ZICHT Consultants ondersteunt netbeheerder met pilot process mining
ZICHT Consultants heeft met behulp van process mining een netbeheerder ondersteund bij het inzichtelijk maken van storingsprocessen. Dankzij een op maat gemaakt dashboard kan de netbeheerder nu de volledige procesflow van storingen stap voor stap volgen en knelpunten in het proces identificeren. De pilot dient als basis voor het implementeren van toekomstige verbeteringen binnen de onderhouds- en storingsketen.
Netbeheerders staan door de toenemende vraag naar elektriciteit en de transitie naar duurzame energie voor grote uitdagingen, zoals netcongestie, toename van het werkpakket en schaarste in de uitvoeringscapaciteit.
Om met deze uitdagingen om te kunnen gaan, wilde de netbeheerder haar processen optimaliseren. De netbeheerder beschikte voor het pilotproject over beperkt feitelijk inzicht in het verloop van haar processen. De bemoeilijkte het bepalen welke verbetertrajecten gestart moesten worden, en of potentiële verbetertrajecten de gewenste resultaten zouden opleveren.
Samen met ZICHT Consultants is een pilot voor het gebruik van process mining opgezet. Process mining is een analysetechniek die gebruikmaakt van loggegevens uit informatiesystemen om de werkelijke uitvoering van processen te visualiseren. Informatiesystemen, zoals enterprise resource planning (ERP) en customer relationship management (CRM), bieden met loggegevens een auditlog van de processen. Met andere woorden: informatiesystemen registreren de uitgevoerde acties en gebeurtenissen in chronologische volgorde.
Process mining maakt gebruik van deze loggegevens om het end-to-end proces inclusief alle variaties visueel inzichtelijk te maken. Door deze procesvisualisatie kan snel inzicht worden verkregen in de complexiteit van het proces en dynamiek tussen de processtappen, waardoor gerichte verbeteringen kunnen worden doorgevoerd.
Daarnaast maakt process mining het mogelijk om te controleren of het werkelijke proces de opgestelde procesrichtlijnen volgt, waardoor afwijkingen in de procesnaleving inzichtelijk worden. Tot slot biedt process mining continue monitoring van de procesprestatie, waardoor de organisatie in staat wordt gesteld voortdurend te sturen op procesnaleving en -optimalisatie.
Rol van ZICHT Consultants
Om met process mining de storingsprocessen inzichtelijk te maken, moeten proces- en data/IT-kennis samenkomen. De relevante systemen en bijbehorende data moeten worden geïdentificeerd en geïnterpreteerd om te toetsen of de data een allesomvattend beeld van het proces weergeeft. Daarnaast moeten de eindgebruikers worden meegenomen in het ontwikkelproces om het dashboard te laten aansluiten bij hun kennis en behoeftes.
ZICHT Consultants heeft de netbeheerder ondersteund in het slaan van de brug tussen de proces- en data/IT-experts binnen de organisatie. Zo heeft het adviesbureau de businessanalist rol vervuld, ondersteund bij het ontwikkelen van het procesdashboard en de werkwijze van datagedreven procesanalyse en bijbehorende organisatorische wijzigingen geïmplementeerd.
De storingsprocessen zijn inzichtelijk gemaakt middels een iteratief proces, bestaande uit de volgende stappen:
Voorbereiding
Samen met de kennishouders van de processen is een overzicht gecreëerd van de in kaart te brengen processen, de betrokken systemen en de huidige performance van deze processen.
Scope bepaling
Na de voorbereiding is in samenwerking met de opdrachtgever een prioritering vastgesteld voor de processen die in kaart moesten worden gebracht.
Dataverzameling
Concrete dataverzoeken zijn voorbereid en ingediend bij de informatieanalisten.
Procesmodel uitwerking
Dataopschoning is toegepast en met behulp van process mining is een procesmodel ontwikkeld dat aansluit bij de behoeften van de eindgebruikers.
Implementatie
De eindgebruikers zijn getraind in het gebruik van het dashboard, de rollen en verantwoordelijkheden voor het gebruik van de analysetool zijn gedefinieerd en geborgd, en het dashboard is overgedragen aan een technisch beheerder.
Continue analyse
De netbeheerder is ondersteund in het gebruik van het process mining-dashboard in verschillende continue analyses, zoals het:
- Monitoren van procesnaleving: de netbeheerder is in staat om te controleren of het werkelijke proces voldoet aan het opgestelde beleid en bijbehorende richtlijnen. Hierdoor zijn afwijkingen van de conformiteit inzichtelijk en is de netbeheerder in staat directer te sturen op procesnaleving.
- Identificeren van datakwaliteitsproblemen: doordat alle variaties in het proces inzichtelijk zijn is de netbeheerder in staat om datakwaliteitsproblemen te identificeren.
- Initiëren van gerichte verbetervoorstellen om het proces en/of de datakwaliteit te optimaliseren: door de end-to-end procesvisualisatie kan de netbeheerder de knelpunten in het proces en de datakwaliteit gerichter vaststellen, waardoor de netbeheerder optimalisatietrajecten gerichter kan opzetten.
- Meten van het resultaat: na het implementeren van proces-/dataoptimalisatie kan de netbeheerder aan de hand van de procesvisualisatie toetsen of het verbetertraject heeft geleid tot het gewenste resultaat.
Resultaat
In circa vier maanden tijd zijn twee storingsprocessen datagedreven in kaart gebracht en heeft de netbeheerder nu end-to-end inzicht in het werkelijk verloop van de processen. Hierdoor is de netbeheerder in staat om de naleving van de processen continu te controleren en knelpunten in de processen en datakwaliteit gerichter vast te stellen.
Dit resulteert in gerichte verbeterinitiatieven die de storingsprocessen en de datakwaliteit van deze processen optimaliseert. Daarnaast kan de netbeheerder na implementatie van deze verbetertrajecten de effectiviteit van de initiatieven meten.
De netbeheerder is enthousiast over het resultaat en werkt aan het uitbreiden van de toepassing van process mining binnen de organisatie. ZICHT Consultants blijft betrokken bij het onderzoeken van geschikte tools en het breder inzetten van process mining om inzicht te creëren in processen.
