Waarom een Obeya Host cruciaal is voor effectieve besluitvorming
Veel organisaties richten een obeya in, maar vinden het lastig om de voordelen ervan echt tot leven te brengen. Volgens experts van VertX kan een goed getrainde Obeya Host hierin een cruciale rol spelen.
Obeya is een visueel managementsysteem dat organisaties helpt om focus aan te brengen en sneller besluiten te nemen door strategie, projecten en acties op één plek samen te brengen. Iedereen kijkt naar dezelfde informatie. Dat geeft overzicht, maakt afhankelijkheden zichtbaar en verbetert de afstemming.
Voorwaarde is wel dat de obeya goed wordt opgezet, geïmplementeerd en actief wordt gebruikt om te sturen. Uit onze ervaring bij VertX weten we dat een goed ingerichte obeya niet automatisch resultaat oplevert, omdat obeya zonder actieve begeleiding niet leidt tot betere besluitvorming.
Bij een organisatie waar wij recent betrokken waren, hing alles wat je verwacht: KPI’s, roadmaps en verbeterinitiatieven. Toch hielp de obeya onvoldoende bij voortgang en besluitvorming. De inhoud was op orde en het commitment aanwezig, maar één bepalend element ontbrak: een goed getrainde Obeya Host.
Waarom is de Obeya Host cruciaal?
De Obeya Host zorgt ervoor dat de obeya wordt gebruikt waarvoor die bedoeld is: beslissen, prioriteren en bijsturen. De host bewaakt het proces, stuurt op gedrag en zorgt dat sessies resultaat opleveren in plaats van discussies.
Een goede Obeya Host beschikt over faciliterende, sturende en interventievaardigheden. Hij of zij bewaakt de focus, stimuleert eigenaarschap, herkent groepsdynamiek en helpt teams om van overleg naar concrete besluitvorming te komen.
Daarnaast weet een goed getrainde Obeya Host precies hoe de Obeya effectief kan worden ingezet. Hij of zij coacht op gedrag en samenwerking, kiest op het juiste moment de meest passende interventie en houdt de aandacht gericht op doelen en afspraken.
Zonder deze rol dreigt de obeya al snel te veranderen in een ruimte vol informatie, maar zonder dat deze daadwerkelijk impact heeft.
De rol van de Obeya Host moet expliciet belegd worden, omdat deze specifieke vaardigheden vraagt en niet zomaar ‘erbij’ kan worden gedaan. Het begeleiden van de dynamiek in de obeya vraagt aandacht voor gedrag, structuur en voortgang. Als rollen niet goed zijn belegd of mensen niet goed zijn getraind, verliest de obeya zijn kracht.
De Obeya Host is daarmee geen bijzaak, maar een duidelijke verantwoordelijkheid.
Een artikel van VertX, een consultancybureau dat zich specialiseert in projectmanagement, business process management en data & analytics.
