Berenschot begeleidt Eneco Energy Trade bij procesverbetering
Binnen Eneco houdt de unit Energy Trade zich bezig met de inkoop en levering van energie in Nederland, België, Duitsland en het Verenigd Koninkrijk. Om te zorgen dat de afdeling zich de komende jaren goed kan blijven ontwikkelen, wordt gewerkt aan het verder optimaliseren van de processen. Berenschot ondersteunt het traject.
De afgelopen jaren groeide het duurzame portfolio van Eneco Energy Trade hard, waarmee het binnen dit segment uitgroeide tot één van de leidende partijen in de regio Noordwest-Europa.
Een mooie ontwikkeling voor de afdeling, die wel nieuwe uitdagingen met zich meebrengt. Om de toekomstbestendigheid van Energy Trade te verstevigen, werd Berenschot gevraagd te adviseren over de volwassenheid van de organisatieprocessen en vervolgens te ondersteunen bij het daadwerkelijk optimaliseren van de processen.
Volwassenheid in beeld
De eerste stap bestond uit het in kaart brengen van de huidige organisatieprocessen, om zo het optimalisatiepotentieel helder te krijgen en te identificeren waar momenteel de grootste risico’s zitten. Daarbij werden aanvullende kpi’s gedefinieerd om meer sturing te geven binnen de processen.
Vervolgens ontwikkelde Berenschot een volwassenheidsscan, gebaseerd op de vijf volwassenheidsniveaus van operational excellence. Zo kon worden achterhaald waar het meeste verbeterpotentieel zit.
De scan beoordeelde de operationele processen van Energy Trade aan de hand van 28 parameters, waaronder de duidelijkheid van rollen en verantwoordelijkheden, IT-ondersteuning en procesefficiëntie.
“De volwassenheidsscan fungeerde daarbij als leidraad”, vertelt Floor van Lunen, consultant bij Berenschot. “Op basis van de uitkomsten hebben we gezamenlijk een roadmap opgesteld, aan de hand waarvan Energy Trade aan de slag kon met de gesignaleerde verbetermogelijkheden.”
“Vindt een aantal processtappen plaats op dezelfde afdelingen, dan kan het handiger zijn om hier één stap van te maken in een workflow.”
Samen met de betrokken afdelingen keek Berenschot naar de achterliggende oorzaken van bottlenecks en hoe deze opgelost konden worden. Dit leidde tot een roadmap die Energy Trade handvatten geeft om structureel te werken aan procesverbetering.
Workflowmanagement
Eén van de eerste speerpunten uit de roadmap was het verbeteren van workflowmanagement. “Bij het opzetten van een workflowmanagementtool is het belangrijk aandacht te besteden aan de stap van proces naar workflow. Want hoewel een workflow en een proces op elkaar lijken, zijn ze wezenlijk anders”, stelt Mathijs van Poll, consultant bij Berenschot.
“In de vertaling van het proces naar de workflow redeneer je vanuit de actoren. Vindt bijvoorbeeld een aantal processtappen plaats op dezelfde afdelingen – lees: dezelfde actor – dan kan het handiger zijn om hier één stap van te maken in een workflow.”
In nauwe samenwerking met de afdelingen en betrokken medewerkers werden workflows per proces uitgewerkt en samengevoegd in één overkoepelend systeem. Dit leidde tot betere samenwerking en meer overzicht.
“Daarbij hebben we zes afdelingen en drie processen samengevoegd in één workflow. Dat gaf teams inzicht in elkaars werk en de voortgang daarvan”, zegt Van Poll. “Bovendien vergemakkelijkt het werken met één systeem de overdracht van de ene naar de andere afdeling. Zo hebben we een inhoudelijk ingewikkeld proces met veel stakeholders overzichtelijk weten te maken.”
Vervolgstappen
Met de afronding van het workflowmanagementproject afgelopen oktober, richt Energy Trade zich nu op de implementatie van andere operational excellence-tools. Hieronder vallen bijvoorbeeld dashboarding voor realtime inzicht in kpi’s en een allesomvattend CRM-systeem.
