Improven helpt netbeheerder met verbetertraject slimme meterketen
Tim Hengeveld en Ymke van de Voort hebben recent bijgedragen aan een succesvol verbetertraject binnen de energiesector. Ze delen hun ervaringen over de opdracht, de rol van Improven en de geboekte resultaten.
De klant van Improven is een van de grootste netbeheerders van Nederland. Netbeheerders staan de komende jaren voor een enorme uitdaging: de energietransitie en het oplossen van de groeiende problemen rondom netcongestie.
Het project waarvoor Improven werd gevraagd richtte zich op het verbeteren van de slimme meterketen. Slimme meters vormen een belangrijke innovatie voor netbeheerders; ze verbeteren de service aan klanten, optimaliseren het proces voor het binnenhalen van meterstanden en verbeteren de onderhoudsprocessen.
Het incidentmanagementteam van de slimme meterketen is verantwoordelijk voor het analyseren van storingen en het identificeren van oorzaken. “Een grondige analyse bracht twee belangrijke knelpunten aan het licht”, vertelt Ymke: “Er waren veel onterechte storingsmeldingen, wat leidde tot ruis en vertraging in het proces, en de verwerking van storingen was suboptimaal, wat resulteerde in lange doorlooptijden.”
“Een verbetertraject werd gelanceerd, waarbij wij als Improven ondersteuning hebben mogen geven aan het projectteam”, geeft Tim aan.
Lean Six Sigma
Een van de kernprincipes die de consultants van Improven in het verbetertraject toepasten, was Lean Six Sigma, een populaire methode die wordt gebruikt voor het elimineren van verspilling.
Bij de netbeheerder gold: onterechte storingsmeldingen en lange doorlooptijden zorgden voor onnodige kosten en vertragingen in processen. “Met Lean Six Sigma konden we deze verspillingen niet alleen identificeren, maar ook structureel aanpakken”, vertelt Tim.
“We konden niet alleen de knelpunten oplossen, maar tegelijkertijd ook de processen verder optimaliseren”, vult Ymke aan. “Door storingen efficiënter te verwerken en slimmer te organiseren, konden we doorlooptijden verkorten en de prestaties verbeteren.”
DMAIC-model
Centraal in de aanpak stond ook het DMAIC-model. Dit model (de letters staan voor define, measure, analyse, improve en control) vormt een systematische, gestructureerde en op feiten gebaseerde methodiek om betere bedrijfsresultaten te halen.
Tim en Ymke lichten de aanpak nader toe. “In de eerste fase, define, hebben we het probleem scherp gesteld, projectdoelen geformuleerd en klantwensen opgehaald”, vertelt Ymke. “We brachten het proces in kaart, stelden een SIPOC op en bepaalden de projectscope.”
Uit deze analyse kwamen twee duidelijke focuspunten naar voren. Ten eerste het verminderen van onterechte storingsmeldingen, en ten tweede het verkorten van de doorlooptijd van incidenten. Ymke: “Deze focuspunten werden omgezet in key metrics, die de basis vormden voor de rest van het project.”
Vervolgens verzamelden de consultants in de tweede fase, measure, data om de huidige prestaties van het proces te begrijpen. “We bepaalden de doorlooptijd en het aantal terechte storingen als nulmeting”, legt Tim uit.
In de analyse-fase werden de oorzaken van de problemen grondig onderzocht, samen met het team. “We gebruikten verschillende analysemethoden, zoals het visgraatdiagram, de 5x waarom-methode en data-analyse, om kwantitatieve inzichten te koppelen aan de kwalitatieve bevindingen”, vertelt Ymke.
“Met deze inzichten ontwikkelden we in de improve-fase gerichte oplossingen”, gaat Tim verder. “We prioriteerden deze initiatieven met behulp van een impact-effort matrix – zo richtten we ons op acties met de grootste impact en haalbaarheid.”
De belangrijkste verbeteringen omvatten het optimaliseren van de business rules van het vorig jaar geïmplementeerde eventmanagementsysteem, om foutgevoelige handmatige taken verder te automatiseren en te verbeteren. Daarnaast is er geïnvesteerd in teambuilding om het vertrouwen en de samenwerking binnen het team te versterken.
Om meer inzicht en grip op het proces te krijgen, zijn in de laatste fase, control, structurele overleggen en dashboards geïntroduceerd. Ook is een verbeterbord ingevoerd waarop het team verbeteracties en de voortgang visueel bijhoudt. “Dit stimuleert continue optimalisatie en vergroot het eigenaarschap binnen het team”, legt Ymke uit.
Het projectteam ging vervolgens aan de slag met deze verbeteringen, waarbij er aandacht was voor de benodigde veranderingen in zowel de processen als manieren van werken. Ook werd zorggedragen dat de verbeteringen daadwerkelijk worden geborgd binnen de organisatie. “Er zijn onder meer controlemechanismen ingevoerd, zodat de verbeteringen ook echt blijvend zijn”, geeft Tim aan.
Resultaat
Na negen maanden van werken met de nieuwe processen zijn metingen uitgevoerd om een goed beeld te krijgen van de concrete resultaten. Zo ligt door het verminderen van onterechte meldingen het aantal storingsincidenten nu 58% lager dan bij de eerste meting (de baseline) en is de doorlooptijd van incidenten met maar liefst 80% teruggebracht.
“Het project bij de netbeheerder heeft opnieuw laten zien hoe de combinatie van continu verbeteren, procesdenken en data-analyse kan leiden tot krachtige resultaten”, blikt Tim tevreden terug. “En met Lean Six Sigma zijn niet alleen directe verbeteringen gerealiseerd, maar is ook een sterke basis gelegd voor blijvende vooruitgang”, aldus Ymke.
