Onderscheidend vermogen met Brown Paper Methode
Niet te groot is de juiste kwalificatie voor The Brown Paper Company (BPC). Met haar circa 40 consultants heeft BPC de nr. 1 positie organisatieadviesbureaus in de meest recente MT100 bereikt. Klanten waarderen de Brown Paper Methode waarmee ze optimale organische groei en daarmee concurrentievoordeel kunnen bereiken. Partner Marcel van der Schaaff geeft een kijkje in de keuken.
De verkiezing tot het beste adviesbureau komt voor Van der Schaaff niet als verrassing. Om de week komt het in 1999 opgerichte bedrijf bij elkaar om te brainstormen en de eigen Brown Paper Methode verder te verbeteren. In deze verbetermethode worden door deelnemers in ‘brown paper’ sessies tastbaar en inzichtelijk ideeën, feiten en opmerkingen aangaande de bedrijfsvoering op –inderdaad- grote vellen bruin papier geplakt. Van der Schaaff: “Wij willen met brown papers vooral verbinding creëren tussen medewerkers onderling, management en hun klanten. Medewerkers en klanten vinden dat leuk, het is laagdrempelig, alles komt naar boven en de energie gaat door het dak.”
Met diverse sessies in de startfase brengen uitvoerenden en managers alle aspecten van hun organisatie in kaart en ontwikkelen een pad naar verbetering en uiteindelijk een nieuw organisatie-DNA met daarin alle structurele- en culturele componenten. Structuur omvat onder andere producten, diensten, middelen en procedures. Cultuur bestrijkt houding en gedrag, mindset en mentale en fysieke fitheid van de organisatie Deze componenten, het hart en de geest van de organisatie, zijn integraal met elkaar verbonden. Het succes van een bedrijf staat en valt met een organisatie-DNA wat de organisatie onderscheidend vermogen oplevert en wat iedereen begrijpt. Het laat de organisatie als één team opereren, zorgt dat ze flexibel met toekomstige veranderingen om kan gaan en is bij iedere werknemer tot in de vezels is doorgedrongen.
Allemaal logisch en aantrekkelijk, maar hoe gaat dit nu precies in zijn werk?
Van der Schaaff: “In vier stappen naar een organisatie-DNA van deze tijd. Met stap één we brengen het huidige DNA in kaart. In stap twee ontwerpen samen met management, medewerkers en de eindklant de nieuwe werkelijkheid. Die zetten we op brown paper posters en die hangen we voor een goed inzicht op in een grote ruimte. Wij simplificeren de organisatie zodat iedereen het begrijpt en een bijdrage kan leveren. In deze stap ontwikkelen we ook de organische groeimonitor, daar kom ik zo op terug. Stap een en twee duren bij elkaar ongeveer anderhalve maand. In stap 3 laten we het nieuwe DNA met intensieve begeleiding beklijven. Stap vier focust op doorontwikkelen en vooral verder institutionaliseren, zodat de organisatie zich blijft vernieuwen en doorlopend kleine verbeteringen kan doorvoeren. Daar blijven we vanaf de zijkant nog een aantal maanden bij en sturen bij.”
Een compleet traject duurt al gauw een jaar en is dus geen bui die overwaait. Hier heeft Brown Paper Company echter het tij mee; Van der Schaaff: “De afgelopen jaren hebben bedrijven uitsluitend gekeken naar kostenbesparingen of deel-oplossingen en daarmee veelal het onderscheidend vermogen verloren. Dit vermogen is echter bijzonder belangrijk, het creëert de ziel, zorgt dat klanten graag bij je kopen en het beste personeel bij je wil werken. Veel bestuurders zien nu in dat er geld en een integrale aanpak nodig is om het bedrijf onderscheidend te kunnen laten zijn, dat het bestaansrecht verwerft omdat het een sterk gemeenschappelijk gedeeld en het meest onderscheidende DNA heeft ten opzichte van de concurrenten. Als je dat niet hebt degradeer je tot prijsvechter en is het vaak over.”
Het grote voordeel van een optimaal organisatie-DNA is dat daarmee structureel organische groei, verbetering van binnenuit, wordt gerealiseerd waarmee het voorbestaan van het bedrijf wordt verzekerd. Om de organische groei van de uitvoering te meten heeft BPC een ‘organische groeimonitor’ ontwikkeld, toepasbaar op elke individuele werknemer. In een xy-assenstelsel worden binnen schalen van nul tot honderd vier kwadranten geplaatst. Op de x-as de adoptatie en doorontwikkeling van het organisatie DNA. Op de y-as de prestatie; bijvoorbeeld omzet van een verkoper. In samenspraak met de betrokken manager wordt kwantitatief het vertrekpunt per medewerker in een kwadrant bepaald. In het begin geeft dat discussie, maar gaandeweg ontstaat er focus, de perceptie rondom prestatie en DNA versmalt. Van der Schaaff: “als de perceptiekloof is gedicht, kan de ontwikkeling naar een gemeenschappelijk DNA beginnen”
Doel van het verbeterprogramma is dat iedereen in een cluster rechtsboven terecht komt; zowel een goede prestatie leveren alsook bijdragen aan een sterker gemeenschappelijk DNA. Ieder (verschillend) individu zal een eigen traject volgen. Van der Schaaff: “Wij meten elke maand de ontwikkeling per persoon, de ontwikkeling van de persoonlijke effectiviteit; de organische groei van die persoon. Omdat de trajecten kwantificeerbaar zijn, kan je sommeren en aldus een nauwkeurig beeld krijgen van de ontwikkeling van het organisatie-DNA ofwel de organische groei die een manager heeft gecreëerd. Die moet zorgen dat zijn team optimaal presteert en elke dag beter wordt.”
Ook voor het managers is een competentiemonitor ontwikkeld; Van der Schaaff: “Kenmerk van goede, eigentijdse managers is dat ze hun mensen maximaal uitdagen, maar wel binnen afspraak is afspraak en daarin geen concessies. Voor de managers hebben we een eigen kwadrantenmonitor ontwikkeld. Ook zij moeten het vak rechtsboven bereiken; zonder concessies maximaal kunnen uitdagen . Die exercitie doen we maandelijks, we halen ze uit hun comfortzone en zetten zo organisatie ontwikkeling in gang. Daarvoor mag je ons bellen.”
