First Consulting helpt netbeheerder bij overdracht van materiaalbeheer

First Consulting heeft recentelijk een netbeheerder (zoals Alliander, Enexis en Stedin) geholpen bij het overdragen van materiaalbeheer voor storings- en onderhoudswerkzaamheden. De beheeractiviteiten zijn overgedragen van de monteursorganisatie naar de afdeling Logistiek.

Achtergrond
De afdeling Logistiek heeft als doel het materiaalbeheer voor alle werkstromen binnen de netbeheerder uit te voeren, zowel voor storingen en onderhoud als (grote) geplande opdrachten. Per werkstroom doen zij dit volgens een ander Logistiek concept, waarin de materiaalopslag op operationele steunpunten in het land een centrale rol speelt. Het materiaalbeheer op deze steunpunten wordt uitgevoerd door de monteursorganisatie. De netbeheerder beoogt een focus van de monteursorganisatie op kernwerkzaamheden en wil daarmee het materiaalbeheer overdragen aan Logistiek. Door centrale aansturing vanuit de afdeling Logistiek wordt het materiaalbeheer efficiënter en tegen lagere kosten uitgevoerd. Om deze reden heeft de netbeheerder First Consulting gevraagd de overdracht van het totale materiaalbeheer op de operationele steunpunten te realiseren.

Werkwijze overdracht
Het overdrachtsproces is gesplitst in een aantal fasen, welke per regio zijn doorlopen voor de aanwezig steunpunten:

• Schouwen van de voorraad (wat en hoeveel ligt er globaal);
• Inplannen en uitvoeren inventarisatie op basis van schouwing (ordenen, tellen, coderen);
• Inboeken voorraad in bronsysteem en verrekening financiële waarde voorraad creditboeking voorraadwaarde tussen partijen;
• Formele overdrachtssessie met oude en nieuwe beheerders.

First Consulting heeft in enkele maanden 12 steunpunten succesvol over kunnen dragen door een brug te zijn tussen de monteursorganisatie en Logistiek, continu de inventarisatiecapaciteit bij te sturen en alle operationele problemen tijdens de overdracht te coördineren. Ambassadeurs uit de organisatie hebben inspraak gehad op de oplossingsrichting en ondersteund in de beantwoording van vragen. Via aanwezigheid op de steunpunten en informatiemails zijn de betrokkenen geïnformeerd.

Ondersteunende mobiele applicatie materiaalregistratie
Naast de overdracht is er extra gebruikersondersteuning geboden door de ontwikkeling van een mobiele applicatie voor de monteurs, waarmee zij registreren welke materialen zij meenemen en deze direct financieel kunnen verantwoorden. Dit gaat door middel van het scannen van barcodes zoals je tegenwoordig vaak ziet in de supermarkt. De voorraadafname die de monteur registreert helpt Logistiek om de voorraadniveaus actueel te houden. Hierdoor kan op tijd de voorraad worden aangevuld om misgrijpen door de monteurs te voorkomen. Logistiek hoeft hiervoor niet permanent aanwezig te zijn op het steunpunt en telt de voorraad slechts per steekproef. De monteurs hebben allemaal deelgenomen aan een werksessie waar ze konden oefenen met de applicatie onder begeleiding. De monteurs hebben de applicatie zeer positief ontvangen en zijn tevreden over de gebruiksvriendelijke manier waarmee zij de materiaaladministratie kunnen uitvoeren.

Deze case is een goed voorbeeld van projecten die First Consulting uitvoert op het snijvlak van de thema’s Business Process, Business Implementation en Business Technology.