Strategische personeelsplanning geeft onderwijsinstellingen grip op talent
Onderwijsinstellingen zijn zich er steeds meer bewust van dat het belangrijk is om een lange termijn visie te hanteren als het gaat om hun personeel. Maar hoe kunnen HR-managers of bestuurders in het onderwijs achterhalen of hun talent management aanpak ‘toekomstproof’ is? Volgens een nieuwe whitepaper vormt strategische personeelsplanning (SPP) de sleutel. “Met goede SPP kunnen onderwijsinstellingen zowel een aantrekkelijke werkgever voor medewerkers worden als een hoop personeel gerelateerde problemen voorkomen.”
Het wordt steeds duidelijker dat de maatschappij sterk aan het veranderen is. Ontwikkelingen zoals krimp, vergrijzing, kwaliteitsdrang en jonge leerkrachten die vroeg het onderwijs verlaten, maken dat schoolbesturen steeds meer de noodzaak voelen om continu bezig te zijn met hun planning en control cyclus. Of het nu de financiële, de huisvesting of de personele kant betreft, er wordt een andere manier van werken gevraagd.
Waar in andere gebieden zoals financiën of huisvesting al jaren gewerkt wordt met een meerjarenplanning, is dit binnen de HR-kolom nog niet het geval, constateert Dharam Jethoe, Consultant bij Helder Onderwijs, een adviesbureau dat zich richt op de onderwijssector. “In de praktijk wordt strategische personeelsplanning niet, of nauwelijks, toegepast.”
Dit heeft volgens hem vooral te maken met het feit dat bestaande modellen en theorieën voor SPP niet voldoende aansluiten bij de werkelijke activiteiten en behoeften van HR en management. “Ook zijn vele modellen van SPP erg statisch en lijken erg complex. Hierdoor laten veel schoolbesturen dergelijke modellen en theorieën voor wat het is.”
Een gemiste kans, aldus Jethoe, omdat onderwijsinstellingen juist op het gebied van talent management met grote uitdagingen kampen, van het stijgende tekort aan leraren tot volatiliteit in de aanbodkant van de arbeidsmarkt of omgaan met het (hoge) verloop van arbeidskrachten. Daarnaast dienen onderwijsinstellingen in te spelen op verschillende mega trends, zoals het veranderende onderwijs (meer maatwerk) of de opkomst van nieuwe vaardigheden (zoals ICT vaardigheden), met als gevolg dat het profiel van toekomstig talent in de sector aan het verschuiven is. “Kortom, ook voor de personeelsplanning is een langetermijnplanning noodzakelijk, een zogenaamde strategische personeelsplanning,” stelt Jethoe.
Maar wat is strategische personeelsplanning precies? “Goed voorbereid zijn op de toekomst! Dat is het doel van SPP. Met de methode is het mogelijk om je eigen personeelsbestand door te lichten: wat hebben we op dit moment aan kwaliteit, kwantiteit en talent in huis, en wie of wat hebben we straks nodig.” Hij geeft een voorbeeld: “Bij sommige onderwijsinstellingen is 20% van het personeelsbestand ouder dan 57 jaar. Hierdoor zal deze groep naar verwachting de komende 5 jaar vervangen moeten worden. In een tijd waarin het moeilijker wordt om personeel aan te trekken is SPP daarom essentieel.”
SPP gaat over een verbinding tussen de toekomst en het heden, maar volgens Jethoe ook over de verbinding tussen organisatiedoelen en de doelen op het gebied van personeel. “Voor kwalitatief goed onderwijs is goed personeel essentieel. SPP helpt te realiseren dat, nu en in de toekomst, zowel kwalitatief als kwantitatief personeel aanwezig is om het best mogelijke onderwijs te geven. Uit onderzoek blijkt dat uitdagend werk, mogelijkheden om te leren en groeien en vooruitzicht op carrièremogelijkheden, de belangrijkste factoren zijn bij het betrekken en behouden van medewerkers. SPP kan helpen bij het verankeren van dergelijke kritische succesfactoren binnen het HR beleid en de bedrijfsvoering.”
Getriggerd door de behoefte vanuit de markt, alsook de tekortkomingen van de huidige modellen en theorieën voor SPP, besloten Jethoe en verschillende HR experts van Helder Onderwijs om de handen ineen te slaan en met een nieuwe, versimpelde aanpak te komen voor strategische personeelsplanning. Het resultaat: een aanpak waarin schoolbesturen in 5 stappen een gerichte en effectieve SPP kunnen opstellen.
De SPP brengt op hoofdlijn in kaart wat over 5 jaar de personeelsbehoefte is, hoe de personeelsomvang zich ontwikkelt en welke oplossingen noodzakelijk zijn om mee te bewegen met ontwikkelingen. Het proces begint met een SWOT analyse en een assessment van de huidige personeelsbezetting en gaat vervolgens over naar het opstellen van een toekomst blauwdruk. Het verschil tussen heden en de toekomst wordt via een gap analyse onder de loep genomen, en tot slot wordt een HR actieplan opgeteld.
“De aanpak maakt het mogelijk om op een laagdrempelige, confronterende en leuke manier met elkaar in gesprek te gaan over het anticiperen op een onzekere toekomst,” zegt Jethoe.
Hij sluit af: “Waar het uiteindelijk allemaal om het gaat is integraal beleid te ontwikkelen dat voortdurend in beweging is en leidt tot een optimale personeelsbezetting. Een personeelsbezetting waarin alle medewerkers, van jong tot oud, maar ook ongeacht geslacht of afkomst, ruimte hebben voor ontwikkeling en om met veel plezier goed onderwijs te geven. SPP draagt hier fundamenteel bij aan, en wordt dus één van de belangrijkste onderdelen van het succes van de school.”
