Finext helpt Equens met Oracle Hyperion implementatie
Equens, één van de grootste betalingsverwerkers in Europa, heeft de ambitie om Europees marktleider te worden. Om dit te faciliteren, wil de organisatie haar processen verbeteren en harmoniseren. Met de keuze voor één nieuwe tool voor zowel planning als consolidatie realiseert Equens op eenvoudige wijze standaardisatie binnen Europa. De opdrachtgever blikt samen met extern adviseur Finext terug op het verandertraject.
Equens is een organisatie die is ontstaan uit twee grote fusies; eerst Nederland en Duitsland, vervolgens is Italië aangesloten. “De afgelopen jaren hebben we veel aandacht besteed aan de harmonisatie en standaardisatie op Europese schaal,” vertelt Floris van Kolfschoten, CFO bij Equens.
De keuze voor Oracle Hyperion als nieuwe planning- en consolidatieoplossing past hierin. “In eerste instantie hebben we Oracle EBS uitgerold naar alle landen waar we opereren, alsmede naar alle dochterondernemingen zoals PaySquare. Het was een logische stap om vervolgens ook de planning-, reporting- en consolidatieprocessen op Europese schaal te harmoniseren en standaardiseren. Hierbij heeft het onze voorkeur om de systeemoplossing dicht bij de Oracle suite te houden.”
Bovendien biedt Hyperion Smart View de mogelijkheid om Hyperion Enterprise Performance Management applicaties gebruiksvriendelijk te ontsluiten via Excel, Word en PowerPoint. “Naast procesoptimalisatie willen we ook een grote stap maken in het vergroten van de analytische mogelijkheden.” “In het voorgaande systeem werkte de rapportagemodule niet echt, waardoor we een vlucht naar Excel namen,” vertelt Leon de Gier, binnen Equens verantwoordelijk voor de consolidatie en het aanleveren van de rapportages.
Rolls Royce of Passat
Equens gebruikt Hyperion Financial Management (HFM) voor zowel planning als consolidatie. “We willen niet alleen het hele consolidatie- en reportingproces optimaliseren, maar ook het planningsproces,” vertelt Floris. “Het is niet gebruikelijk om zowel planning als consolidatie tegelijkertijd te implementeren in HFM,” vertelt Monica Harmsen van Finext Performance Management. “De granulariteit van de planningsproblematiek bij Equens maakt dat HFM hier geschikt is als planningstool. Dit kan niet bij elke organisatie; als de mate van detail dieper gaat, bijvoorbeeld per project of per product, dan is naast HFM ook Hyperion Planning nodig.”
Finext opperde in de aanloopfase het idee om beide processen in HFM te vatten. Het was doorslaggevend voor de keuze voor Finext als implementatiepartner. “In plaats van een Rolls Royce, kregen we vanuit Finext een mooie Passat met opties aangeboden,” zegt Floris. “Er werd vanuit onze behoefte gedacht; ‘heeft Equens op dit moment al een Rolls Royce nodig?’. Dat was niet het geval en ook niet onze wens. Deze oplossing is pragmatisch en voldoet absoluut aan onze requirements.”
Kiezen voor eenvoud
Ook bij keuzes tijdens het project wordt uitgegaan van eenvoud. “Monica en haar collega Rob Visser hebben actief meegedacht over slimme oplossingen,” vertelt Marro van Krieken, bij Equens verantwoordelijk voor de managementrapportages. “Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om het management toegang te geven tot het systeem voor het invoeren van de budgetten. Een andere mogelijkheid is om de budgetcijfers via Excel aan te leveren, maar dan ontstaat de vraag ‘hoe krijgen we het in het systeem?’. We hebben hiervoor zelf een template ontwikkeld met op de achtergrond een actieve verbinding naar de HFM database. Zodra we de gevulde template terugkrijgen, kun je het met één druk op de knop via Smart View uploaden.” “Het is een kosteneffectieve, pragmatische oplossing,” zegt Floris.
Daarnaast wordt ook de planning van het project pragmatisch ingestoken. “Er is goed gekeken naar de projectplanning. De eerste prioriteit was het planningsproces, dus daar zijn we gestart,” vertelt Floris. “De hele projectuitvoering is ‘as close as it can get’ vlekkeloos. Waar uitdagingen en vraagstukken opkomen, wordt vanuit inhoudelijke kennis samen met ons gezocht naar oplossingen. Het is duidelijk dat de mensen van Finext heel goed begrijpen hoe plannings- en consolidatieprocessen echt werken, niet alleen vanuit het systeem, maar ook vanuit inhoudelijke kennis. Het is de kracht van dit project.”
Kennisoverdracht is een belangrijk aspect binnen het projectplan. “De mensen van Equens hebben meegebouwd, daarna hebben zij zelf de gebruikers in de landen getraind,” vertelt Monica. “Als Leon zelf de training geeft, kan hij meteen de inhoud bespreken en bijvoorbeeld uitleggen wat er elk periodiek gedaan moet worden. Als de gebruikers tijdens het proces vragen hebben bellen ze Leon voor hulp en uitleg. Precies zoals het hoort.”
Inzicht in Business Cases
Equens is positief over de resultaten van de nieuwe planning- en consolidatieprocessen. “We doen nu meer iteraties en kunnen sneller schakelen, waardoor de kwaliteit beter wordt. Als organisatie helpt het ons, we willen steeds efficiënter gaan werken en deze nieuwe processen dragen daaraan bij. Daar waar in de organisatie een informatiebehoefte is, kunnen we nu sneller aan die behoefte voldoen,” vertelt Floris. “Ook in de business cases van de vele projecten die we uitvoeren hebben we nu meer inzicht. De analyse om te kijken of de financiële doelstellingen gehaald worden, kost veel minder tijd dan vroeger.” “Je kunt beter de effecten van de keuzes zien,” zegt Monica.
“De kracht van het systeem voor mijn functie is de interface met Excel. Via Hyperion Smart View beschikken we over een actieve interface, waarmee je direct de data kunt ophalen. Met behulp van VBA (Visual Basic for Applications) kun je binnen één minuut 100 templates genereren die iedereen kan gebruiken. Na een ‘refresh’ heb je de laatste cijfers beschikbaar in de database en in de rapportages,” vertelt Marro. “In de oude situatie was dit een heel omslachtig proces. Vroeger moesten we 3 uur wachten op de consolidatie, nu maar een paar minuten.” “Je bent sneller up to date,” zegt Leon. “Vroeger consolideerden we slechts één tot twee keer per maand. Nu consolideren we na elke kleine wijziging in de data.”
Onverwachte voordelen
Er zijn ook onverwachte voordelen aan het gebruik van de nieuwe applicatie. Zo is de kwaliteit van de data in Oracle EBS omhoog gegaan. “De intercompany boekingen in EBS zijn nu beter geworden,” vertelt Leon. Floris: “Hyperion dwingt bepaalde controls af. Als de intercompany afstemmingen in Hyperion niet kloppen, gaan we terug naar de basis. Uiteindelijk zijn we in staat om de cijfers te reconciliëren en intern af te stemmen. We pakken het nu in de basis meteen goed aan, in plaats van in Excel bij de aanleverende unit. Zowel de kwaliteit als de efficiëntie gaan omhoog, doordat de vertragende iteraties er uit worden gehaald.”
“Het heeft daarnaast een positief effect op de employee satisfaction, omdat de gebruikers meer tevreden zijn,” zegt Floris. “Het werk wordt leuker,” beaamt Marro. “Je hebt minder frustraties, doordat je meteen kunt leveren. Waar ik vroeger 100 keer moest klikken, hoeft dat nu nog maar twee keer. Dat geldt voor iedereen.”
One format fits all
Met de nieuwe applicatie geldt ‘one format fits all’. “Iedereen gebruikt dezelfde structuur, we werken nu met een veel professionelere omgeving,” vertelt Leon. “Standaardisatie is belangrijk, zeker bij het consolideren. We willen graag appels met appels vergelijken.” “Daarnaast kunnen we door het ‘one format fits all’-principe tijdens vakantie of ziekte werkzaamheden makkelijker van elkaar overnemen,” vult Marro aan.
Bovendien ondersteunt de nieuwe oplossing de Europese harmonisatie. “De standaardisatie wordt ‘self driving’ omdat iedereen de voordelen ziet van het systeem,” sluit Floris af. “Steeds meer mensen gaan het systeem steeds meer zelf gebruiken. Ze gaan ‘hobbyen’ in het systeem. Ik krijg sneller antwoorden op mijn vragen, het zijn betere antwoorden en ze zien er qua look and feel ook nog beter uit.”
Dit artikel is eerder geplaatst in de Wrap Up magazine van Finext.
