Werken vanuit zelforganisatie: Heldere doelen, meer transparantie en snelle besluitvorming
Hoe blijf je als organisatie wendbaar en toekomstbestendig? En hoe werk je als team van professionals vanuit een basis van gelijkwaardigheid en autonomie met elkaar? Lorenz werkt vanuit zelforganisatie, waardoor het gehele team voortdurend kan bijsturen in wat er nodig is – niet alleen intern, maar juist ook in de dienstverlening naar klanten.
Lorenz is een expertbureau dat gemeenten en zorgorganisaties ondersteunt bij transities binnen het sociaal domein. “Met onze opdrachtgevers ontwikkelen we resultaatgerichte, duurzame en praktische oplossingen”, zegt Daniëlle den Outer, operationeel directeur bij Lorenz.
Intern opereert Lorenz met een bijzonder organisatiemodel. “We werken vanuit zelforganisatie. Onze medewerkers krijgen een hoge mate van vrijheid in handelen door duidelijke verantwoordelijkheid. Medewerkers nemen zelfstandig besluiten vanuit hun rol, zijn expert in hun eigen vakgebied en een volger in het vakgebied van anderen.”
“Zelforganisatie biedt een structuur aan samenwerken vanuit talenten, expertise en rollen. Er wordt gebruikgemaakt van een ieders kennis, ervaring en expertise. We maken daarmee optimaal gebruik van collectieve intelligentie. Wij gebruiken het besturingsmodel holocracy, dat bewust afstand neemt van het traditionele top down management en de autoriteit belegt bij iedereen in de organisatie.”
Daniëlle legt uit dat zelforganisatie een strategische keuze is die een organisatie maakt. Het is volgens haar wel belangrijk dat je zelforganisatie als gehele organisatie omarmt en dat je het uitvoert op de manier waarop het bedoeld is, met een professioneel besturingssysteem als holacracy inclusief ondersteunende software.
“De structuur biedt duidelijkheid door de purpose, taken en verantwoordelijkheden van de verschillende rollen te beschrijven. Door het communiceren met elkaar vanuit rollen creëer je als team een gemeenschappelijke taal. Dit is een mooie, maar ook belangrijke, toevoeging om als team met elkaar in verbinding te blijven ten aanzien van het gemeenschappelijke doel van de organisatie. Hierin zijn wij koploper: zoals wij het volledig hebben ingericht – dat doen niet veel bedrijven.”
Nieuwsgierig naar meer
Bij de adoptie van zelforganisatie en de ontwikkeling hierin van het team krijgt Lorenz ondersteuning van Developland. Volgens Gwen de Vries, medeoprichter van Developland, zijn er inderdaad niet veel organisaties die ervoor kiezen om helemaal voor zelforganisatie te gaan. Het valt volgens haar niet mee om de hele transitie in één keer te doorlopen.
“Zelforganisatie geeft een hoge mate van vrijheid en verantwoordelijkheid, maar vraagt ook om persoonlijk leiderschap en eigenaarschap. Dit moet bij je passen.”
– Daniëlle de Outer
“We maken vooral mee dat er steeds meer elementen uit zelforganisatie omarmd worden door een team, een afdeling of een organisatie”, vertelt Gwen. “Het start vaak met ‘iets’ wat niet lekker loopt in de samenwerking, bijvoorbeeld eindeloze discussies aan de vergadertafel, mensen in een team die niet betrokken lijken of een manager die het structureel te druk heeft waardoor er geen aandacht is voor het team. Als mensen eenmaal merken dat iets uit zelforganisatie goed werkt, worden ze nieuwsgierig naar meer.”
Misvattingen over zelforganisatie
Er zijn veel misvattingen over wat een zelforganisatie is, bijvoorbeeld het idee dat je met zelforganisatie alle structuur loslaat. “Dat is niet waar”, zegt Gwen. “Je hebt ook binnen zelforganisatie duidelijke afspraken te maken en daar een structuur aan te koppelen.”
“Een andere misvatting is dat iedereen binnen zelforganisatie gelijk is. Dat kan natuurlijk helemaal niet. We brengen allemaal onze eigen expertise, interesses en talenten mee naar de werkvloer, daarin zijn we verschillend. Als mens zijn we echter gelijkwaardig.”
“Het is ook niet zo dat iedereen over alles mag beslissen. Het werk wordt verdeeld over verschillende rollen. Heb je een rol toebedeeld gekregen? Dan mag je vanuit die rol je eigen keuzes maken. Afgebakende, gedelegeerde bevoegdheden dus in plaats van een leidinggevende die alle besluiten neemt.”
Effectiever samenwerken
Developland gelooft dat iedere werkomgeving een inspirerende en energie-gevende plek kan zijn. Gwen: “We helpen teams en organisaties bij het creëren daarvan, zowel aan de gedragkant vanuit collectief leiderschap – samen weet je meer dan één – als vanuit de organisatorische kant.”
“Zelforganisatie, of elementen daarvan, helpen heel goed bij het effectiever samenwerken. Zelforganisatie en collectief leiderschap versterken elkaar enorm. Wij noemen dat de ritssluiting.”
Betrokken en gemotiveerde medewerkers
Het levert Lorenz veel op, en dat komt met name omdat het voor iedereen in de organisatie heel helder is wie waarvoor verantwoordelijk is. Door de duidelijke rolomschrijvingen en verantwoordelijkheden weet iedereen waar hij of zij aan toe is.
“We weten wat we met elkaar te doen hebben om onze klanten nog beter te kunnen bedienen. We zijn een bevlogen team en er is veel ruimte voor eigen inbreng en creativiteit”, zegt Daniëlle.
Bij Lorenz duren de werkoverleggen niet langer dan nodig, er komen duidelijke acties uit voort en de notulen komen bij iedereen in de mail-inbox. Dit zorgt voor veel transparantie en snelle besluitvorming.
“We weten van elkaar waar iemand mee bezig is. Zelforganisatie zorgt voor transparantie, en dat er altijd een voorwaartse beweging wordt gemaakt. Een optelsom van kleine stappen leidt meestal tot een beter resultaat dan grootse, vooraf goed uitgedachte plannen”, vertelt Daniëlle.
“In een continu veranderende wereld is stilstaan geen optie”, legt ze uit. “Door iedereen in de organisatie in staat te stellen verbeteringen te realiseren, opereert de organisatie effectiever en zorgen we niet alleen dat medewerkers betrokken en gemotiveerd blijven, maar borgen we ook voor optimale dienstverlening richting onze klanten.”
Rollen die bij je passen
Van medewerkers vraagt het om moed om in te stappen en om deze vorm van werken aan te gaan. “Je moet willen leren en meebewegen”, zegt Daniëlle. “De meesten van ons zijn opgegroeid in hiërarchische (werk)omgevingen. Zelforganisatie vraagt je om verantwoordelijkheid te nemen. Waar loop je tegenaan, wat kan er beter en wat heb je nodig zijn vragen die regelmatig aan iedereen worden gesteld, en dan gaan we daarmee aan de slag.”
“Medewerkers worden blij door de duidelijkheid die er is en het oplossend vermogen dat in ieders rollen ligt. Iedereen doet werkzaamheden die echt aansluiten bij zijn of haar talenten. Hierdoor heeft iedereen rollen die bij ze passen.”
De andere kant is ook dat het wennen is aan werken in zo’n nieuw systeem. “Met name in het begin kan het frustrerend zijn, omdat mensen het ingewikkeld vinden. Je bent niet lang aan het woord tijdens overleggen, dat is in het begin ook even wennen.”
Oude patronen van je afschudden
Gwen herkent dat het even wennen is voor medewerkers aan de nieuwe werkvormen, maar met de juiste begeleiding lukt dat goed. “Wanneer ze het zelf moeten doen, gaan in het begin regelmatig dingen toch wat stroef en moeizaam. Het is heel logisch dat dit gebeurt. Het is best een grote verandering ten opzichte van hoe de meeste mensen gewend waren te werken. We richten ons bij Developland daarom ook sterk op het opleiden van mensen binnen de organisatie die de werkvormen verder kunnen brengen.”
“Er is meer eigenaarschap bij ieder individu en door duidelijkheid en openheid kan iedereen ook breder meekijken dan alleen de eigen rol.”
– Gwen de Vries
“We hebben zelf als organisatie in het begin ook gemerkt dat het niet altijd eenvoudig is om oude patronen zomaar van je af te schudden. Het vraagt om tijd en geduld. Dit kan soms wel een jaar duren. De reacties op de nieuwe werkvormen zijn, ondanks het wennen, toch vooral heel positief en gedurende de tijd steeds positiever.”
Een waardevol partnerschap
Lorenz vindt in de samenwerking met Developland een waardevolle strategische partner rondom organisatieontwikkeling door teamontwikkeling. Developland zorgt voor een ervaren blik van buiten, die meekijkt in het team. Daniëlle: “Het is belangrijk om een partner met kennis te hebben over een systeem waarin wij aan het leren zijn. Samen kijken we waar wij als organisatie kunnen verbeteren.”
“De ondersteuning die wij bieden wordt afgestemd op de vraagstukken die bij de klant leven, en is op maat”, geeft Gwen aan. “We introduceren de werkvormen beetje bij beetje tijdens workshops, we begeleiden bij het werken met de nieuwe werkvormen en we leiden mensen op om de borging binnen de organisatie te versterken. Dit proces wordt vaak gecombineerd met teamcoaching en samenwerken vanuit talenten.”
Samenwerken belangrijkste sleutel tot succes
Met zelforganisatie haal je een hoop gedoe weg uit de samenwerking, aldus Gwen, en werken wordt leuker, bijvoorbeeld doordat besluitvorming makkelijker wordt. Ze kan veel redenen geven waarom het vanuit zelforganisatie leuker werken is. Sterker nog: ze raakt er niet over uitgepraat.
“De huidige tijd vraagt van ons allemaal om wendbaar te zijn en met nieuwe, innovatieve ideeën te komen. Je zult daarom alle krachten moeten bundelen om daaraan te voldoen. Samenwerken is in deze tijd de belangrijkste sleutel tot succes. Hoe beter je dat doet, hoe meer je als organisatie kunt profiteren van alle wijsheid, expertise, kennis en ervaring die mensen met zich meebrengen.”
“Een traditionele hiërarchie biedt te weinig ruimte om al dat potentieel te benutten. Zelforganisatie en collectief leiderschap zijn in mijn ogen daar een heel passende oplossing voor.”
