DCE Consultants: Lean als medicijn, placebo of vergif

In de zoektocht om kosten te besparen en de klanttevredenheid te verhogen zetten bedrijven steeds meer in op procesverbetering. Aan de basis van dergelijke verbeteringstrajecten staan meestal de procesverbeteringsmethodes van Lean en Six Sigma. Gesteund door behaalde successen hebben veel bedrijven inmiddels deze methodes omarmd als hét medicijn bij haperende organisatiefitheid. Toch brengt Lean Six Sigma (LSS) niet altijd de gewenste conditieverbetering. In bepaalde gevallen werkt het als placebo of zelfs als puur vergif stelt DCE Consultants.
 
In de whitepaper ‘Is Lean het juiste medicijn voor uw organisatie om weer fit te worden?’ onderscheidt het adviesbureau drie scenario’s die kunnen voortkomen uit een Lean Six Sigma project.
 
Scenario 1: Lean Six Sigma als werkend medicijn
De organisatie ontdekt het belang van processen. Processen krijgen daarom meer aandacht waardoor bewustwording ontstaat dat toegevoegde waarde voor de klant essentieel is. De samenhangende activiteiten moeten deze toegevoegde waarde realiseren. Dit is het moment dat er behoefte komt aan het methodisch verbeteren van processen. Als dan de keuze op LSS valt, worden grote verbeteringen gerealiseerd. Er is tot dan toe niet of nauwelijks procesmatig naar verbeteringen gekeken. Daarom liggen verbeteringen voor het oprapen. LSS is in deze situatie dus een goede keuze en het juiste medicijn.
 

 
Scenario 2: Lean Six Sigma werkt als placebo
De organisatie is al geruime tijd bezig processen te verbeteren. Vol enthousiasme is met LSS gestart, maar de laatste tijd blijven de werkelijke resultaten achter bij de beloofde resultaten. Hoe komt dit? Procesverbeteringen zorgen ongemerkt voor een meer procesgerichte aanpak. Daar hoort een andere cultuur bij. Een cultuur waarin mensen meer rechtstreeks communiceren en elkaar (durven) aanspreken. De manager is in die cultuur een teamcoach die de richting aangeeft. Een resultaat gerichte cultuur met op feiten gebaseerde besluiten. Als die cultuuromslag niet gemaakt wordt, werkt een procesverbetering niet meer echt. Zonder cultuurverandering geeft LSS dan niet meer de gewenste situatie. LSS is in zo’n geval een placebo. De organisatie voelt zich door het gebruik van het medicijn een tijdje weer goed, maar echte fitheid blijft uit. In werkelijkheid werkt het medicijn niet meer en is de organisatie er resistent voor geworden.
 
Een goede procesverbeteraar neemt cultuuraspecten mee in het vernieuwde procesontwerp, maar het blijft suboptimalisatie. Verandering van cultuur en bedrijfsvoering zijn het werkende medicijn.
 
Scenario 3: Lean Six Sigma werkt als vergif
De organisatie heeft, in pogingen om aan de klantwens te voldoen, veel kleine aanpassingen en bypasses in het proces aangebracht. Er worden systemen gebruikt die nauwelijks zijn aan te passen. Daarom is er veel gebruik van Excel en andere toepassingen. In deze situatie is analyse van het bestaande proces ondoenlijk en heeft deze weinig toegevoegde waarde. Medewerkers hebben een verschillend beeld van het proces. De analyse leidt tot een procesbeschrijving die óf als onvolledig wordt beschouwd óf als complex en onherkenbaar. Dit laatste ontstaat als de procesdelen, die door de verschillende medewerkers worden doorlopen, in de beschrijving worden samengevoegd.
 
In het ergste geval optimaliseert de organisatie met LSS in deze situatie juist die zaken die eigenlijk verwijderd moeten worden. Door de complexiteit lijkt het of procesverbetering plaatsvindt, maar in werkelijkheid wordt de complexiteit groter. Er zijn weinig mensen tevreden met het resultaat. Het toepassen van een traditionele LSS aanpak is in deze situatie het vergif dat het gewenste resultaat steeds verder laat wegzakken.

Een andere aanpak is hier nodig. Niet het huidige proces wordt als uitgangspunt genomen, maar de producten / diensten die gerealiseerd worden. Zij vormen de basis voor de transformaties die binnen de organisatie noodzakelijk zijn om het product of de dienst voort te brengen. Zo kan een proces getransformeerd worden dat alle voordelen van LSS in zich heeft. Transformatie naar een gewenst proces zonder de ballast van het huidige proces is in deze situatie het werkende medicijn.