers van het ziekenhuis voldoende draagvlak was voor het verbeterprogramma. Draagvlak werd gedurende het hele traject uitgebreid gemonitord – zo werd onderzocht hoe het hiermee gesteld was en kansen en uitdagingen gesignaleerd waar dat nodig bleek. 

Quote Ommelander ZiekenhuisDe begeleiding van Bostec heeft er volgens het Ommelander Ziekenhuis voor gezorgd dat nu goed in kaart is gebracht hoe de in-, door- en uitstroom van acute patiënten verloopt. Daarnaast heeft het traject een duidelijk overzicht opgeleverd van de gehele OK-planningshorizon, zowel wat betreft de korte- als de langetermijnplanning. 

Het ziekenhuis gebruikt de aanbevelingen als leidraad voor het verbeterprogramma. In lijn met Bostec’s aanbevelingen, is er per advies een focusgroep geformeerd om dat advies te adopteren, implementeren, borgen en evalueren. Zo is er inmiddels een volledig nieuw planningsprotocol voor de OK geïmplementeerd en is de acute patiëntenstroom verbeterd door heldere inzichtelijke stuurinformatie op doorstroom en uitstroom van de SEH, concrete afspraken met ondersteunende diensten en verwijzers en is de aanzet gemaakt voor een volledig goed functionerende acute opname afdeling (AOA). 

Voor alle cases van consultancy- en verbeterprojecten in de zorgsector bekijk de pagina Nieuws | Projecten | Zorg.

Nieuws