Nieuw ERP-systeem implementeren? ‘Maak de juiste keuzes’

Elk jaar slaan honderden bedrijven het pad in om hun bestaande ERP-systeem voor een nieuw systeem te vervangen. Een opgave die geenszins eenvoudig te noemen is. We spraken met Gerrit Vixseboxse van Skopos over de valkuilen die bij een dergelijk traject komen kijken en hoe organisaties deze uitdaging tot een goed einde kunnen brengen.

Een ERP is een overkoepelend systeem dat organisaties helpt om hun volledige bedrijfsvoering te managen, van de inkoop, productie en voorraadbeheer tot aan verkoopprocessen, finance en datamanagement.

“En zelfs nog veel meer”, vult Vixseboxse aan. “ERP-systemen kunnen zo goed als alle bedrijfsprocessen binnen organisaties ondersteunen, maar tegenwoordig zijn er steeds meer zogenaamde puntapplicaties die erg sterk zijn op heel specifieke functionaliteiten.”

ERP-systemen kunnen dus veel bedrijfsprocessen ondersteunen, "met de nadruk op ‘kunnen’", geeft Vixseboxse aan. Want daar ligt meteen ook één van de grootste valkuilen en uitdagingen voor organisaties: het inrichten en implementeren van een dergelijk en veelomvattend systeem.

“ERP is in de praktijk zelden de gehele oplossing voor een organisatie, maar wel een belangrijke deeloplossing, die diep ingrijpt in de bedrijfsvoering”, legt hij uit. “Het is dan ook van cruciaal belang ervoor te zorgen dat de juiste keuzes worden gemaakt.”

Afstemmen op de strategie

De juiste keuze maken als bij een ERP-implementatie begint volgens de Skopos-directeur bij een goede afstemming op de bredere bedrijfsstrategie. “Een softwarevraagstuk dient altijd gekoppeld te worden aan de speerpunten van de bedrijfsstrategie om rendement uit de software-investering te halen. Toch hebben managers bij vervanging van een verouderd systeem snel de neiging om simpelweg het oude systeem te vervangen door een nieuwe.”

“Dan laat je veel potentie liggen”, benadrukt Vixseboxse. “De verbinding van de bedrijfsstrategie met ERP-software levert méér rendement op. Deze verbinding concretiseer je door specifieke processen die het belangrijkst zijn in de strategische plannen te verbeteren. Met het nieuwe ERP-systeem werk je dan bijvoorbeeld actief aan het vergroten van je leverbetrouwbaarheid, als dat zo’n strategisch speerpunt is. Dit is dan de basis voor verdere automatisering.”

Daaruit volgt een ERP-strategie, waarbij eerst vastgesteld dient te worden voor welke functies de organisatie ERP wil inzetten, en waar juist de voorkeur wordt gegeven aan andere applicaties. “Kies je voor een groot ERP-systeem, dan heb je minder gekoppelde best-of-breed business apps nodig. Maar valt de keuze op een klein ERP-pakket, dan worden juist meer losse pakketten gekoppeld aan het ERP-systeem”, legt Vixseboxse uit. Het koppelen van systemen wordt dan weer een vraagstuk op zich.

Hoe dan ook geldt: de gebruiker moet centraal staan bij het maken van een keuze. Vixseboxse: “Zorg ervoor dat de totaaloplossing simpel en gebruiksvriendelijk is.”

Een integrale blik

Bij het opstellen van een ERP-strategie is het belangrijk om een integrale blik op het speelveld er op na te houden, adviseert Vixseboxse. “Wat directies niet altijd scherp op de bril hebben, is dat ERP nooit een geïsoleerd thema is. ERP heeft een impact op uiteenlopende processen, interfaces en andere systemen daaromheen.”

Vooral als het gaat om technologie-infrastructuur is volgens de Skopos-directeur belangrijk om het bredere landschap goed in de gaten te houden. “ERP is de laatste jaren steeds meer gaan samenwerken met allerlei andere softwarepakketten”, aldus Vixseboxse.

Om dat te illustreren noemt hij de productieomgeving als voorbeeld, een van de gebieden waarin zijn organisatie Skopos is gespecialiseerd. “In een productieomgeving is naast ERP bijvoorbeeld ook een manufacturing execution system (MES) nodig: een systeem dat de productieprocessen aanstuurt. Bedrijven met een uitgebreid magazijn hebben baat bij een warehouse management system (WMS). En bij bedrijven waar veel aan e-commerce wordt gedaan, zijn weer andere aanvullende softwareoplossingen aan de orde.”

Zodra organisaties eenmaal aan de slag gaan met het daadwerkelijk implementeren van een bepaald ERP-systeem, dan is het belangrijk om bij het ontwerpen van de bedrijfsprocessen gedetailleerd te werk te gaan. Eerst dienen alle kritieke bedrijfsprocessen uitgetekend worden, daarnaast dient ook de toekomstige procesarchitectuur voor het bedrijf (en de supply chains) te worden uitgewerkt.

Uit dat alles volgt vervolgens de applicatiearchitectuur. “Hoe en met welke applicaties gaan we automatiseren? Door deze toekomstige of verbeterde processen te ontwerpen, creëren we ook procesdenkers - een cruciale functie voor de toekomst van elke organisatie”, legt Vixseboxse uit.

Wees kritisch richting leveranciers

Een andere tip die Vixseboxse heeft is om de (aanzienlijke) aannames die gedurende het ontwerp- en implementatieproces zijn gedaan voortdurend te ‘challengen’.

Neem als voorbeeld de introductie van het begrip ‘best of suite’. Vixseboxse: “Een ERP-pakket is dan uit te breiden met allerlei add-ons van dezelfde leverancier. Het voordeel is dat alles perfect in elkaar past, alsof het Legoblokjes zijn. Maar de praktijk is niet altijd zo mooi als het verkoopverhaal. De koppeling met ERP werkt toch niet vlekkeloos of kost toch weer extra geld. Of de add-on heeft weer een andere ontwikkelaar, met weer een risico op vendor lock in.”

“En schuift de leverancier voor een bepaald domein een voorkeurspakket naar voren, een partner waar zij mee samenwerken dus, vertrouw ook daar dan niet blind op. Want vaak zijn de beloftes van leveranciers nog wat mooier dan de dagelijkse praktijk. Kortom, hou je vast aan het credo: check-check-dubbelcheck.”

Aan de slag

Wanneer al het voorbereidende werk achter de rug is (en het ERP-systeem is geselecteerd), dan begint het werk en de praktische uitdaging pas echt: de implementatie en de ingebruikname van het nieuwe systeem. “Jaren van onderzoek hebben consistent uitgewezen hoe complex het kan zijn om een nieuw ERP-systeem succesvol te implementeren. Daar komt gewoon ontzettend veel bij kijken”, concludeert Vixseboxse.

Gelukkig staan organisaties niet alleen in hun uitdaging. Zo zijn er de afgelopen jaren onder andere talloze boeken uitgebracht met daarin best practices en nuttige implementatietips. Vixseboxse stelt in dat kader dat het aan boord halen van een expert met praktijkervaring op zak, iemand die een omvangrijk ERP-verandertraject kan leiden, aan te raden is.

“Het is natuurlijk preken voor eigen parochie, maar ik kan in alle oprechtheid zeggen dat het inschakelen van een specialist een wereld van verschil maakt - een ERP-implementeren is nou eenmaal een vak op zich. Bij Skopos trekken we daarin altijd op mét de klant. Zo zorgen we samen dat vooruitgang wordt geboekt en tastbare resultaten gerealiseerd worden.”