De kracht van design thinking in procesoptimalisatie

09 juli 2024 Consultancy.nl 5 min. leestijd
Profiel
Meer nieuws over

Steeds vaker wenden procesexperts zich tot design thinking om procesoptimalisatie nauwer te laten aansluiten op de wensen van de ‘klant’. Experts van Improven leggen uit hoe de methodiek (en mindset) kan fungeren als een aanvulling op de traditionele manier van werken.

Bij een groot waterschap in het zuiden van het land werd gevraagd om optimalisatie van het bestelproces. Door onrechtmatige inkopen in het verleden waren de controles strak aangescherpt, waardoor de doorlooptijd van een eenvoudige bestelling soms zelfs opliep tot 30 dagen. Dit is vervelend wanneer er onderdelen nodig zijn om een haperend gemaal te repareren.

Vanuit een traditionele procesoptimalisatiemethodiek is het bestelproces onder de loep genomen en geprobeerd verspilling te minimaliseren. Ondanks deze inspanning bleef de doorlooptijd met vijftien dagen nog steeds vrij lang, vooral wanneer overstromingen dreigen. Het was tijd voor een nieuwe benadering van het probleem.

De kracht van design thinking in procesoptimalisatie

Organisaties kunnen hun doelen op diverse manieren bereiken. Echter, traditionele benaderingen van procesoptimalisatie richten zich vaak op het probleem zonder voldoende aandacht te besteden aan de behoeften van eindgebruikers. Het resultaat? Oplossingen die niet altijd de kern van het probleem raken.

In het geval van het waterschap, waar het bestelproces 30 dagen kon duren, was het duidelijk dat een nieuwe aanpak nodig was om de doorlooptijd aanzienlijk te verkorten.

Design thinking

Vanuit het oogpunt van procesoptimalisatie zien we dat de methodiek van design thinking waarde kan toevoegen door zijn mensgerichte en innovatieve benadering bij het oplossen van problemen. Daarom pleiten wij bij Improven voor een integrale aanpak die verder kijkt dan traditionele methodes van procesoptimalisatie.

Design thinking omvat een stapsgewijze aanpak waarbij voortdurend wordt vastgesteld of de eindgebruiker centraal blijft staan. Bij elke stap die wordt doorlopen bij het toepassen van design thinking stellen we onszelf de vraag: Hebben we de kern van het probleem te pakken en voldoet de voorgestelde oplossing aan de behoeften van de klant?

Design thinking is daarom niet alleen een methodiek, maar ook een mindset. Om vooroordelen te vermijden en de eindgebruiker beter te begrijpen, is het essentieel om je in hun schoenen te verplaatsen. Deze mindset bevordert innovatie en co-creatie en helpt patronen te doorbreken.

Design thinking als methode voor innovatieve oplossingen

GE Healthcare is een goed voorbeeld van een organisatie die design thinking heeft ingezet om zowel de gebruikerservaring als de processen in ziekenhuizen te optimaliseren. In nauwe samenwerking met zowel het ziekenhuispersoneel als de patiënten hebben zij oplossingen ontwikkeld voor diverse pijnpunten, variërend van lange wachttijden tot angst bij behandelingen.

Concreet hebben ze bijvoorbeeld de fysieke ruimtes in ziekenhuizen herontworpen met behulp van kleurgebruik en verbeterde behandelvoorlichting. Door deze aanpassingen konden ze de omgeving gebruikersvriendelijker maken, wat direct bijdraagt aan het welzijn van patiënten.

“Design thinking biedt de mogelijkheid om processen fundamenteel opnieuw te ontwerpen.”

Door te luisteren naar de behoeften en ervaringen van zowel het personeel als de patiënten, konden ze gerichte oplossingen ontwikkelen die de algehele patiëntervaring aanzienlijk verbeterden. Dit voorbeeld van GE Healthcare illustreert op praktische wijze hoe design thinking kan leiden tot tastbare en effectievere oplossingen.

Design thinking als aanvulling op de traditionele aanpak

Naast het gegeven dat traditionele methoden voor procesoptimalisatie niet altijd de kern van het probleem aanpakken, richten ze zich vaak op het verbeteren van bestaande processen. Design thinking daarentegen streeft naar disruptieve innovatie door problemen op een volledig nieuwe manier te benaderen.

Deze aanpak onderscheidt zich door zijn creatieve en mensgerichte benadering van probleemoplossing, waardoor organisaties meer mogelijkheden krijgen om op een innovatieve manier met hun processen aan de slag te gaan. De integratie van design thinking met traditionele methoden leidt tot een breder scala aan oplossingen, mits er ruimte is om buiten de bestaande kaders en processen te denken.

Met andere woorden: bij design thinking wordt fundamenteel heroverwogen hoe een proces werkt en zou kunnen werken, wat kan leiden tot ingrijpende veranderingen. Binnen deze methodiek wordt gebruikgemaakt van iteraties om oplossingen te ontwikkelen. Hierbij ligt de nadruk vaak op volledig nieuwe oplossingen, waarbij gebruikersbehoeften en creativiteit centraal staan.

Design thinking komt het beste tot zijn recht wanneer de organisatie voldoende ruimte biedt, zonder al te veel beperkingen.

Traditionele projectmatige procesverbeteringen zijn vaak analytisch en datagedreven. Design thinking legt daarentegen meer nadruk op empathie, gebruikersfeedback en creatieve probleemoplossing. Design thinking begint vaak met een diepgaande verkenning van de gebruikerservaring, waarbij de focus ligt op het kwalitatief begrijpen van menselijke emoties en ervaringen die achter de data schuilgaan.

Design thinking-technieken kunnen bovendien zeer goed worden toegepast in de beeldvorming- en optimalisatiefase van projectmatige verbeteringen om meer innovatieve en gebruiksvriendelijke oplossingen te ontwikkelen.

Kortom, design thinking kan een waardevolle aanvulling zijn op de traditionele methoden voor procesoptimalisatie door een gebruikersgerichte en innovatieve benadering te introduceren. Terwijl traditionele methoden zich richten op het optimaliseren van bestaande processen, biedt design thinking de mogelijkheid om processen fundamenteel opnieuw te ontwerpen, vaak met een frisse blik op wat mogelijk is en wat gebruikers daadwerkelijk nodig hebben.

En het waterschap? Dat gooide het bestaande bestelproces overboord en analyseerde eerst wat echt nodig was voor zowel eindgebruikers als de organisatie. Door heldere doelen te stellen en oplossingen te vinden die zowel snelheid als rechtmatigheid dienden, werd het bestelproces teruggebracht tot maximaal twee dagen en voor kleine bestellingen zelfs bijna nihil. Een veel acceptabelere situatie, vooral als het water tot aan je lippen komt te staan.