Skopos blaast samen met Saba vastgelopen ERP-implementatie nieuw leven in
Skopos heeft Saba, een internationale producent van lijmen en kitten, geholpen bij een vastgelopen ERP-implementatie. Inmiddels werkt het bedrijf met Microsoft Dynamics 365 in Nederland en Polen en wordt gewerkt aan de verdere internationale uitrol naar andere vestigingen.
Vanuit Dinxperlo ontwikkelt en produceert Saba hoogwaardige lijmen voor de matras- en meubelindustrie en kitten voor transport, bouw en infra. Met verkoopvestigingen in onder meer Polen, Noord-Amerika, Roemenië, Australië en China is het bedrijf wereldwijd actief, wat hoge eisen stelt aan de inrichting van processen en systemen.
Begin 2022 liep de implementatie van Microsoft Dynamics 365 volledig vast. De organisatie miste intern een product owner die richting kon geven aan het project. Via een toenmalige IT-manager kwam Skopos in beeld, een onafhankelijke ERP- en softwarespecialist.
Behoefte aan een product owner
De vraag aan het bureau was daarbij opvallend geformuleerd: in plaats van dat Saba vroeg om onafhankelijke begeleiding bij de ERP-implementatie, werd Skopos-directeur Ruud Haring gevraagd om tijdelijk zelf als product owner aan te sluiten om het project weer vlot te trekken.
“Onze vorige CEO had veel andere prioriteiten en weinig affiniteit met IT. Daarnaast was er even geen CFO. Daardoor was er intern ook geen product owner”, vertelt Jeroen Straathof, die inmiddels bij Saba is gestart als CFO. “Hoewel je zoiets normaal gesproken niet uitbesteedt, is Skopos-directeur Ruud Haring gevraagd om de rol tijdelijk in te vullen. Toen ik bij Saba begon, hebben Ruud en ik nog even samen opgetrokken. Daarna heb ik het stokje overgenomen.”
Om het project weer beheersbaar te maken, stelde Skopos eerst een blauwdruk op. Daarin werden de minimale requirements voor Microsoft Dynamics 365 vastgelegd en de huidige en gewenste situatie in kaart gebracht. “De blauwdruk was een goede manier om onze gedachten te organiseren: zijn we het eigenlijk wel eens over waar we naartoe willen?”, legt Straathof uit.
“Tijdens het integraal testen kwam er een omslagpunt: ’Sámen kunnen wij dit!’”
Op basis daarvan begeleidde Skopos ook de selectie van een nieuwe implementatiepartner: Prodware. “Voor hen was de blauwdruk de basis om de scope van het project goed neer te zetten. Dat was voor ons essentieel, want bij onze vorige implementatiepartner was de scope veel te groot ten opzichte van de beschikbare capaciteit. Dat maakte het project niet behapbaar.”
Focus op mensen en project
Eind 2022 werd het implementatietraject opnieuw ingericht. In januari 2023 ging het project officieel van start onder begeleiding van Skopos. De oorspronkelijke planning was om eind 2023 live te gaan, maar uiteindelijk werd dat 1 januari 2025.
“Dat had alles te maken met de beschikbare capaciteit binnen Saba zelf”, zegt Straathof. “Een ERP-implementatie vraagt veel tijd van je eigen mensen. Bovendien hadden we nog maar weinig ervaring met dit soort complexe projecten, waardoor we toch meer sturing en stevige begeleiding nodig hadden.”
Van scepsis naar vertrouwen
Skopos-senior adviseur Sibo Schollema nam daarom in 2023 het projectmanagement over. Daarnaast werd een team van zeventien key-users vrijgemaakt om zich meerdere dagen per week volledig op het project te richten.
“We hebben een projectruimte ingericht, zodat de key-users daar twee dagen per week ongestoord konden samenwerken”, legt Straathof uit. “Daarnaast hebben we ze nog een dag per week beschikbaar gemaakt om zelf aan de slag te gaan met het nieuwe systeem. Daarin volgden we het advies van Sibo: een ERP-implementatie van deze omvang kan niet naast je dagelijkse werkzaamheden.”
Volgens Straathof veranderde de sfeer tijdens het project zichtbaar toen alle processen voor het eerst integraal werden getest. “Het liep al zo lang dat veel mensen het gevoel hadden dat het nooit zou lukken. Tot de integrale testfase bleven mensen sceptisch: iedereen was bezig met zijn of haar eigen domein. Tijdens het integraal testen kwam er een omslagpunt: ’Sámen kunnen wij dit!’”
Standaardiseren voor internationale groei
Op 1 januari 2025 ging Saba succesvol live met Microsoft Dynamics 365 in Nederland. Daarna volgde ook de Poolse vestiging.
Volgens Straathof lag de kracht vooral in het beperken van de scope en het zoveel mogelijk standaardiseren van processen: “Ook hebben we bewust gekozen voor zo min mogelijk maatwerk en afwijkingen. Onze doelstelling is om over alle vestigingen heen een eenduidige manier van werken te hebben en processen gelijk te trekken.”
“Een ERP-implementatie is geen ICT-project.”
Daardoor kon de implementatie in Polen grotendeels worden gebaseerd op de Nederlandse inrichting. “In principe was het copy-paste: alleen waar het écht niet paste, zijn uitzonderingen gemaakt”, legt Schollema uit.
Meer dan een ERP-implementatie
Inmiddels begeleidt Skopos samen met Saba de verdere internationale uitrol van Microsoft Dynamics 365. Noord-Amerika staat als volgende vestiging op de planning. Daarnaast heeft Skopos medewerkers van Saba getraind in projectmatig werken.
“Mensen vinden het bij ons lastig om in projecten te werken”, zegt Straathof. “Maar ik zie absoluut verbetering. Vroeger ging iemand gewoon aan de slag, werden verkeerde keuzes gemaakt of werden de juiste mensen te laat betrokken. Dankzij Sibo hebben mensen nu een gereedschapskist met tools om het anders te doen.”
Volgens Straathof heeft het traject dan ook veel meer opgeleverd dan alleen een nieuw ERP-systeem: “We werken nu projectmatiger. Daarnaast is ons nieuwe ERP-systeem leidend, er zijn geen geitenpaadjes meer.”
En de belangrijkste les? “Een ERP-implementatie is geen ICT-project”, zegt hij resoluut. “Het is een bedrijfsproject waar de hele organisatie verantwoordelijk voor is.”
