ZICHT Consultants en EsperantoXL ondersteunen maatschappelijke instelling Kipa
Jaarlijks voert ZICHT Consultants pro bono-projecten uit, als vast onderdeel van zijn ESG-agenda. Een voorbeeld hiervan is de samenwerking met Stichting Kinderparadijs Meidoorn (Kipa), waarin ZICHT Consultants ondersteunde bij de ontwikkeling van een gebruiksvriendelijke registratietool en ook op de lange termijn betrokken zal blijven.
Stichting Kinderparadijs Meidoorn organiseert dagelijks activiteiten voor kinderen in de Rotterdamse wijk Oude Noorden en omgeving. Voor haar activiteiten is de stichting afhankelijk van gemeentelijke subsidies. Om aan de subsidievoorwaarden te voldoen, moet Kipa een uitgebreide administratie bijhouden.
Tot voor kort gebeurde deze administratie grotendeels handmatig, met papieren formulieren die later in Excel werden verwerkt. Deze werkwijze was tijdrovend, foutgevoelig en belastend voor de medewerkers, omdat er veel eisen worden gesteld aan de prestaties voor subsidieaanvragen. Hierdoor ging veel tijd verloren aan administratie – tijd die beter besteed had kunnen worden aan het begeleiden van kinderen.
Van inzicht naar oplossing
Met ondersteuning van ZICHT Consultants ging Kipa aan de slag met het digitaliseren van zijn administratieve processen. ZICHT Consultants stelde in overleg met de betrokken stakeholders een plan van aanpak op voor de ontwikkeling van een registratietool. Hiermee konden de huidige processen efficiënter worden ingericht.
Het traject startte met een zogenaamd ‘as-is’-assessment, waarbij de bestaande processen rondom de registratie van leden en activiteiten in kaart zijn gebracht. Door gesprekken met medewerkers vertaalde ZICHT Consultants de huidige situatie naar een overzichtelijk procesmodel en werden de knelpunten en tijdsbesteding duidelijk in kaart gebracht.
Vervolgens werd een gebruiksvriendelijke en schaalbare registratietool ontwikkeld voor Kipa. Dit proces stond onder leiding van EsperantoXL, een softwarebedrijf uit Woerden. ZICHT Consultants zorgde hierbij voor de nauwe afstemming tussen de organisatie en IT en voor de integratie van de eisen van subsidieverstrekkers. Daarnaast is de tool volledig ontwikkeld met inachtneming van de geldende wet- en regelgeving, zoals de AVG.
Na oplevering heeft ZICHT Consultants het implementatietraject begeleid. Medewerkers zijn meegenomen in de nieuwe werkwijze, waardoor de omgang met de registratietool stevig is verankerd binnen de organisatie.
Dankzij de registratietool zijn de processen bij Kipa versneld en verbeterd. Medewerkers hoeven nu minder formulieren in te vullen of gegevens dubbel te verwerken en informatie kan direct in de centrale tool worden ingevoerd. Het resultaat is een efficiënter proces, meer overzicht, minder fouten en, het allerbelangrijkste, meer tijd voor de kinderen.
MVO-beleid
Het project voor Kipa past binnen het MVO-beleid van ZICHT Consultants, waarin ruimte is voor pro bono-ondersteuning aan maatschappelijke organisaties. Door kennis en capaciteit in te zetten heeft ZICHT Consultants Kipa kunnen bijstaan in het verbeteren van interne processen en het verminderen van administratieve druk.
De ondersteuning beperkt zich overigens niet enkel tot de ontwikkelfase. Het bureau zal ook in de toekomst betrokken blijven bij het beheer van de registratietool, zodat deze blijft aansluiten bij de behoeften van Kipa en eventuele toekomstige ontwikkelingen. “Ook op de langere termijn blijven we graag betrokken bij de ambities van Kipa”, aldus Lotta van Broekhoven, consultant bij ZICHT Consultants.
