Change management: voorwaarde voor changing the business

Vaker, grootser en complexer. Organisaties worden steeds meer geconfronteerd met veranderingen. Technologische en digitale ontwikkelingen, zelfstandige(re) medewerkers en beweeglijke markten hebben een omgeving gecreëerd waarbij veranderingen iets alledaags zijn geworden. Om te overleven zullen bedrijven moeten meebewegen met deze veranderingen. Zo zijn bijvoorbeeld verschillende postkantoren veranderd in afhaalpunten voor pakketjes en gebruiken zelfs tuinders data om hun werkzaamheden beter uit te voeren.

Hoe succesvol een organisatie is in het reageren op veranderingen, hangt af van de mate waarop ze in staat is om proces, systeem en organisatie samenhangend te veranderen. Changing the business noemen we dat bij First Consulting. Slimme herinrichting van het bedrijfsproces is de doelstelling. Om dat te bereiken is het enerzijds belangrijk dat men vaardig is in het aanpassen van het IT landschap, maar anderzijds is change management essentieel. Goed en breed toegepast change management zorgt ervoor dat een organisatie zich kan aanpassen aan een verandering, een verandering kan controleren en de verandering kan uitvoeren. In dit artikel zoomen we hierop in.

Meten is weten: hoe volwassen is een organisatie op het gebied van change management?

Met het change maturity model van Prosci kan worden gemeten hoe volwassen een organisatie is op het gebied van change management. Het niveau van volwassenheid geeft een indicatie van hoe succesvol een bedrijf is in het omgaan met de constante veranderingen. 

Huidige status: wat zijn de ontwikkelingen in verschillende industrieën en organisaties?

Ondanks dat de bestuurders van organisaties al sinds de jaren ‘90 erkennen dat de menselijke kant van verandering cruciaal is voor succes, blijft change management bij de meeste organisaties een uitdaging. First Consulting voert projecten uit in meerdere sectoren: industrie en retail, banken en verzekeraars, infrastructuurbedrijf, telecom en energie. De mate van volwassenheid op het gebied van change management verschilt per sector en organisatie. De belangrijkste constateringen vanuit First Consulting zijn:

• Bij veel traditionele organisaties (bijvoorbeeld in de infrastructuur) erkent men het belang van de menselijke kant, maar weet men niet goed hoe ze dit succesvol kunnen uitvoeren;
• Vaak is change management het sluitstuk van het project. Er wordt externe hulp gevraagd voor de herinriching van processen en systemen, terwijl de veranderkundige aspecten bij de lijnorganisatie worden belegd. Te vaak zien we dat het belang van change management wordt onderschat;
• Bij organisaties die de agile aanpak hanteren zou change management reeds een vaardigheid moeten zijn, dit is echter niet altijd het geval;
• Veel organisaties voeren change management nog op losse projecten uit en pakken change management niet op programmaniveau aan, waardoor deze vaardigheid alleen op projectniveau ontwikkeld wordt en medewerkers het grotere plaatje missen;
• Change managementactiviteiten worden vaak halverwege het project ingezet, terwijl dit vanaf dag één cruciaal is;
• Een projectaanpak die niet samen met de werkvloer, maar ver van de werkvloer wordt ontwikkeld en opgelegd komt in de praktijk helaas nog regelmatig voor.

Een constatering die voor alle industrieën en organisaties geldt is dat werknemers steeds meer spreken over ‘verandermoeheid’. Deze uiting van weerstand tegen verandering zou organisaties moeten motiveren om energie, aandacht en resources te besteden aan het ontwikkelen van de change managementvaardigheid.

De praktijk: wat als organisaties de change managementvaardigheid niet volledig intern kunnen of willen ontwikkelen?

Niet alle organisaties kunnen of willen de change managementvaardigheid volledig intern ontwikkelen, omdat ze hiervoor bijvoorbeeld niet de resources hebben of omdat ze dit niet als core competentie willen opbouwen. In de consultancy markt is ‘Change Management’ al tijden een erkend begrip, maar hoe kan een externe partij een organisatie helpen bij het toepassen van de change management vaardigheid?:

• Ontwikkel een plan van aanpak samen met de organisatie;
• Creëer betrokkenheid binnen de organisatie;
• Ondersteun in het ontwikkelen van vaardigheden;
• Monitor vooruitgang en stuur bij.

First Consulting biedt haar klanten inzicht, structuur en praktische handvaten om change management goed toe te passen. Zo heeft First Consulting onlangs bij een infrastructuurbedrijf, naar aanleiding van een wetswijziging, een extra stap in een bestaand proces samen met ambassadeurs in de organisatie geïmplementeerd. Er is een impactanalyse uitgevoerd om de omvang van de verandering te bepalen, communicatie en training verzorgd en op een aantal momenten gemeten of de acceptatie bij de eindgebruikers voldoende is. Daarnaast is er een governance model opgesteld, waardoor toekomstige veranderingen zelfstandig in de organisatie geïmplementeerd kunnen worden.

Conclusie

Als een organisatie zich staande wil houden in een constant veranderende omgeving, zal het een opwaartse beweging in het Change Management Maturity Model moeten inzetten. Om deze beweging te maken zijn energie, aandacht en resources nodig. Of een organisatie de change managementvaardigheid nu intern ontwikkelt of hierbij externe hulp nodig heeft, change management is een must voor changing the business!