Anderson MacGyver begeleidt IT-uitbestedingstraject van Royal FloraHolland

Afgelopen week werd bekend dat Royal FloraHolland Conclusion als partner heeft geselecteerd ter ondersteuning van haar digitale strategie. Als onderdeel van de langdurige samenwerkingsovereenkomst zal de IT-dienstverlener de primaire IT-processen en het applicatielandschap van de bloemenveilingorganisatie moderniseren en beheren. De selectie van een passende partner voor Royal FloraHolland werd in goede banen geleid door Anderson MacGyver.

Anderson MacGyver is al meer dan vier jaar een van de vaste adviseurs voor strategische vraagstukken op het gebied van technologie en organisatie voor Royal FloraHolland. Eerdere initiatieven waar Anderson MacGyver bij begeleidde waren onder meer het uitbesteden van generieke IT en telefonie, het ontwerpen van de nieuwe Business Technology Organization (BTO) van het bedrijf en diverse strategische adviestrajecten voor de CDO, waaronder opstelling van de digital roadmap.

Centraal in de nieuwe digitale strategie van de bloemenveilingorganisatie staat de transformatie naar een digitale marktplaats voor bloemen en planten. Met meer dan 100.000 transacties per dag en 400.000 soorten bloemen en planten is de coöperatie de grootste fysieke marktplaats voor sierteeltproducten in de wereld. Maar afgeschilderd tegen de verregaande internationale digitalisering en de uitdagers die op zoek zijn naar manieren om de markt te verstoren met nieuwe technologie en businessmodellen, ambieert Royal FloraHolland om dezelfde vooraanstaande positie in de digitale wereld te bemachtigen.

Het is volgens Lucas Vos, CEO van Royal FloraHolland, dé manier om een internationaal knooppunt te blijven. “De rol van Royal FloraHolland gaat er in de toekomst anders uitzien. Wij hebben een belangrijke rol om kwekers van over de hele wereld digitaal met klanten van over de hele wereld te verbinden”, zei hij eerder dit jaar tegenover BNR.

Om deze doelstelling te behalen, is de organisatie flink aan het investeren in digitalisering van processen en robotisering in het productieproces. De digitale strategie van Royal FloraHolland richt zich onder meer op het oprichten van een groot virtueel handelsplatform – recent werd een samenwerking gesloten met FloraXchange voor de lancering van een nieuw platform genaamd Floriday.io – en het doorvoeren van efficiëntieverbeteringen in de bedrijfsvoering.

Als onderdeel van die laatste doelstelling, heeft Royal FloraHolland’s Chief Digital Officer (CDO) Gerhard van der Bijl besloten om het beheer van de primaire IT-processen uit te besteden aan een gespecialiseerde partner. Met deze stap, waarbij FloraHolland zelf alleen nog een kleine ICT-regieorganisatie overhoudt, verwacht de CDO de total cost of ownership (TCO) voor de bloemenveiling terug te kunnen brengen en meer gebruik te maken van standaardoplossingen in de markt. Tegelijkertijd kan de organisatie door de uitbesteding van zijn IT-landschap meer profiteren van kennis van nieuwe technologie, zoals over cloud computing en big data. Concreet heeft de uitbesteding ten doel om een kostenbesparing te realiseren, de dienstverlening van IT aan de business te verbeteren en het innovatievermogen te vergroten.

Uitbestedingstraject

Het uitbestedingstraject werd gelanceerd in oktober 2016, waarbij Anderson MacGyver de regie kreeg over het proces. Het gezamenlijke projectteam startte met het in kaart brengen van eisen die Royal FloraHolland had voor een leverancier en ging vervolgens in de markt op zoek naar geschikte kandidaten. Er werd een lijst opgesteld van potentiële aanbieders, die in staat werden geacht om de gewenste dienstverlening te bieden aan de bloemenveiling. Na een meer gedetailleerde blauwdruk van het aanstaande proces te hebben opgesteld, ging het projectteam in gesprek met verschillende leveranciers, van wie uiteindelijk Conclusion als beste uit de bus kwam. “Kwaliteit, time to market, kosten en cultural fit zijn de belangrijkste thema’s geweest bij het aangaan van het partnership met Conclusion. We vertrouwen dan ook op een succesvolle samenwerking”, vertelt Van der Bijl bij het ondertekenen van het contract met de Utrechtse dienstverlener.

Partners for life

Het sourcingproces, dat een periode van elf maanden duurde, week af van de traditionele aanpak, vertelt Tom Steenbakkers, die vanuit Anderson MacGyver leiding gaf aan de opdracht. “De partner voor ontwikkeling, beheer en optimalisatie van de huidige IT is op innovatieve wijze geselecteerd. Zo is in interactieve workshops samen met kandidaat-partners aan de oplossing en invulling hiervan gewerkt, in tegenstelling tot het vroegere papieren RFP proces.”

Co-creatie en vertrouwen in de expertise van partners stonden, net als in de steeds populairdere best value procurement-inkoopmethode in de bouwwereld, tijdens het gehele proces centraal. Dit leidde tot een aanzienlijk voordeel op het moment dat Conclusion definitief aan boord werd gehaald – “na tekenen van het contract lagen er direct een gezamenlijk gedragen visie en plan klaar”. Engbert Verkoren, CEO van Conclusion, sprak bij het ondertekenen van het contract met Van der Bijl ook wel van een ‘partnership for life’ met Royal FloraHolland.

De komende maanden – Anderson MacGyver is aan boord gehouden om het post go-live traject te begeleiden – worden alle strategische plannen doorvertaald naar de praktijk en wordt gewerkt aan de implementatie van de transitie. Aandacht voor change management staat hierbij hoog op de agenda –36 IT-professionals van Royal FloraHolland maken begin volgende maand de overstap naar Conclusion en het bedrijf zal vanaf dan te maken krijgen met de nieuwe, verbeterde processen. “We helpen de regieorganisatie en contractmanagement bij de bestuurbaarheid van contracten en daarmee het creëren van waarde voor Royal FloraHolland. Anderson MacGyver heeft veel ervaring op dit gebied”, vertelt Rik Bijmholt, medeoprichter van Anderson MacGyver.

Parallel is medio 2016 het nieuwe Cloud-based werkplekconcept RFH AnyWhere gelanceerd bij Royal FloraHolland, dat zich richt op een betere samenwerking tussen interne en externe medewerkers op alle mogelijke devices tegen lagere en beter bestuurbare kosten. Bij dit project, dat momenteel uitgerold wordt, werd het werkplekbeheer overgedragen aan OGD uit Delft – negen IT-professionals maakten de overstap.

CEO Vos ziet alle ontwikkelingen in het digitale domein met genoegen aan. “We zijn hard bezig om de digitale marktplaats van de wereld te worden”, sluit hij af.

Gerelateerd: Digitale transformaties zijn veel meer dan IT-vraagstukken.