Procesoptimalisatie als oplossing voor het talenttekort
Organisaties nemen allerlei maatregelen om het tekort aan talent aan te pakken, van flitsende recruitmentcampagnes en omscholing tot het inhuren van externen. Het is echter slimmer om te zorgen dat je met je huidige personeel meer werk kunt verzetten, schrijft Steven Volders van Violet88.
Nederland kampt met een flink personeelstekort dat naar verwachting zal aanhouden en zelfs verergert. Het CBS voorspelt dat er in 2027 een tekort zal zijn van ongeveer 450.000 werknemers.
Dit tekort wordt veroorzaakt door vergrijzing en een snel economisch herstel na de Covid-19-pandemie. 40% van de ondernemers geeft zelfs aan dat het personeelstekort momenteel de grootste belemmering is voor hun onderneming.
Dit tekort gaat voorlopig nergens heen. Volgens de prognose van onderzoeksinstituut NIDI zal het omslagpunt pas over 30 jaar plaatsvinden.
De (baby)boomers, oftewel de grote golf mensen die geboren werden in de eerste tien jaar na de oorlog, zijn aan het pensioneren. De aanwas van jonge werkenden wordt echter niet groter. We kunnen er dus niet op rekenen dat iedere vertrekkende oudere wordt opgevolgd door een nieuwe, jonge werkende.
De beroepsbevolking zal kleiner worden, terwijl de vraag naar werkenden groter is. De druk op onze arbeidsmarkt neemt toe en dit vraagt om veranderingen in onze manier van werken.
Waarom alleen maar meer mensen binnenhalen niet meer voldoet
Groei betekende vroeger meer sales binnenhalen, verkopen en groter worden als bedrijf. Tegenwoordig zie je dat veel bedrijven proberen groeien door te optimaliseren en het werk met minder mensen te doen.
Als je als bedrijf alleen maar meer werknemers binnenhaalt zonder je interne processen te optimaliseren, stuit je op een gegeven moment op het plafond. Zonder (tegelijkertijd) je processen te optimaliseren ontstaat een loop:
- Meer mensen: denk aan administratie, klantenservice en productiepersoneel. Elk nieuw teamlid betekent ook meer managementlagen en verhoogde coördinatiekosten.
- Meer kantoorplekken: denk aan de noodzaak voor meer werkruimten, extra vergaderzalen, grotere kantinefaciliteiten en meer kantoorbenodigdheden zoals computers en bureaustoelen.
- Meer sales: denk aan de verhoogde belasting van je logistieke keten, extra magazijnruimte, meer transportmiddelen en een groter voorraadbeheer.
- Meer mensen: de loop herhaal zich, want meer mensen zijn nodig…
Wanneer (exponentiële) groei niet goed beheerd wordt, kunnen er problemen ontstaan:
Verhoogde operationele kosten
Personeels-, kantoor- en logistiekkosten kunnen snel stijgen bij groei, wat de winstmarges verkleint en cashflowproblemen kan veroorzaken, met risico op financiële instabiliteit en insolventie.
Inefficiënties en bottlenecks
Zonder goede organisatie ontstaan inefficiënties en bottlenecks, wat de snelheid en kwaliteit van werk vermindert, leidt tot slecht getraind personeel en een overbelast klantenserviceteam.
Hoge werkdruk en verzuim
Toegenomen werkdruk kan leiden tot hogere verzuimcijfers en personeelsverloop. Langdurige hoge druk kan burn-outs veroorzaken en de productiviteit en het moraal verlagen, wat de werkdruk verder verhoogt.
“Procesoptimalisatie komt vrijwel altijd op hetzelfde neer: meer doen met minder middelen.”
Efficiënter werken met procesoptimalisatie
Het is dus duidelijk, we moeten meer dan alleen meer werknemers binnenhalen. Duurzaam te werk gaan en efficiënt werken zijn noodzakelijk geworden in het huidige tijdperk. Dit houdt in dat er geïnvesteerd moet worden in het stroomlijnen van interne workflows en systemen. Enkele voordelen van procesoptimalisatie kunnen zijn:
- Verhoogde efficiëntie: Door processen te optimaliseren kunnen middelen beter benut worden. Dit vervangt de noodzaak om meer personeel aan te nemen.
- Betere werkomgeving: Een efficiënte werkomgeving draagt bij aan het welzijn van de werknemers. Dit resulteert in minder verzuim en een hogere werknemerstevredenheid.
- Kostenbesparing: Door inefficiënties te verminderen kunnen kosten bespaard worden. Zowel directe als ook indirecte kosten kunnen hierin meegenomen worden.
- Hogere klanttevredenheid: Wanneer processen geoptimaliseerd zijn, kan er sneller en nauwkeuriger aan de behoeften van hun klanten voldaan worden. Dit resulteert in hogere klanttevredenheid omdat klanten op tijd de juiste producten of diensten ontvangen zonder fouten of vertragingen.
Inzet van procesoptimalisatie
Procesoptimalisatie is een veelzijdig begrip, maar komt vrijwel altijd op hetzelfde neer: meer doen met minder middelen. Deze middelen kunnen variëren tussen tijd, geld en goederen. Er is geen gouden standaard voor optimalisatie, maar er is een aantal manieren waar iedere organisatie op een eigen manier van kan profiteren, waaronder digitaliseren en automatiseren.
Digitaliseren
Digitalisering houdt in het omzetten van fysieke documenten en processen naar een digitaal formaat, gebruikmakend van technologieën om informatiebeheer, procesoptimalisatie en communicatie te verbeteren. Dit vermindert papieren rompslomp, vereenvoudigt toegang tot informatie, versnelt besluitvorming en verhoogt efficiëntie.
Data-analysetools halen inzichten uit online gegevens, helpen patronen en trends te identificeren en ondersteunen strategische beslissingen en klantinzicht.
Een succesvol voorbeeld is Nike, dat een digitale transformatie onderging met een app die klanten helpt bij schoenkeuze via been-scans, wat de klantervaring en productontwikkeling verbetert. Nike digitaliseerde ook 6.000 schoenmaterialen voor efficiëntere ontwerpen.
Automatiseren
Automatisering vervangt menselijke arbeid door technologie en machines, variërend van eenvoudige taken zoals e-mailautomatisering tot complexe productieprocessen uitgevoerd door robots. Dit verhoogt de operationele efficiëntie, vermindert fouten en verlaagt kosten, terwijl medewerkers zich kunnen richten op taken waar de menselijke creativiteit voor nodig is.
Automatisering zorgt ook voor schaalvoordelen, waardoor bedrijven kunnen groeien zonder significante extra middelen, en systemen kunnen 24/7 werken voor snellere markt- en klantrespons. Mercy Health gebruikte robotic process automation om routinetaken te automatiseren, wat leidde tot verhoogde efficiëntie, nauwkeurigheid en een besparing van $3 miljoen in het eerste jaar met een ROI van 6,7.
