Inkopers in publieke sector niet helemaal tevreden met accountants

Inkopers in de publieke sector zijn niet helemaal tevreden over hun accountants en er is genoeg ruimte voor verbetering, blijkt uit onderzoek van AevesBenefit onder meer dan 100 inkoopprofessionals werkzaam in de overheidssector. 

Elk jaar hopen publieke organisaties op een verklaring van goedkeuring voor hun jaarrekeningen. Wanneer de organisatie deze verklaring niet ontvangt, zitten hier consequenties aan vast, variërend van een waarschuwing tot minder subsidie. Deze verklaring hangt af van één persoon: de accountant. Een goede samenwerking tussen inkoop en de accountant is in dat kader dan ook van groot belang.

Om de relatie tussen inkoop en de accountant rondom de jaarrekening te onderzoeken hebben het afgelopen jaar Wim Nieland, directeur Publiek bij inkoopspecialist AevesBenefit*, en Riemer Schreiber, afstudeerder aan de Hanzehogeschool Groningen, een onderzoek doorgevoerd. Centrale vraag was hoe tevreden inkopers zijn met de dienstverlening van hun externe accountant, maar ook werden vragen gesteld als: ‘Hoe is de relatie tussen inkoop en de accountant?’ ‘Houdt de inkoper de accountant bewust blind?’ En ‘ziet de inkoper toegevoegde waarde in het werk van de accountant?’ Het onderzoek keek vooral naar drie aspecten van samenwerking: de betrouwbaarheid, deskundigheid en communicatie.

Uit het onderzoek komt onder andere naar voren dat de prestaties die accountants leveren in de ogen van inkopers over de hele linie naar behoren zijn, maar dat er genoeg verbeterpunten te noemen zijn. Accountants scoren het beste op betrouwbaarheid, maar binnen de diverse industriesegmenten verschilden de meningen enorm. Zo scoorden de accountant bij inkopers van nutsbedrijven en onderwijs een 7,8 op betrouwbaarheid, waar de Rijksoverheid en gemeenten de accountant gemiddeld een 6,3 toedichtten.

Ook de meningen over de stelling: ‘De accountant heeft kennis van de aanbestedingswet’ lopen erg uiteen. 8% is het zeer eens met deze stelling. “De accountants stellen altijd de juiste vragen”, aldus een inkoper. 6% is het zeer oneens met de stelling. “Wij krijgen alleen maar jonge accountants die we zelf alles nog uit moeten leggen over de aanbestedingswet”, geeft een andere inkoper aan. Inkoopmanagers zijn nog minder tevreden dan de inkopers over de kennis van de aanbestedingswet van de accountant. Op het gebied van ‘Communicatie’ scoort de accountant een 6,7. Opvallend gegeven is dat nutsbedrijven het meeste contact hebben met de accountant en onderwijsinstellingen juist het minst. Toch zijn de onderwijsinstellingen tevredener over de communicatie met de accountant dan de nutsbedrijven.

Een verklaring voor de relatief lage scores is dat overheidsinstellingen scherp naar de prijs kijken bij het aanbesteden en gunnen van opdrachten. Bij alle instellingen die in het onderzoek zijn meegenomen, blijkt dat 30% van een gunning bepaald is op basis van een prijsoverweging. De provincies gunnen het meeste op kwaliteit en de nutssector en waterschappen het minste, terwijl publieke organisaties gemiddeld genomen het meeste op kwaliteit gunnen. De auteurs suggereren dat mits gunningen meer op basis van kwaliteit worden gedaan, er ook meer kwaliteit voor in de plaats kan komen. Zo krijgen bijvoorbeeld accountancykantoren dan meer ruimte om accountants met meer ervaring in te zetten, die meer expertise kunnen bieden.

Onvoldoende concurrentie?

Een andere mogelijke verklaring ligt in het feit dat er sprake is van relatief weinig concurrentie in de markt. De Big Four domineren de accountancymarkt, en hoewel er tientallen andere spelers actief zijn in de markt, zijn Deloitte, EY, KPMG en PwC met hun enorme schaalgrootte bepalend in het domein. Ter vergelijking, de kleinste van de Big Four, KPMG, is met een omzet van €592 miljoen nog altijd dubbel zo groot als de nummer vijf in de markt, BDO en bijna tien keer zo groot als Alfa, de nummer tien in de markt. En in de markt voor beursgenoteerde bedrijven is de laatste jaren 100% van het auditwerk voor deze organisaties in handen van de Big Four accountants- en advieskantoren.

Dit komt ook terug in het feit dat in 10% van de aanbestedingen binnen de publieke sector er geen opdracht wordt gegund, door een gebrek aan inschrijvingen. Uit de enquête onder inkopers blijkt dat accountants liever niet alleen de jaarrekening controleren. “Dat is financieel niet aantrekkelijk genoeg voor hen, ze willen juist ook in aanmerking komen voor het meer lucratieve advieswerk”, aldus de auteurs. “Een grote concurrentie is in dit segment niet vanzelfsprekend meer”, stellen de onderzoekers. Een van de inkopers, werkzaam bij een provincie, zegt tegen de onderzoekers: “Het zijn toch altijd de Big Four die zich inschrijven op overheidsaanbestedingen. De markt is klein. En dat is al geen leuk uitgangspunt. Dat zet je altijd al in een kwetsbare positie.”

Verbeterpotentieel

Maar ook met het oog op de governance, die nodig is voor de controle, kunnen accountants volgens inkopers een verbeterslag maken. De controleprotocollen zijn daarbij essentieel en juist op dit punt heerst er veel onduidelijkheid. Controleprotocollen schetsen hoe accountants hun controlewerk uitvoeren en worden als handvatten gebruikt, met daarin de informatie die de accountant dient te controleren – deze zijn nodig omdat er altijd een kloof bestaat tussen wet- en regelgeving en de uitvoering in de praktijk.

Vaak zijn alleen hoofdzaken bij wet geregeld en is het niet altijd duidelijk welke informatie de accountant moet toetsen, wat de normen zijn en welk accountantsproduct exact wordt gevraagd. In sommige gevallen worden deze controleprotocollen door toezichthouders bepaald, terwijl in andere gevallen sommige ministeries met toezichthouders, zoals het ministerie van Onderwijs Cultuur en Wetenschap, het controleprotocol voor alle onderwijsorganisaties verplicht hebben gesteld. En in weer andere gevallen voeren organisaties deze controleprotocollen zelf door. Uit de onderzoeksresultaten blijkt verder dat slechts 50% van de organisaties een controleprotocol heeft. Van de respondenten heeft bovendien 37% geen idee waarom de organisatie een controleprotocol gebruikt. 

Al met al concluderen de auteurs dat wanneer de inkoopvolwassenheid en de tevredenheid over de accountant hoog zijn, inkoopafdelingen de accountant als partner zien. Openheid, vertrouwen en samenwerken staan in een degelijk partnerschap centraal. Er zit weliswaar wrijving tussen de twee partijen – gedefinieerd als: ‘De kloof tussen dat wat de accountant daadwerkelijk controleert en de verwachting van de inkoper over wat de accountant moet controleren’ – maar door de meningsverschillen met en adviezen van de accountant, wordt inkoop er alleen maar beter van.

De resultaten uit het onderzoek geven een breder sentiment weer, dat binnen andere doelgroepen leeft. Zo pleit de AFM al jaren voor kwaliteitsverbetering in de branche terwijl andere onderzoeken, onder managers die accountants inhuren, laten zien dat zij de manieren waarop zij opereren en hun producten en diensten leveren kunnen verbeteren.

* AevesBenefit ontstond in 2016 toen inkoopdienstverleners Aeves en Benefit hun krachten bundelden.