Finext helpt Royal Reesink met implementatie van Tagetik CDM systeem
Royal Reesink is na een grote overname zo gegroeid, dat er behoefte is aan een goed planning-, consolidatie- en rapportageproces. De implementatie van Tagetik als nieuw Performance Managementsysteem biedt flexibiliteit en een geïntegreerd platform. Doordat er maandelijks automatisch rapportageboekjes gecreëerd worden, krijgen ook de lokale eindgebruikers veel terug voor de effort die zij steken in het nieuwe systeem.
“In 2013 hebben we vanuit Royal Reesink een grote overname gedaan waardoor we activiteiten op het gebied van material handling en hydrauliek aan de groep hebben toegevoegd. De organisatie kreeg daarmee een dusdanige omvang, dat het niet langer mogelijk was om op basis van Excel te consolideren”, vertelt Ronald Ruesink, group controller bij Royal Reesink.
Royal Reesink bestaat uit twee segmenten, Reesink Equipment en Reesink Industries. Binnen Reesink Equipment distribueren de bedrijven diverse A-merken en concepten voor de land- en tuinbouw, landschappelijk onderhoud, material handling en grond-, weg- en waterbouw. Binnen Reesink Industries distribueren de bedrijven (bewerkt) staal, persoonlijke beschermingsmiddelen en hydraulische componenten en systemen. Beide takken van Royal Reesink hebben diverse werkmaatschappijen, in totaal 23.
Flexibiliteit van Tagetik
Om de consolidatie op basis van Excel te vervangen koos de organisatie voor Tagetik. Een belangrijke overweging tijdens het selectietraject onder begeleiding van Finext was de flexibiliteit van het nieuwe systeem. “We komen uit een Excel-based omgeving, waarin we veel flexibiliteit hadden”, zegt Ronald Lamberts, controller bij Royal Reesink. “We zochten een tool waarin we goed rapporten konden bouwen en zelf makkelijk de configuratie konden aanpassen.” Daarnaast komt de wens voor flexibiliteit voort uit de dynamiek binnen de organisatie. “Het is geen stabiele omgeving waarin we opereren; we zijn nog steeds groeiende. Daarom willen we de functionele wijzigingen als gevolg van bijvoorbeeld acquisities makkelijk zelf kunnen doen”, legt Ronald Ruesink uit. De ambitie om de maandrapportages te uniformeren speelde ook een rol bij het maken van een pakketkeuze. “Tijdens het selectietraject kwam CDM (Collaborative Disclosure Management) van Tagetik al duidelijk in beeld”, vertelt Alwin Berkhout van Finext Performance Management.
Alwin was als consultant nauw betrokken bij de implementatie van het nieuwe Performance Managementsysteem. “Door de vele overnames waren er wisselende rapportages, waardoor de CEO en CFO steeds een ander format voor ogen kregen. We wilden naar uniformiteit in onze rapportages”, legt Ronald Lamberts uit. Een andere afweging was de integratie binnen Tagetik. “Het is één platform, waardoor planning, consolidatie en het opstellen van de maandrapportages geen losstaande onderdelen zijn, maar juist volledig geïntegreerd zijn binnen de Tagetik oplossing”, gaat Ronald Ruesink verder. “Door deze mate van integratie krijg je één waarheid binnen het hele systeem.”
Tijdig, accuraat en makkelijk leesbaar
De implementatie kende een hoge tijdsdruk. “Met name in het begin van het project was het hectisch; we moesten snel over op het nieuwe systeem omdat de net overgenomen bedrijven nog slechts tijdelijk gebruik konden maken van andere EPM-software. Daardoor liep de implementatie gelijk op met de jaarrekeningcontrole”, vertelt Ronald Lamberts. “In die periode waren er steeds twee dagen per week twee man van Finext aanwezig, waardoor er druk op de ketel bleef.” “Om de lijnen kort te houden was het prettig om op de locatie te zitten”, zegt Alwin.
De samenwerking met Finext beviel goed. “Alwin heeft samen met ons keuzes gemaakt, en daarbij de consequenties van de keuzes aangegeven. Zeker als je minder bekend bent met het nieuwe systeem kun je de valkuilen niet altijd goed overzien”, vertelt Ronald Ruesink. “Neem bijvoorbeeld het inrichten van de accountsstructuur. We hebben veel verschillende ondernemingen binnen de groep. Hoe krijg je daar de gemene deler uit?” Alwin: “Bij een implementatie moet je veel keuzes maken in het model, zoals de opbouw van de chart of accounts.” Hierbij werd gebruik gemaakt van de FIT-template, een door Finext ontwikkelde standaardapplicatie gebaseerd op best practices. Vanuit de FIT-template kunnen eenvoudig en overzichtelijk keuzes worden gemaakt rondom het consolidatieproces.
Ronald Ruesink en Ronald Lamberts zijn positief over de resultaten van de nieuwe oplossing. “We wilden maandelijks op werkdag 5 rapporteren, en dat lukt”, vertelt Ronald Ruesink. “De volledige rapportagecyclus van Budget – Actual – Forecast is conform plan gerealiseerd”, zegt Ronald Lamberts. “De rapportage is tijdig, accuraat en makkelijk leesbaar. Bovendien is de uniformiteit van de cijfers iedere maand geborgd.” “Ons uiteindelijke doel is het verhaal achter de cijfers te kunnen vertellen. Doordat we ook Tagetik CDM gebruiken, kunnen we volledig focussen op de toelichting en analyse van de cijfers”, vertelt Ronald Ruesink.
Maandrapportages
De implementatie van Tagetik heeft het maandproces versoepeld. “De eindgebruikers brengen de cijfers in, inclusief intercompany. Na het submitten van de cijfers kunnen zij tekstuele toelichtingen toevoegen in Word”, legt Alwin uit. “Dit gebeurt niet alleen bij de kwartaal- of jaarafsluiting, maar iedere maand.” “Je kijkt vanuit de maandrapportage een stuk terug en een stuk vooruit”, zegt Ronald Ruesink. “Daarnaast is het ook een verantwoordingsdocument; je gaat op basis van het rapport met elkaar in gesprek.” Alwin: “De eindgebruikers doen dit overigens helemaal zelf.” De hele organisatie gebruikt nu hetzelfde model, waardoor ad hoc analyses sneller en beter gemaakt kunnen worden. Daarbij kan altijd teruggegaan worden naar de bron. “De cel drill down wordt veel gebruikt, maar er is daarnaast nog een drill-mogelijkheid die minder bekend is; de column en row drill down”, zegt Alwin. “De column en row drill down is een waardevolle functie waarmee je op een eenvoudige en snelle manier een kolom of rij in een bestaand rapport tegen een andere dimensie, bijvoorbeeld entiteit, kan afzetten”.
Teruggeven aan de eindgebruiker
Het belang van de eindgebruikers was een belangrijke factor tijdens de keuzes. “Bedenk ‘What’s in it for me’ vanuit het standpunt van de lokale gebruikers”, adviseert Ronald Ruesink. Zo creëert het systeem maandelijks automatisch een rapportageboekje. “Om intern draagvlak te creëren helpt Tagetik CDM goed. Het is een relatief eenvoudige tool om de eindgebruikers iets terug te geven voor de inspanningen die we van hen vragen om de data aan ons op te leveren.”
Het maandelijks terugkerend rapportageboek kent een gelijke opbouw voor alle onderdelen van Royal Reesink. Lokale gebruikers kunnen zelf eventueel meer details toevoegen, zoals bijvoorbeeld het marktaandeel of een extra verdieping qua productgroepen. “Eindgebruikers kunnen deze toelichtingen, zowel tekst als cijfers, zelf in Word toevoegen in Tagetik”, vertelt Alwin. “Op deze manier kan ieder bedrijfsonderdeel specifieke toelichtingen geven die voor haar interessant is. Zo wordt het standaard rapportageboek een echte managementrapportage. Het risico bij vrijheden is dat er teveel details toegevoegd worden.” Daar is een pragmatische oplossing voor gevonden. “We hebben bewust een scheiding aangebracht tussen de management summary en de bijlagen”, legt Ronald Ruesink uit. De bijlagen hoeft men niet elke maand in te zien, maar is nuttig om een trend uit de management summary verder te kunnen bekijken. “Bovendien wordt de historie goed opgeslagen, waardoor details eenvoudig terug te vinden zijn”, zegt Alwin. “Gebruikers hoeven niet meer terug te zoeken in mailwisselingen, maar kunnen deze direct in Tagetik opzoeken.”
A la minute inzicht in de cijfers
Royal Reesink is dan ook enthousiast over het nieuwe proces. “In het begin moesten de eindgebruikers wel wennen, want daarvoor gebruikte iedereen zijn eigen opzet”, vertelt Ronald Lamberts. “Maar nu is de snelheid en het gebruiksgemak zichtbaar voor alle betrokkenen. Iedereen praat over hetzelfde. Bovendien hebben we à la minute inzicht in de cijfers, inclusief de management toelichtingen.”
