Samenwerking tussen VertX en Stedin verbetert capaciteitsmanagement
Netbeheerder Stedin stond voor de uitdaging om zijn capaciteitsmanagement te optimaliseren. VertX bracht samen met Stedin de processen in de capaciteitsmanagementketen op orde om inzicht en structuur te creëren.
Stedin is de netbeheerder voor het grootste deel van Zuid-Holland en de provincies Utrecht en Zeeland. Het bedrijf zorgt ervoor dat ruim 2,3 miljoen huishoudens en zakelijke klanten over energie beschikken om te wonen, werken en ondernemen.
Omdat het verzwaren van het elektriciteitsnet veel tijd kost, terwijl de vraag naar capaciteit blijft stijgen, is het essentieel om de beschikbare netwerkcapaciteit zo efficiënt mogelijk te benutten. Dit vraagt om heldere processen en een goede samenwerking tussen verschillende afdelingen binnen Stedin, zodat knelpunten vroegtijdig worden gesignaleerd en effectief kunnen worden aangepakt.
Processen in kaart brengen, inrichten en modelleren
Pauline Nierich, processpecialist bij VertX, werkte samen met Stedin aan de optimalisatie van de capaciteitsmanagementprocessen. Het startpunt was het verkrijgen van een duidelijk overzicht van de processen en hun verantwoordelijken.
Samen met proceseigenaren en kennishouders bracht ze in kaart welke processen er zijn en hoe deze samenhangen. “Met behulp van value-stream mapping en interactieve sessies met interne stakeholders maakte ik de processen inzichtelijk”, vertelt Pauline. “Na de validatie met de proceseigenaar, startte ik met de modellering in Blue Dolphin.”
De inrichting van de processen op modelleringsgebied werd in samenwerking met onder andere de Solution Architects in kaart gebracht. ”De processen werden vervolgens volgens de BPMN2.0-methodiek vastgelegd. Daarnaast heeft een navigatieplaat, een visueel overzicht van de processen, geholpen om eindgebruikers een duidelijk overzicht te geven van de processen.”
Implementatie en borging
Om procesverbetering structureel te kunnen borgen, werkt Stedin nauw samen met verschillende ketens binnen de organisatie. Dit doen ze door diverse methoden en tools in te zetten die al in gebruik of zijn, of nog in ontwikkeling zijn om te gaan gebruiken.
Zo zijn er kennissessies waarin proceseigenaren inzicht krijgen in hun verantwoordelijkheden en diverse onderwerpen worden besproken, zoals feedback, wijzigingen of nieuwe processen. Ook vinden periodieke bilaterale gesprekken plaats om te bepalen of en waar aanpassingen nodig zijn. “Zo kunnen we continu zicht houden op eventuele veranderingen”, licht Pauline toe.
Daarnaast worden tijdens zogenaamde ‘Gemba Walks’ processen in de praktijk geobserveerd, waardoor knelpunten direct zichtbaar worden. “Tijdens een Gemba Walk wordt een specifiek proces geobserveerd en beoordeeld hoe dit intern wordt uitgevoerd. Afwijkingen van het beschreven proces worden genoteerd en kunnen leiden tot aanpassingen of extra training.”
“Tot slot biedt een Power BI-dashboard helder inzicht in de status en datakwaliteit per proces, zodat procesverbeteringen continu en effectief kunnen worden doorgevoerd.”
Grip en structuur in een dynamische keten
Met deze aanpak heeft Stedin een stevige basis kunnen leggen voor effectief procesmanagement binnen een continu veranderende omgeving.
“Door value-stream mappings uit te voeren, de architectuur in te richten, een navigatieplaat te ontwerpen en diepgaande inzichten in processen te creëren, werkt Stedin gericht aan meer structuur, overzicht en grip. Dit resultaat is cruciaal in een keten die voortdurend in beweging is”, rondt Pauline af.
