VertX helpt TenneT bij inzicht in projectportfolio, capaciteit en werkdruk
De projectafdeling van netbeheerder TenneT speelt een centrale rol in de uitbreiding van de netcapaciteit. In samenwerking met VertX is gewerkt aan het vertalen van beschikbare data naar heldere inzichten en het verbeteren van processen.
De vraag naar netcapaciteit groeit explosief. Om deze groei het hoofd te bieden, moet TenneT het elektriciteitsnet niet alleen sneller uitbreiden, maar ook efficiënter benutten.
Om deze ambities van TenneT te realiseren, ging het regioteam West aan de slag met het verbeteren van de projecten- en capaciteitsplanning. In kaart werd gebracht: Wat moet er allemaal gebeuren? Welke projecten worden nu uitgevoerd? Welke projecten zitten in de pijplijn? Hoe verhoudt zich dat tot de beschikbare capaciteit? En wat wordt van de beschikbare capaciteit verwacht in taken en verantwoordelijkheden?
Een analysetraject heeft geleid tot een integraal inzicht in het projectportfolio in regio West. Dit inzicht is visueel toegankelijk gemaakt via een Power BI-dashboard dat eenvoudig te raadplegen is voor alle relevante stakeholders.
Tegelijkertijd werd gewerkt aan het verbeteren van de processen, met name rondom de informatie- en documentenstroom, en het creëren van meer transparantie en uniformiteit binnen teams.
Jeanine Haringsma en Lisa Muilwijk waren vanuit VertX betrokken bij deze verbeterprojecten. We stelden het tweetal vijf vragen over hun opdracht, rol en bijdrage, én de impact van de verbeteringen.
Wat was jullie rol bij TenneT?
Jeanine: “Ik ben 2,5 jaar geleden gestart bij TenneT als projectcoördinator en sinds maart 2024 heb ik mij specifiek gericht op het creëren van inzichten in werkdruk en capaciteit.”
“Binnen de Projectafdeling in regio West was een grote behoefte aan inzicht. Teamleiders vroegen: Wat doen we nu? Maar vooral: Welke projecten komen er nog op ons af? Ze wilden niet alleen weten hoe lopende projecten ervoor staan, maar ook wat er aan capaciteit nodig is om toekomstige projecten succesvol en conform planning uit te voeren.”
Lisa: “Bij TenneT richtte ik mij op het verbeteren van de procesefficiëntie, met een specifieke focus op de documentenstroom. Dit hield in dat ik de behoeften van één specifieke afdeling grondig analyseerde om verbeterpunten te identificeren en deze veranderingen door te voeren.”
Hoe zijn jullie te werk gegaan?
Jeanine: “We zijn gestart met een analyse van de bruto- en netto-inzetbaarheid van medewerkers per rol. Als je 1 fte volledig aan het werk bent, wil dat niet zeggen dat je voor 1 fte inzetbaar bent. Zeker als je nieuw bent bij TenneT, kan het even duren voordat je volledig bent ingewerkt.”
“We hebben gekeken hoe de huidige werkdruk zich verhoudt tot de beschikbare capaciteit. Wat gebeurt er als alle projecten in de pijplijn op de aangeefmomenten worden overgedragen? Wat betekent dat voor het projectportfolio en de resources?”
Lisa: “Ik begon met het verzamelen van inzichten om een duidelijk werkpakket op te stellen en te bepalen welke taken bij een specifieke rol binnen TenneT horen. Dit werkpakket is inmiddels ontwikkeld en wordt landelijk gehanteerd.”
“Daarnaast richtte ik me op taken die binnen een bepaalde rol minder efficiënt verliepen. We ontdekten al snel dat er behoefte was aan verduidelijking en uniformiteit, met name op het gebied van documentbeoordelingen. Daarom hebben we, samen met de projectteams, gezocht naar oplossingen om de processen te verbeteren en de consistentie binnen de projectteams te waarborgen.”
Welke oplossing hebben jullie ontwikkeld?
Jeanine: “We hebben data verzameld en een Power BI-dashboard ontwikkeld. Het dashboard geeft inzicht in het projectenportfolio van regio West, de bijbehorende mijlpalen en hoe dit zich verhoudt tot de resourceplanning, weggezet in de tijd. Deze inzichten uit het dashboard helpen TenneT om beter te kunnen voorspellen, knelpunten tijdig te signaleren en gericht maatregelen te nemen. Zo kunnen projecten voorspelbaar en beheersbaar worden gemaakt.”
Lisa: “Ook hebben we gewerkt aan het verduidelijken van verantwoordelijkheden en het vergroten van uniformiteit binnen de projectteams. We categoriseerden de verantwoordelijkheden en verplaatsten bepaalde taken van individuele rollen naar gezamenlijke groepsverantwoordelijkheden.”
“Daarnaast introduceerden we dus een dashboard waarmee informatie, die voorheen alleen beschikbaar was voor specifieke functies, nu toegankelijk werd voor alle teamleden en het management. Dit stelde hen in staat om belangrijke gegevens dagelijks of wekelijks te raadplegen, waardoor ze beter geïnformeerde beslissingen konden nemen en een duidelijker overzicht hadden van de voortgang en status van projectteams.”
Kunnen jullie een concreet voorbeeld geven van de impact?
Jeanine: “Ja, een inzicht was de werkverdeling tussen lead engineers en project engineers. Lead engineers waren overbelast, terwijl project engineers niet volledig werden ingezet. De data heeft dit zichtbaar gemaakt, waardoor het gesprek over de werkverdeling onder de engineers gevoerd kan worden. Met data creëer je niet alleen inzicht, maar start je ook het gesprek. Dat leidt tot echte vooruitgang.”
Lisa: “Een concreet voorbeeld is dat de producten die we allebei oorspronkelijk voor regio West ontwikkelden, nu landelijk worden uitgerold. Dit zorgt niet alleen voor verandering op regionaal niveau, maar heeft ook landelijk impact. Door verbeterde transparantie en uniformiteit is de werkdruk beter inzichtelijk geworden, wat de snelheid en effectiviteit van veranderingen heeft vergroot.”
“Een ander voorbeeld is de documentenstroom. Waar eerder een tiental mensen betrokken was bij de beoordeling, is dit teruggebracht naar vier medewerkers, wat de efficiëntie aanzienlijk verhoogt.”
Wat is jullie belangrijkste les uit dit project?
Jeanine: “Dat kleine aanpassingen een grote impact kunnen hebben. Iedereen wil grote sprongen maken, maar begin eerst eens klein. Dit project laat zien dat met inzicht processen efficiënter kunnen worden ingericht en werkdruk beter beheersbaar wordt.”
Lisa: “De belangrijkste les uit dit project was het belang van transparantie en uniformiteit binnen teams. Door duidelijke rollen en verantwoordelijkheden te definiëren, kunnen teams niet alleen efficiënter werken, maar ook sneller en effectiever reageren op veranderingen.”
“Het delen van informatie binnen alle lagen van de organisatie en het creëren van gezamenlijke verantwoordelijkheid waren essentieel voor het succes van de implementatie. Dit zorgde voor een betere samenwerking en een gestroomlijnde werkstructuur. Het geven van zulke inzichten bewijst dat een datagedreven aanpak werkt. Meer grip, minder verrassingen.”
