Mobilee begeleidt Optimaal verbinden transitie van Rijksoverheid
De afgelopen drie jaar heeft het Programma ‘Optimaal verbinden’ gewerkt aan de volwassenheid van de HRM-dienstverlening van de Rijksoverheid. Vanuit het perspectief van kwaliteitsverbetering en efficiency gingen processen en systemen op de schop en er werd een nieuwe manier van werken doorgevoerd. Het project – opdrachtgevers spreken van een “succesvolle implementatie” – is inmiddels formeel afgesloten en Consultancy.nl blikt samen met Mobilee, als adviseur nauw betrokken, terug op het programma.
In 2012 besloot de Rijksoverheid tot een grote transformatie om de manier te verbeteren waarop HR-processen en activiteiten door departementen en P-Direkt – de HRM shared services dienstverlener van het Rijk – geleverd worden. Het idee om een Rijksbreed shared services centre voor HR te ontwikkelen ontstond ruim tien jaar geleden – aan de basis lag een kabinetsbesluit uit 2003 – en na twee jaar van ontwerp en voorbereiding werd P-Direkt in 2007 gelanceerd. De belangrijkste veranderingen waren harmonisering van HR-processen binnen ministeries, de invoering van een digitaal personeelsdossier, de migratie naar een ERP-systeem (SAP) en de ingebruikname van verschillende nieuwe tools gericht op zelfbediening. Volgens de Rijksoverheid zorgde de invoering van P-Direkt tegen eind 2010 voor een vermindering van het aantal P&O medewerkers met 25%.
Met de opkomst van nieuwe technologieën en geleerde lessen uit de beginjaren van P-Direkt, sloegen de ministeries en P-Direkt de handen ineen om het programma ‘Optimaal verbinden’ te lanceren. Doelstelling van het programma was het verder verbeteren van de Rijksbrede HR-administratie processen. Drie belangrijke drijfveren stonden aan de basis van het drie jaar durende programma. Ten eerste, kwaliteit: waar een deel van de administratieve werkzaamheden binnen de HR-keten bij P-Direkt waren gestandaardiseerd, werd er nog veel administratief werk uitgevoerd bij de departementen. Dit zorgde regelmatig voor verschillen in de verwerking en ‘kastje naar de muur’ effect. Ten tweede, meer ketensamenwerking: HRM evolueert geleidelijk naar een business partner rol. Daarvoor is het noodzakelijk dat de (administratieve) basis volledig op orde is. En tot slot efficiency: door werkprocessen naar een hoger niveau te tillen kunnen aanzienlijke besparingen gerealiseerd worden. Vanuit eerder uitgevoerde pilots was duidelijk dat in de HR-processen nog veel te winnen was.
“De huidige tijd vraagt om meer Rijksbrede samenwerking op het gebied van bedrijfsvoering, meer standaardisatie en een kleinere overheid. Programma ‘Optimaal verbinden’ paste in deze beweging”, zegt Femmeke van Welsenes, vanuit P-Direkt als Programmamanager verantwoordelijk voor ‘Optimaal verbinden’ in de publicatie ‘Optimaal veranderen’.
Om de implementatie van ‘Optimaal verbinden’ in goede banen te leiden schakelde P-Direkt de hulp in van diverse experts, waaronder Mobilee management & advies. Het adviesbureau uit Utrecht is gespecialiseerd in de begeleiding van klanten naar meer wendbare organisaties, proces- en ketenoptimalisatie en de daarbij behorende veranderingen. Wat volgde waren volgens Mario Cosman, partner bij Mobilee, “drie jaren van gezamenlijk hard werken en een breed spectrum van veranderkundige uitdagingen.”
Begin dit jaar werd het overheidsprogramma – door Van Welsenes beschreven als binnen de Rijksoverheid een van de “complexere in zijn soort” – formeel afgerond, het programma is inmiddels de post-go-live fase ingegaan. Voor dit jaar ligt de focus op nazorg richting de gebruikers, enkele technische releases die het SAP systeem verbeteren, en de fine-tuning van de organisatie en processen. Terugkijkend stelt Olav Welling, Directeur van Organisatie- en Personeelsbeleid van de Rijksoverheid en voorzitter van de stuurgroep van ‘Optimaal verbinden’, dat de transitie succesvol is geweest. Hij zegt dat “stevige stappen zijn gemaakt in het realiseren van de oorspronkelijke doelstellingen”, daarnaast heeft het programma ook geleid tot besparingen bij veel departementen. Meer concrete KPI’s en cijfers zijn nog niet voorhanden – de projectvoordelen worden momenteel nog gerealiseerd en gemeten, waarbij de effecten in klanttevredenheidscijfers “duidelijk zullen worden in de loop van 2016”, aldus Welling. Ook Van Welsenes kijkt met tevredenheid terug op het programma, en stelt dat ‘Optimaal verbinden’ “op veel vlakken succesvol is geweest.”
Om meer te weten over het programma stelde Consultancy.nl zes vragen aan met Cosman, partner van Mobilee management & advies, die als programma-adviseur intensief betrokken was bij het programma.
Gefeliciteerd met de afronding van het project. Hoe hebben jullie deze mijlpaal gevierd?
In aanwezigheid van zo’n 60 vertegenwoordigers van departementen en P-Direkt hebben we met het aanbieden van de evaluatie aan de stuurgoepvoorzitter het programma afgerond. Met uitzicht op de Tweede Kamer keken stuurgroepvoorzitter Olav Welling en Directeur P-Direkt Edgar Heijmans terug op drie jaar programma. ‘Een gezamenlijk succes’ was de rode draad in de speeches. De aanwezigheid van de voltallige stuurgroep gaf blijk van de grote betrokkenheid bij dit traject. Gelijktijdig gaven de sprekers een doorkijk naar de komende jaren waarin het effect van Optimaal verbinden, specifiek de kwaliteitsverbeteringen, daadwerkelijk voelbaar worden bij de departementen.
Terug naar de start van het programma. Hoe is P-Direkt bij Mobilee uitgekomen?
P-Direkt en Mobilee werken al lang samen. In 2011 was Mobilee betrokken bij een aantal ‘Verkenningen’ kleinschalige pilots om te bekijken welke verbeteringen in de HR-administratie keten mogelijk waren. De ideeën kwamen vanuit het werkveld zelf. Het was een mooie manier om innovatie en optimalisatiekansen te toetsen. De succesvolle ideeën waren de basis van het programma Optimaal verbinden. Mobilee is gevraagd om de ervaring met de ‘Verkenningen’ en de ervaring met de implementatie van P-Direkt bij diverse departementen in te brengen in ‘Optimaal verbinden’. Dat konden we mooi combineren met onze expertise op het gebied van procesoptimalisatie en het implementeren van grootschalige veranderingen.
Kun je wat meer inzicht geven in wat volgens jou de concrete voordelen zijn van het programma?
Belangrijke winst van het programma is dat dubbel werk in de keten is verwijderd. Door alle administratieve werkzaamheden in één hand te leggen, is gezorgd voor verdere efficiencywinst. Ook is kritisch gekeken naar hoe managers ondersteund kunnen worden, in combinatie met het Management Self Serviceconcept. Al deze stappen zorgen op termijn voor kwaliteitsverbetering en vergroten van efficiëntie. Daarbij is het goed om te beseffen dat hier 10 heel verschillende departementen bij betrokken zijn met daarbij een groot aantal uitvoeringsorganisaties als DJI, Belastingdienst en Rijkswaterstaat. Dat deze organisaties met elkaar dit traject zijn gestart en gezamenlijk hebben afgerond is een mooi resultaat.
Het gevaar bij dergelijke grote transities is dat de voordelen pas jaren na de go-live gerealiseerd worden. Hoe wordt dit gegarandeerd nu de projectorganisatie wordt ontmanteld?
Vanaf de start van het programma is gewerkt met het inzichtelijk maken van de opbrengsten. In de keten zijn sinds 2012 al 40% minder medewerkers werkzaam. In dezelfde periode is de tevredenheid over P-Direkt gestegen naar een 7. De doorlooptijd van de eerste geïmplementeerde processen is verlaagd van 12 naar 8 dagen. Dat wil zeker niet zeggen dat de verbeteringen volledig zijn doorgevoerd. Bij elke aansluiting van een departement is 3 maanden nazorg geweest om te zorgen voor een goede landing van mensen en processen. Daarnaast is de lijnorganisatie van P-Direkt nu al heel bewust bezig om in lijn met Optimaal verbinden processen verdergaand te optimaliseren en automatiseren.
Het overheidslandschap staat – vooral wanneer het gaat om implementaties binnen afdelingen – bekend voor zijn complexe omgeving. Als gevolg van die complexiteit kampen (veel) transformaties met een tegenvallende track record. ‘Optimaal verbinden’ wordt gezien als een succes – hoe wordt dit succes, in jouw ogen, verklaard?
Het succes is te danken aan de mensen, de gezamenlijkheid en de gefaseerde implementatie. De departementen zijn actief betrokken geweest bij het bedenken en de procesoptimalisatie, zijn zelf verantwoordelijk geweest voor de departementale reorganisaties en hebben een belangrijke inbreng gehad bij de implementatie. Daarbij is snel na de start duidelijk gemaakt welke impact het had op mensen en welke mensen het betrof. Met het vroegtijdig in kaart brengen van de doelgroep is veel kou uit de lucht gehaald. Daarbij is de transitie bij elk departement vormgegeven op het moment en de manier die paste bij die organisatie. Door deze aanpak was het ook voor de ontvangende partij – P-Direkt – een behapbare verandering. Natuurlijk ging dat niet zonder hobbels. De cultuurverschillen, de onzekerheid voor de betrokken medewerkers en de nieuwe processen hebben grote impact gehad.
Tot slot, naast ‘leaner’ wil de overheid ook zelfredzamer worden bij de uitvoering van grootschalige transformaties. Hoe zijn de lessen uit het programma in kaart gebracht?
In opdracht van de stuurgroep heeft het programma een evaluatie laten uitvoeren. Mobilee heeft hierbij een belangrijke rol vervuld. In het kader hiervan is er intensief gesproken over wat er van Optimaal verbinden geleerd kan worden. Deze zijn op verzoek van de stuurgroep gebundeld in een e-boek publicatie.
