First Consulting ontwikkelt KPI dashboard voor klant

Onlangs heeft First Consulting een netbeheerder (zoals TenneT, Gasunie, Alliander, Enexis en Stedin) geholpen bij het professionaliseren van operationeel management. Deze netbeheerder is verantwoordelijk voor zowel instandhouding (beheer, onderhoud, renovatie) als nieuwbouw van energie-infrastructuur.

Achtergrond
Momenteel zijn binnen de netbeheerder twee bedrijfsonderdelen verantwoordelijk voor de instandhoudings- en nieuwbouwactiviteiten. Om een efficiëntere onderlinge samenwerking te realiseren en de gezamenlijke operationele prestaties te verbeteren voegt de netbeheerder beide bedrijfsonderdelen begin 2016 samen.

Om de prestaties van de instandhoudingsafdeling goed te kunnen meten en verbeteren zijn in 2014 verschillende key prestatie-indicatoren (KPI’s) ontwikkeld. Deze KPI’s zijn verwerkt in een aantal KPI-dashboards. Voor de nieuwbouwafdeling zijn nog geen prestatie-indicatoren en KPI-dashboard ontwikkeld.

First Consulting is door de netbeheerder gevraagd om samen met de nieuwbouwafdeling een KPI-set te ontwikkelen. Deze nieuwe set met KPI’s dient aan te sluiten bij de strategische doelstellingen van het geïntegreerde bedrijfsonderdeel. Daarnaast werd gevraagd de ontwikkelde KPI-set in een overzichtelijk stuurdashboard te presenteren. Tot slot heeft First Consulting de opdracht gekregen de reeds ontwikkelde KPI-set en het totstandkomingsproces van de stuurmiddelen grondig te evalueren.

First Consulting heeft voor deze opdracht een aanpak op basis van twee fasen gekozen.

Fase I: Ontwikkelen KPI-set en -dashboard nieuwbouwafdeling
Op basis van ruim 30 interviews met zowel de operatie als management is in kaart gebracht welke stuurinformatie binnen de nieuwbouwafdeling reeds werd gebruikt. Daarnaast is opgehaald welke stuurinformatie, gekoppeld aan de strategische doelstellingen, in de geïntegreerde afdeling gewenst is.

In meerdere workshops met de afdeling zijn de zeven belangrijkste KPI’s gedefinieerd. Deze KPI’s hebben o.a. betrekking op het tijdig en binnen budget uitvoeren van nieuwbouwprojecten, de volledigheid en kwaliteit van projectdocumentatie en klanttevredenheid bij nieuwbouwprojecten.

Binnen één maand is de KPI-set vertaald naar een eenvoudig en geautomatiseerd KPI-dashboard. Dit dashboard stelt de afdeling in staat te sturen op de belangrijkste prestatie-indicatoren.

Fase II: Evalueren KPI-set en stuurmiddelen instandhoudingsafdeling
Tijdens de evaluatie van de bestaande KPI-set is geconstateerd dat deze uit relatief veel KPI’s bestaat, waardoor effectieve sturing op prestaties lastig is. Tijdens een workshop met de afdeling is gezamenlijk een selectie gemaakt uit de belangrijkste prestatie-indicatoren, waarmee het aantal KPI’s met ruim 20% is gereduceerd.

Vanuit meer dan 35 interviews met zowel de operatie als management werden daarnaast issues in het totstandkomingsproces van de stuurmiddelen gemeld. Na grondige analyse van dit proces, van data-ontsluiting uit bronsystemen tot en met het bespreken van KPI’s in overleggen, zijn de belangrijkste knelpunten op het gebied van proces, systeem en organisatie in kaart gebracht.

Er is onder andere geconstateerd dat getoonde cijfers niet altijd betrouwbaar waren, doordat veel verschillende medewerkers bij de totstandkoming betrokken waren en data op niet-uniforme wijze uit bronsystemen werd ontsloten. Daarnaast is gebleken dat de stuurmiddelen beperkt gebruikt worden.

First Consulting heeft de netbeheerder op het gebied van operationeel management een aantal concrete verbeteringen op zowel korte als lange termijn aanbevolen. Deze aanbevelingen hebben o.a. betrekking op het professionaliseren van de KPI-structuur en overlegstructuren.

Kenmerkende aanpak en resultaten
Centraal in de aanpak van First Consulting staat de nauwe samenwerking met haar klanten, waarmee een optimaal resultaat is gerealiseerd. In dit project heeft deze samenwerking o.a. geleid tot:

• Snelle realisatie (binnen één maand) van een geautomatiseerd stuurdashboard, met daarop de belangrijkste prestatie-indicatoren die door de afdeling breed worden gedragen;
  
  
• Concrete aanbevelingen op korte en lange termijn om operationeel management binnen de netbeheerder verder te professionaliseren.

Deze case is een voorbeeld van de projecten die First Consulting uitvoert op het snijvlak van Process en Technology.