Essent bouwt aan de werkplek van morgen: ‘Een kantoor moet meebewegen’
Essent is volop in beweging. Daar hoort een flexibele werkomgeving bij. De oude indeling van het kantoor in Den Bosch sloot daarom niet meer aan bij de manier van werken. In samenwerking met YNNO nam de energieleverancier het pand flink onder handen. Het resultaat: een duurzame werkomgeving die voortdurend kan meebewegen met toekomstige ontwikkelingen.
Het was een project met ambitie: Essent wilde een werkomgeving creëren die hybride samenwerking ondersteunt, teams verbindt en innovatie stimuleert. Ook moest de verbouwing zo duurzaam mogelijk, met veel bestaande materialen.
Het belangrijkste was echter dat het nieuwe kantoor flexibel zou worden: een adaptieve omgeving die eenvoudig kan worden aangepast zodra de snelle veranderingen binnen Essent daarom vragen.
Een mooie, heldere visie – maar hoe vertaal je die naar een toekomstbestendig kantoor? Essent heeft een eigen Facility Services-team, maar dat is bewust compact georganiseerd. Versterking was dan ook welkom.
Een multidisciplinair team van YNNO nam meerdere rollen op zich: projectmanagement rondom de realisatie, tijdelijke invulling van het workplace management, interne communicatie, verhuisbegeleiding en de evaluatie na oplevering.
Bricks, bytes, behaviour én belonging
Het traject – van de realisatie tot en met de verhuizing – bestond uit vier fasen. Integraliteit liep daarbij als rode draad door het hele project.
“We keken niet alleen naar bricks, bytes en behaviour, maar besteedden ook expliciet aandacht aan belonging: de zichtbaarheid van de Essent-identiteit in de ruimte”, aldus Sander de Jong, integraal projectmanager bij YNNO.
“Het kantoor bleef gedurende de hele verbouwing open zodat de medewerkers altijd een werkplek hadden.”
Om te zorgen dat het kantoor eenvoudig kan worden aangepast aan toekomstige veranderingen, koos Essent voor een generiek concept dat op elke verdieping terugkomt. Zo kunnen afdelingen zich verplaatsen zonder dat daar ingrijpende verbouwingen voor nodig zijn.
Op teamniveau werd gewerkt met vlekkenplannen – afdelingen worden aan bepaalde verdiepingen/zones toegekend zodat medewerkers elkaar gemakkelijk vinden en onderlinge samenwerking gestimuleerd wordt.
Hele verbouwing open
Die medewerkers waren ook tijdens de verbouwing gewoon welkom. “Het kantoor bleef gedurende de hele verbouwing open zodat de medewerkers altijd een werkplek hadden”, vertelt Koen Lukje, projectmanager YNNO.
Daarbij bleek gaandeweg het project al hoe passend het idee van een flexibel kantoorconcept is voor Essent: tussen de start en de oplevering groeide het personeelsbestand sneller dan verwacht, wat op drukke dagen leidde tot volle werkvloeren.
“De (door)ontwikkeling van de werkomgeving moet een terugkerend en integraal onderwerp op de agenda zijn.”
Jamie Douw, senior consultant bij YNNO, legt uit dat de gewenste flexibiliteit niet alleen in de inrichting zit, maar ook in de wijze waarop die wordt gebruikt. “In de evaluatiefase hebben we samen met managers oplossingen verkend die niet meteen fysieke aanpassingen vereisten. Denk aan het spreiden van aanwezigheid of het aanscherpen van werkafspraken.”
Continu in beweging
Inmiddels is de verbouwing voltooid. De ambities werden grotendeels circulair gerealiseerd: ruim 90% van het meubilair werd hergebruikt, evenals 70% van de vloerafwerking.
Daarmee is het project afgerond, maar cruciaal aan het concept is tegelijk dat het kantoor nooit helemaal af is. Na de afronding stelde YNNO dan ook meteen een plan op voor de doorontwikkeling – denk aan het aanscherpen van de werkafspraken, het monitoren van de bezetting en hierop acteren door de bezetting beter te spreiden door het pand.
“De (door)ontwikkeling van de werkomgeving moet een terugkerend en integraal onderwerp op de agenda zijn”, benadrukt Douw. “Niet als jaarlijkse exercitie, maar als een continu proces. Alleen dan houd je aansluiting bij wat mensen en teams écht nodig hebben om goed te kunnen werken.”
“Wij zijn continu in beweging”, beaamt Jan Klein Goldewijk, manager Facility Services & Real Estate bij Essent. “Je werkomgeving moet daar eigenlijk organisch in meebewegen.”
“Dat betekent dat we weg moeten bij grootschalige renovaties en toe moeten na een proces waarbij we continu de veranderingen binnen Essent scherp in de gaten houden en hele gerichte, slimme ingrepen doen”, legt hij uit. “Die zorgen dat ons kantoor onze medewerkers in staat blijft stellen om hun bijdrage aan de energietransitie te leveren.”
