Hoe een ERP-platform zorgt voor slimmer projectmanagement
Het managen van projecten geldt is een complexe uitdaging. Ruan van Jaarsveld, Senior Consultant bij Conclusion MBS, deelt drie manieren waarop een modern ERP-systeem kan bijdragen aan effectief projectmanagement en een efficiënte resourceplanning.
1: Inzicht en daarnaar handelen
Veel organisaties worstelen met het in kaart brengen van de return on investment (ROI) voor projecten. Dit gebrek aan inzicht brengt verschillende gevolgen met zich mee.
Ten eerste loop je als bedrijf het risico om in een financieel onzekere positie te belanden. Zonder inzicht is het namelijk lastig om zeker te weten of je de juiste investeringskeuzes maakt of hoe je jouw beschikbare middelen het beste kunt inzetten.
Ten tweede kan het zorgen voor onverwachte struikelblokken, zoals inefficiënties of storingen die niet, of niet op tijd, worden opgemerkt. Vergelijk het met een schip zonder sonar. Als je alleen vanuit het kraaiennest kunt kijken, zie je problemen vaak te laat om het roer nog om te gooien. Ten derde kan het gebrek aan inzicht leiden tot gemiste groeikansen, iets wat je als organisatie natuurlijk niet wil.
Wanneer je schip beschikt over een sonar, kun je obstakels al detecteren lang voordat ze een bedreiging vormen en proactief handelen. Door tijd, inkomsten en uitgaven bij te houden in een ERP-systeem, installeer je in wezen een sonar voor je bedrijf, omdat je hiermee goed inzicht krijgt in de huidige projecten én bijbehorende financiën.
Zo kun je datagedreven beslissingen nemen, effectief en snel reageren op veranderende omstandigheden en het schip bijsturen waar nodig.
2: Efficiënte capaciteitsplanning
Een gedegen capaciteitsplanning is de sleutel tot succes binnen de zakelijke dienstverlening. Wanneer dit ontbreekt of niet efficiënt is ingericht, ligt overbelasting van middelen, zoals personeel of geld, op de loer. Vooral omdat in de zakelijke dienstverlening de kennis van medewerkers centraal staat, kan dit grote gevolgen hebben.
Is de capaciteitsplanning niet optimaal ingericht? Dan is de kans groot dat er sprake is van een verhoogd stressniveau op de werkvloer. Dat kan op zijn beurt leiden tot een toename van verzuim en verminderde productiviteit. Dit brengt niet alleen de voortgang en kwaliteit van een project in gevaar, maar ook het welzijn van medewerkers en daarmee het bedrijf.
Daarbij komt dat een gebrek aan efficiënte capaciteitsplanning ook vertragingen en kostenoverschrijdingen tot gevolg kan hebben. Want wanneer middelen niet effectief worden ingezet, kan de planning snel achterlopen en kunnen tegelijkertijd de kosten snel oplopen.
Een goed ERP-systeem stelt organisaties in staat om resources en medewerkers toe te wijzen aan projecten op basis van hun skills en beschikbaarheid. Dit voorkomt niet alleen overbelasting, maar draagt ook bij aan talentmanagement door ervoor te zorgen dat het ‘alle hens aan dek’ is op de juiste plek. Dit komt de medewerkerstevredenheid ten goede en zorgt ervoor dat organisaties hun operationele processen efficiënter en effectiever kunnen inrichten: smooth sailing dus.
3: Inzicht in tijdsbesteding en projectbeheer
Het bijhouden van urenregistratie en het beheren van projecten vormt binnen veel organisaties een pijnpunt. Vooral mkb-organisaties hebben dit vaak niet efficiënt ingericht. Zij maken veelal nog gebruik van Excel-spreadsheets. Dit maakt het een tijdrovende taak, die medewerkers graag voor zich uitschuiven.
Het uitstellen van deze administratie lijkt misschien niet direct gevolgen te hebben voor de business, maar dat heeft het wel degelijk. Wanneer urenregistraties niet worden bijgehouden, kan dit leiden tot onvolledige of foutieve facturen. Dit kan zowel klanten als de organisatie zelf schaden.
Daarnaast leidt een onvolledige tijdsregistratie tot een gebrek aan inzicht in de werkelijke kosten of status van een project. Hierdoor ontstaat het risico dat projecten achterlopen op schema, of dat de kosten een stuk hoger uitvallen dan gebudgetteerd.
Een robuust ERP-systeem vermindert de administratieve last rondom het beheren van uren en projecten. Het maakt het mogelijk voor medewerkers om op eenvoudige wijze uren te registreren en voor managers om de voortgang van projecten te volgen. Met als gevolg dat projecten op tijd en binnen het budget afgerond worden, zonder verrassingen achteraf. Zo kun jij je als organisatie richten op de kernactiviteiten en strategie.
Conclusie: Houd de boot niet af
Om als zakelijke dienstverlener het hoofd boven water te houden in deze alsmaar veranderende en concurrerende markt, zijn effectief projectmanagement en een efficiënte resourceplanning essentieel. Door te investeren in de juiste tools en daarmee processen te stroomlijnen, ben je in staat om als organisatie snel te reageren op veranderingen, concurrentievoordeel te behalen en groei te realiseren.
Daarbij komt dat medewerkers minder tijd kwijt zijn aan administratieve taken en optimaal kunnen worden ingezet. Het resultaat? Een wendbare organisatie, gelukkige medewerkers én tevreden klanten. ERP levert hiermee een belangrijke bijdrage aan het succes van de organisatie.
