First Consulting helpt Infotheek bij het optimaliseren van logistieke processen

First Consulting heeft Infotheek, een grote speler in de refurbishment en verkoop van IT-hardware, ondersteund bij het optimaliseren van de efficiëntie van de logistieke processen binnen haar magazijn. Hiermee is een belangrijke randvoorwaarde voor Infotheek verwezenlijkt in het realiseren van haar ambitieuze groeiplannen.

Aanleiding

In een IT-markt waar innovaties consumenten pushen naar de nieuwste technologie, komt er tegelijkertijd meer vraag naar het leveren van eerdere generaties hardware met vergelijkbare performance tegen lagere kosten. Infotheek is in 25 jaar tijd uitgegroeid tot een van de grootste IT-leveranciers in Europa en is marktleider op het gebied van circulaire ICT. De continue groei in de markt vraagt om een steeds efficiëntere manier van opereren om deze positie te kunnen behouden.

Vanwege een goede match tussen de open en no-nonsense cultuur van Infotheek en de pragmatische en doelgerichte manier van werken bij First Consulting, heeft Infotheek hen gevraagd om de prestaties van de operationele processen binnen hun magazijn te optimaliseren.

Aanpak: gezamenlijk doelen bepalen én verbetering realiseren

Binnen de muren van één van de magazijnen van Infotheek voltrekken zich dagelijks verschillende processen met als doel het ontvangen, opslaan en verzenden van allerlei soorten IT-hardware. First Consulting heeft in nauwe samenwerking met het management en de teamleiders van deze processen de huidige interne logistieke processen in kaart gebracht en, door middel van interactieve workshops, verschillende verbeterideeën opgesteld.

Vervolgens heeft op deze verbeterinitiatieven een zorgvuldige prioritering en selectie plaatsgevonden, waarbij de focus lag op het voorkomen van drie grote valkuilen: vast komen te zitten in een routine van ‘brandjes blussen’, het automatiseren van inefficiënte processen, en het toepassen van supply chain integratie initiatieven zonder de daarvoor vereiste informatiesystemen. Om deze reden heeft First Consulting bij de selectie en fasering van verbeterprojecten een warehouse maturity model toegepast. 

Het model laat zien dat het belangrijk is om eerst te focussen op het realiseren van transparante en robuuste processen en een efficiënte capaciteitsplanning ondersteund door KPIs. Hiermee is Infotheek klaar voor verdere procesautomatisering. Het realiseren van deze eerste procesverbeteringen, begeleid door First Consulting, is zeer pragmatisch ingestoken. Voor iedere verbetering is de teamleider van het betrokken operationele team in overleg als verantwoordelijke aangesteld. Samen met deze teamleiders zijn gedetailleerde actieplannen opgesteld waarna meteen van start is gegaan. Met behulp van wekelijkse overleggen is de voortgang van de acties gezamenlijk gemeten en is er, waar nodig, bijgestuurd.

Resultaat

Over een periode van vier maanden zijn 18 verbeterprojecten van idee tot en met implementatie uitgevoerd. Het samen met de Operators en Teamleiders herontwerpen en opnieuw inrichten van de fysieke procesinrichting is hiervan een goed voorbeeld. Dit heeft geleid tot een verbeterde proces doorstroming en inzicht in de actuele werkvoorraad. Ook is de systematiek voor het order-verzamelen veranderd, waardoor wachttijden in het proces geëlimineerd zijn.

Binnen de totale duur doorlooptijd van het project zijn de kosten per order binnen de operationele processen met meer dan 12% verlaagd. De verwachting is dat de geïmplementeerde verbeteringen in totaal voor een reductie van de kosten per order van meer dan 20% zorgen. Infotheek blijft daarom structureel sturen op haar operationele prestaties en is hiermee klaar om haar groeiambities te realiseren.

Bovenstaande case is een goed voorbeeld van een project dat First Consulting uitvoert binnen het thema Process en Change. First Consulting levert advies en projectmanagement rondom drie thema’s: Process, Change en Technology.