M&I: Quality Assurance en IV&V verbeteren IT project
Wat kan een manager doen om de kwaliteit van een IT-project te verbeteren? Arend Smit, IT- consultant bij adviesbureau M&I/Partners, laat zien wat de mogelijkheden zijn van Quality Assurance (QA) en Independent Verification & Validation (IV&V). Wat zijn de voor en nadelen van beide methoden? Volgens Smit is het van belang te zoeken naar een combinatie van beide.
Bij de ontwikkeling van IT-implementatieprojecten gaat nog wel eens iets mis. De projectmanager probeert het project volgens de regelen der kunst in te richten en uit te voeren, maar toch. De uitkomst voldoet niet of niet helemaal aan de verwachtingen. Waar ligt dat aan, en wat valt eraan doen? Kan de manager de kwaliteit verbeteren, en zo ja, hoe gaat dat dan? Als de projectmanager het beschreven recept voor kwaliteitsborging maar volgt, rolt er vanzelf kwaliteit uit. Ondanks deze formele kwaliteitsborging is de resulterende kwaliteit echter onder de maat. De problemen liggen op verschillende gebieden: planning, budget en product. Activiteiten duren langer dan verwacht, er ontstaan meer discussies, de belanghebbenden passen eisen en specificaties aan, de testers moeten de tests deels herhalen, het resultaat voldoet niet aan de verwachtingen. Allemaal zaken die de projectmanager liever niet ziet gebeuren. Kan de kwaliteitsborging dit dan niet voorkomen of op zijn minst verzachten?
De kwaliteitsborging binnen het projectmanagement –de Quality Assurance (QA) – heeft bepaalde taken. QA definieert de standaarden en procedures voor de processen en bewaakt de toepassing. QA is dus procesgericht. Kan deze focus van QA te maken hebben met de geschetste problemen? Is het wenselijk de focus te verleggen? Er bestaat namelijk ook productgerichte kwaliteitsborging: Independent Verification & Validation (IV&V). Deze vorm van kwaliteitsborging kan goede diensten bewijzen, zeker in combinatie met QA.
Verschillen
De verschillen tussen QA en IV&V liggen vooral in hun positionering ten opzichte van projecten. In het algemeen geldt dat QA nauwer bij de projectorganisatie aansluit dan IV&V, of anders gezegd: IV&V is minder projectafhankelijk dan QA. Als onderdeel van de gekozen methodiek voor projectmanagement is de QA-functie op meerdere manieren in te richten. In kleinere projecten kan de projectleider de QA-activiteiten op zich nemen. Bij grotere projecten zal een kwaliteitsmanager uit de eigen organisatie deze taken uitvoeren. Deze kwaliteitsmanager is dan geen lid van het projectteam (best practice).
Eventueel kan de organisatie overgaan tot uitbesteding van de QA aan een externe partij. Ook de IV&V-ondersteuning van projecten valt op verschillende manieren te realiseren. De algemeen manager (of programmamanager) kan een centrale IV&V-faciliteit inrichten, die diensten verleent aan projectmanagers. Deze dienstverlening kan de vorm aannemen van een parallel IV&V-project, gekoppeld aan het betreffende ICT-project, maar ook een cafetariamodel is mogelijk. Daarbij krijgt elke projectmanager een IV&V-budget, om naar eigen behoefte en inzicht aan IV&V-activiteiten te besteden bij de centrale voorziening. In het geval van IV&V door een externe partij ligt deze laatste optie minder voor de hand en zal eerder sprake zijn van een parallel IV&V-project.
Vertrouwen
Wat levert kwaliteitsborging op? Kwaliteitsborging biedt vertrouwen. Zij biedt vertrouwen aan programmamanagers, projectmanagers, eindgebruikers en aan andere belanghebbenden. In het geval van QA biedt zij vertrouwen in de juiste en tijdige toepassing van geldende standaarden en organisatiespecifieke richtlijnen en procedures. Bij IV&V biedt zij vertrouwen in de correcte werking en de doelmatigheid van het systeem, en in de juistheid van projectbeslissingen. Ook biedt IV&V aantoonbaar rendement, en – in de Verenigde Staten – compliance met wetgeving. Met de inbreng van een second opinion fungeert IV&V bovendien als sparringpartner voor het projectmanagement. Daarmee kan IV&V helpen om een eventuele contraproductieve monoloog van de ontwikkelaar – of van de opdrachtgever – te veranderen in een vruchtbare dialoog. Daarnaast kan de IV&V-aanbieder desgevraagd suggesties leveren ter stroomlijning van de aansturing van het project.
Grens
Het lijkt zo gemakkelijk: verificatie kijkt naar de overeenstemming van het product met de oorspronkelijke specificaties en validatie beoordeelt of het product doet wat de gebruiker ervan verwacht. Maar de projectwerkelijkheid blijkt doorgaans weerbarstiger. In feite is V&V een sterk vervlochten combinatie van beide deelprocessen. Een strikte scheiding is alleen mogelijk wanneer de specificaties, als vertaling van de gebruikerswens, volledig en correct zijn aan het begin van het project. In de praktijk is dat echter nooit het geval. Tijdens het project veranderen specificaties. Ten dele gebeurt dit als gevolg van het ontwikkelproces, dat vernieuwing mogelijk maakt. Meestal echter zien we dat belanghebbenden (waaronder hopelijk de beoogde gebruikers) tot veranderde inzichten komen, of dat de organisatorische context verandert (fusie of ontvlechting, wijzigingen in procesinrichting en/of in verantwoordelijkheden).
Daarom zijn verificatie en validatie nodig gedurende het hele project. Voor optimale effectiviteit dienen de IV&V-werkzaamheden plaats te vinden in alle fasen van de levenscyclus, niet alleen bij oplevering. In de operationele fase is het oplossen van fouten doorgaans kostbaar. Een vroege opsporing van fouten levert kostenbesparingen op tot een factor 100. Dit kan een reden zijn om al in de acquisitiefase gebruik te maken van IV&V. Per fase in de levenscyclus stelt verificatie vast of het systeem voldoet aan de eisen. Validatie onderzoekt of het systeem in alle fasen voldoet aan de klantwens. IV&V betaalt zichzelf terug door tijdige signalering van problemen. Ervaringen van onder meer de NASA (met de eigen IV&V Facility) leren dat de kosten van IV&V-werkzaamheden zo’n 5 à 10 procent van de totale ontwikkelkosten bedragen.
Minder bekend
IV&V als vorm van kwaliteitsborging is vooralsnog minder bekend dan QA. Daar begint echter verandering in te komen. In de Verenigde Staten is het inmiddels sterk in opkomst. De stijging begon zo’n 10 jaar geleden en kreeg een flinke impuls in het kielzog van de kredietcrisis. Inmiddels hebben meerdere federale overheidsagentschappen de inzet van IV&V verplicht gesteld bij constatering van tekortkomingen in ICT-projecten. Een verschuiving van de focus van kwaliteitsborging wordt daarmee voorwaarde voor verdere financiering.
Wereldwijd wordt kwaliteitsborging binnen IT-projecten steeds belangrijker. In het ‘World Quality report 2013-2014’ constateert Capgemini voor de afgelopen jaren een wereldwijde groei in budgetten voor kwaliteitsborging, ondanks de kredietcrisis. Voor de komende jaren voorziet dit rapport een verdere groei in de investeringen in kwaliteitsborging als percentage van de projectkosten, ook in Nederland. Kwaliteitsborging biedt een proactieve en objectieve beoordeling van de projectrisico’s en projectprestaties, van het projectmanagement, de producten en de betrokken processen. De sleutel tot effectieve kwaliteitsborging is het verschaffen van inzicht, om daarmee de kans op serieuze problemen te verminderen. Om de slaagkans van hun projecten te vergroten, zullen programmamanagers en projectmanagers een passende en weloverwogen mix van QA en IV&V moeten samenstellen. Dit vergt een goed besef van de invloed van deze vormen van kwaliteitsborging bij de realisering van goede processen en bruikbare producten.
