Bisnez adviseur co-auteur van boek Rotterdam1
De afgelopen twee jaar heeft de gemeente Rotterdam met man en macht gewerkt aan ‘Rotterdam1’, een gemeentelijk megaprogramma dat de gemeente heeft veranderd naar één concern en de administratie van 17 voormalige diensten heeft gecentraliseerd in één organisatiebrede administratie.
Met de nieuwe manier van werken beschikt Rotterdam over een primeur in gemeenteland. Voor andere gemeenten die overwegen om een soortgelijke transformatie door te voeren, is er goed nieuws: Het hele project inclusief de ‘lessons learned’ is vastgelegd in een nieuw uitgegeven boek.
Centrale administratie
In 2010 riep de gemeente Rotterdam de ambitie uit om al hun administratieve processen in één organisatiebrede administratie samen te brengen. Destijds werkten veel van de afzonderlijke diensten nog met eigen administraties en systemen, met als gevolg dat het tijdrovend was om een eenduidig gemeentebreed beeld te krijgen van de financiële situatie. Bovendien zou de harmonisering van processen en systemen de transparantie en agility van de bedrijfsvoering ten goede komen en een kostenbesparing realiseren.
In de afgelopen jaren is intensief gewerkt aan het project door het projectteam (‘Rotterdam1’), bestaande uit zo’n 80 medewerkers van de gemeente Rotterdam en externe adviseurs, waaronder Bisnez Management, Bright & Company, Deloitte en PA Consulting Group. Na de afronding van de ontwerp- en bouwfase, werd de uitrol van de verschillende diensten medio vorig jaar begonnen. Aan de hand van de stap voor stap uitrol zijn de verschillende administraties op gefaseerde wijze gemigreerd naar het nieuwe systeem. De komende maanden houdt het projectteam de voortgang nauwlettend in de gaten en wordt het proces waar nodig aangescherpt.
Rotterdam1, één gemeente, eén organisatie, één administratie
In navolging van de conclusie van het megaprogramma – zo’n 9,000 medewerkers maken inmiddels gebruik van het nieuwe systeem – besloten de twee programmamanagers een boek te schrijven over het project. Auteurs zijn Gijs Gijzendorffen, werkzaam bij gemeente Rotterdam en Peter-Willem van Lindenberg, managing consultant van Bisnez Management. “Met de vorming van één organisatie en één administratie heeft Rotterdam de stap gezet naar een kleinere, daadkrachtige en wendbare organisatie. Veel publieke organisaties gaan de komende jaren deze stap ook zetten, daarom leek het ons goed om de Rotterdamse ‘lessons learned’ samen te vatten in een boek” aldus Van Lindenberg.
Het boek – getiteld ‘Rotterdam1’, één gemeente, één organisatie, één administratie’ – bestaat uit drie delen. Deel 1 geeft de achtergrondsituatie weer en de aanleiding voor de transitie. Deel II kijkt met name naar de projecttechnische kant van het programma, waaronder de organisatiestructuur, nieuwe processen en governance. Ook geeft het inzicht in de bereikte resultaten. Het laatste deel heeft een meer instrumenteel karakter en schetst de aanpak, de gebruikte methoden en de lessons learned.
Het boek over het programma Rotterdam1 is digitaal beschikbaar via deze pagina.
* Gijs Gijzendorffen heeft als ambtenaar gedurende de looptijd van het programma de rol van programmamanager vervuld. Hij was verantwoordelijk voor de juiste bestuurlijke inbedding van het programma en de communicatie richting ambtelijk en bestuurlijk opdrachtgever. Peter-Willem van Lindenberg (Bisnez Management) was als extern adviseur betrokken. Hij gaf leiding aan het programmateam Rotterdam1 en was verantwoordelijk voor de implementatie-aanpak en gebruikte methodes en interventies.
