Ctree helpt stichting met inrichting gestructureerde informatievoorziening
Travers, een organisatie actief in de kinderopvang en op het gebied van welzijnsactiviteiten, wilde meer databedreven worden. Samen met experts van Ctree doorliep Travers een omvangrijke transitie, waardoor de organisatie nu nog beter in staat is om maatschappelijke impact te maken.
Het in Zwolle gevestigde Travers richt zich op het verbeteren van de leefbaarheid in wijken en buurten door middel van diverse initiatieven in kinderopvang, welzijnswerk, cultuur, sport en zorg. De verschillende labels van het bedrijf werken nauw samen om gemeenschappen te versterken en een positieve impact te maken op het dagelijks leven van mensen.
De organisatie wilde zijn impact effectiever kunnen meten en verbeteren door middel van een databedreven aanpak. Dit vereiste een grondige herziening van interne processen en het implementeren van nieuwe technologieën. De techniek was er wel, de interne organisatie en de daarbij behorende processen waren er nog niet. Zodoende werd besloten tot een omvangrijke transformatie.
De kern van deze transformatie was de inrichting van een informatieloket, een centrale hub voor data-analyse en informatiebeheer. “Het nieuwe informatieloket dient als een centrale hub waar alle informatieverzoeken en de data uit de Travers systemen niet alleen wordt verzameld, maar ook wordt verwerkt en omgezet in (her)bruikbare inzichten voor het management”, legt Hans-Paul Lips, manager Informatisering & Automatisering bij Travers, uit.
"Door alle informatieverzoeken vanuit de organisatie én de data uit al onze systemen centraal en gestructureerd te gaan verzamelen, wordt het mogelijk om patronen en trends te herkennen en kunnen verrassende combinatie-inzichten worden gerealiseerd.”
Digitale transformaties creëren een nieuw normaal
Verandertrajecten zoals die bij Travers betekenen doorgaans dat de IT-architectuur (denk aan de vele processen en systemen) op de schop moeten. Toch zijn het vooral echter de mensen binnen de organisatie, die door de veranderingen geraakt worden. In het geval van Travers zagen de medewerkers zich door het nieuwe informatieloket geconfronteerd met nieuwe manieren van werken.
Dat is precies waar Ctree om de hoek kwam kijken, een adviesbureau gespecialiseerd in change management dat organisaties helpt om niet alleen nieuwe technologieën en processen te implementeren, maar ook zorgt dat de hele organisatie klaar is voor de verandering. Zo helpt het bijvoorbeeld met het creëren van draagvlak, het verhogen van de betrokkenheid van en bij het begeleiden van medewerkers richting het nieuwe normaal.
“Het was essentieel om de medewerkers te betrekken en te ondersteunen bij deze verandering. Dat is waar Ctree echt het verschil heeft gemaakt”, vertelt Lips enthousiast. “Het doel was niet alleen om nieuwe technologieën te implementeren, maar ook om een cultuur van databedreven besluitvorming te creëren binnen Travers. En dat is Ctree uitstekend gelukt!”
"Ctree heeft ons geholpen om de gehele organisatie mee te nemen in deze verandering. Ze hebben ons ondersteund bij het trainen van medewerkers, het opzetten van communicatiekanalen en het creëren van een cultuur van continue verbetering”, legt Lips uit.
Zoals bij zo’n beetje ieder verandertraject geldt, liep ook het gezamenlijke projectteam bij Travers tegen de nodige uitdagingen aan. "Het was een complex proces om het Informatieloket op te zetten”, blikt Lips terug. "We moesten een delicate balans vinden tussen het volgen van wereldwijde IT-standaarden en het aanpassen aan de specifieke behoeften van onze organisatie.”
‘Verandering vanuit het hart’
"Zonder de deskundige begeleiding en aanpak van Ctree hadden we de unieke uitdagingen van dit project niet kunnen overwinnen”, vervolgt Lips, die daarmee doelt op de brede ondersteuning die vanuit Ctree kwam van Jeroen Wijnen en Rico Akkermans. “Samen hanteerden zij de Ctree veranderaanpak: verandering initiëren vanuit het hart, met Ctree als rolmodel (‘being change’), kartrekker (‘leading change’) en operationeel uitvoerend (‘doing change’)”, legt Lips uit.
Tevreden blikt hij terug op het traject en de behaalde resultaten. “We hebben onze doelstellingen sneller dan verwacht bereikt, en dat binnen het budget, terwijl we de hoge kwaliteit behouden. Dankzij de uitstekende samenwerking heeft Travers nu de beschikking over dienstverlening op het gebied van informatievoorziening die volledig aansluit bij de doelstellingen en cultuur van de organisatie.”
Nu de omvangrijke digitale transformatie achter hen ligt en het bedrijf meer databedreven opereert, is Travers bovendien nu “nog beter gepositioneerd” om zijn maatschappelijke impact te vergroten en zijn doelen effectiever te realiseren, laat Lips tot slot weten.
“Dit is echter pas het begin van onze reis naar een toekomst waarin data een onmisbare rol inneemt in hoe we besluiten nemen en onze diensten vormgeven”, rondt de Travers-manager af.
