Maatschappelijk verantwoord opdrachtgeven en inkopen (MVOI)

08 mei 2024 Consultancy.nl 9 min. leestijd

Het Manifest Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI) biedt overheidsinstellingen een krachtig raamwerk voor het realiseren van de maatschappelijke doelen. Supply Value zet uiteen welke stappen je als organisatie moet zetten om na het tekenen van het manifest ook daadwerkelijk concrete impact te maken.

MVOI heeft als doel om de inkoopkracht van alle overheden zoveel mogelijk in te zetten voor het realiseren van maatschappelijke doelen. Om overheden te stimuleren om door middel van de inkoopkracht maatschappelijke waarde toe te voegen is het Manifest MVOI opgesteld.

Door het tekenen van dit manifest committeren organisaties zich eraan om op het gebied van opdrachtgeven en inkoop de juiste, duurzame keuzes te maken. Hierdoor leveren ze een positieve bijdrage aan de complexe maatschappelijke uitdagingen.

Maatschappelijk Ventwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI)

Hoe kunnen organisaties op basis van een getekend manifest een concreet actieplan opstellen? Hoe wordt dit actieplan vertaald naar de dagelijkse werkzaamheden? Hoe kan een organisatie de voortgang van ontwikkeling op MVOI inzichtelijk krijgen? Dit zijn allemaal uitdagingen waar organisaties na het tekenen van het Manifest MVOI tegenaan lopen.

In dit artikel leggen experts van Supply Chain aan de hand van een drietal stappen uit hoe organisaties met concrete acties actief aan de slag kunnen met MVOI.

Nulmeting MVOI

Voordat een organisatie aan de slag gaat met MVOI is het essentieel om in kaart te brengen waar de organisatie staat op het gebied van MVOI en duurzaamheid. Dit kan een organisatie middels de volgende drie acties inzichtelijk krijgen: spend analyseren, inkoopcategorieën analyseren en beleidsdoelstellingen in kaart brengen.

Spend analyseren
Veel organisaties hebben weinig of geen inzicht in hun eigen uitgavepatronen en hoeveel geld er per categorie en leverancier wordt uitgegeven. Door een spendanalyse uit te voeren kan een organisatie hier meer inzichten in krijgen. Daarmee kunnen de grootste duurzaamheidskansen geïdentificeerd worden en kan hierop focus aangebracht worden.

Met een spendanalyse kan een organisatie het laaghangend fruit in kaart brengen en gericht (samen met leveranciers) aan de slag gaan met het behalen van de duurzaamheidsdoelstellingen.

Verder lezenSpend curve geeft inzicht in volwassenheid van spendanalyse.

Inkoopcategorieën analyseren
Nadat de spend per categorie in kaart is gebracht, kunnen de verschillende inkoopcategorieën geanalyseerd worden. Hierbij wordt eerst per categorie de huidige situatie op het gebied van duurzaamheid in kaart gebracht. Een uitgebreide analyse per categorie resulteert in een overzicht van de belangrijkste kansen en risico’s op het gebied van duurzaamheid.

Daarna moet de gewenste situatie gedefinieerd worden. Hierbij worden aan de hand van de kansen en risico’s duurzaamheidsdoelstellingen opgesteld die meetbaar gemaakt worden aan de hand van kritische prestatie-indicatoren (kpi’s). Per doelstelling wordt vervolgens een actieplan opgesteld dat bijdraagt aan het behalen van de gewenste situatie. Hierbij wordt concreet in kaart gebracht welke acties bij de doelstelling horen en hoe de voortgang van de acties gemonitord kan worden.

Beleidsdoelstellingen in kaart brengen
Naast de spend en de categorieën in kaart brengen is het belangrijk om inzichtelijk te krijgen wat de beleidsdoelstellingen van de organisatie op het gebied van duurzaamheid zijn. Beleid van organisaties is vaak iets dat in de strategische lagen van organisaties leeft, maar waar operationele medewerkers zich weinig mee bezighouden.

Door de duurzaamheidsdoelstellingen inzichtelijk te maken voor de hele organisatie weet iedereen, ook medewerkers die het werk uitvoeren, waar ze naartoe moeten werken en wat het doel is. Hierbij moeten zowel de korte- als de langetermijndoelstellingen inzichtelijk gemaakt worden. 

MVOI-plan opstellen

Nadat de nulmeting van MVOI is uitgevoerd en de verschillende categorieën en doelstellingen in kaart zijn gebracht, kan de organisatie aan de slag met het opstellen van een MVOI-plan. Dit plan bestaat uit drie delen: de categorieën plotten, de langetermijndoelstellingen formuleren en het MVOI-jaarplan opstellen.

Aan de hand van de nulmeting kunnen de verschillende categorieën geplot worden in een matrix op basis van de spend en de beleidsthema’s op het gebied van duurzaamheid van de organisatie. Aan de hand van de matrix wordt gevisualiseerd welke inkoopcategorieën de meeste aandacht moeten krijgen bij het opstellen van de langetermijn-MVOI-doelstellingen en het jaarplan.

Aan de hand van de matrix kan de organisatie of afdeling de langetermijndoelstelling op het gebied van MVOI opstellen. Hierbij wordt een vierjarenplan opgesteld dat aansluit op de doelstellingen en het beleid van de organisatie op het gebied van duurzaamheid. Daarna moet de gewenste situatie gedefinieerd worden. Hierbij worden aan de hand van de kansen en risico’s duurzaamheidsdoelstellingen opgesteld die meetbaar gemaakt worden aan de hand van kpi’s.

Per doelstelling wordt vervolgens een actieplan opgesteld dat bijdraagt aan het behalen van de gewenste situatie. Hierbij wordt concreet in kaart gebracht welke acties bij de doelstelling horen en hoe de voortgang van de acties gemonitord kan worden.

Maatschappelijk Ventwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI)

Bron: Supply Value

MVOI Value Monitor

Nadat de doelstellingen en de actieplannen zijn opgesteld is het essentieel om de voortgang op de acties en doelstellingen te monitoren. Hiervoor heeft Supply Value een MVOI Value Monitor ontwikkeld. Dit is een online dashboard waarin het MVOI-beleid, dat in de vorige stappen is opgesteld, gemeten en gemonitord wordt.

Via het dashboard kunnen organisaties inzicht krijgen in de zes verschillende MVOI-thema’s. Per thema hebben we een set goed overwogen kritische succesfactoren (ksf) samengesteld, dit zijn concrete voorwaarden om succes te behalen op een thema. Om de voortgang op deze ksf’s te meten hebben we ook een set kpi’s samengesteld. Deze kpi’s maken heel concreet meetbaar hoe ver de organisatie is met de voortgang op de MVOI-thema’s.

De monitor is daardoor een goed hulpmiddel om de soms vage MVOI-thema’s heel tastbaar te maken, wat zowel de meetbaarheid als de uitvoerbaarheid bevordert. Naast de uitgebreide ksf’s en kpi’s is het ook mogelijk de lijst aan te vullen op basis van de doelstellingen en actieplannen die bij de nulmeting en het MVOI-plan zijn uitgewerkt. Hierdoor kan de monitor makkelijk op maat gemaakt worden op basis van de behoefte van verschillende organisaties of directies.

Maatschappelijk Ventwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI)

Bron: Supply Value

MVOI toepassen in inkooptrajecten

Nadat er een beleid en actieplan is opgesteld is het van groot belang om te voorkomen dat deze in een bureaula belanden. Hierbij spelen de opdrachtgevers en inkopers een belangrijke rol. Door het MVOI-beleid actief toe te passen in inkooptrajecten gaat de organisatie actief aan de slag met het beleid en de doelstellingen en kan de organisatie voortgang boeken op het behalen van resultaten.

Vier stappen om MVOI actief deel te laten uitmaken van inkooptrajecten:

Stap 1: Breng de duurzaamheidsrisico’s in kaart
Voordat een nieuwe Europese aanbesteding of meervoudig onderhands traject in de markt gezet wordt, moeten de inkoper en de opdrachtgever de duurzaamheidsrisico’s analyseren. Hierbij wordt voor de levering, dienst of werk gekeken welke duurzaamheidsthema’s het meest relevant zijn en waar de meeste risico’s liggen.

Als bijvoorbeeld een levering wordt ingekocht waarbij de productie mogelijk in een risicoland plaatsvindt, is een van de grootste duurzaamheidsrisico’s dat het product onder slechte arbeidsomstandigheden en niet volgens Europese milieustandaarden geproduceerd is. Hierbij is het dan vooral relevant om in de aanbesteding focus aan te brengen op het gebied van ketenverantwoordelijkheid en internationale sociale voorwaarden.

Door voor het opstellen van een aanbestedingsstrategie een goede analyse uit te voeren op grote duurzaamheidsrisico’s kan het aanbestedingsteam tijdens het opstellen van de documenten continu rekening houden met de meest relevante duurzaamheidsthema’s.

Stap 2: Breng de keten in kaart
Vervolgens is het relevant om de keten in kaart te brengen. Door alle schakels van de toeleveringsketen te identificeren wordt inzichtelijk met welke ketenpartners samenwerkingen opgestart kunnen worden en welke toegevoegde waarde dit kan hebben voor de inkoop van bepaalde leveringen, diensten of werken. Hierbij wordt gekeken naar de verschillende interne en externe stakeholders en welke belangen zij hebben.

Door goed in te spelen op de verschillende belangen van de stakeholders en inzicht te hebben op de invloed van de stakeholders op de aanbesteding, kan samen met stakeholders het grootste resultaat op het gebied van MVOI geboekt worden.

Stap 3: Stel eisen en criteria op
Op basis van de analyse kunnen gerichte eisen en criteria opgesteld worden op het gebied van MVOI die relevant zijn voor de levering, dienst of werk die ingekocht wordt. Daarnaast worden leveranciers door ambitieuze duurzaamheidseisen en criteria uitgedaagd om met nieuwe innovatieve oplossingen te komen op het gebied van duurzaamheid, wat de voortuitgang en ontwikkeling rondom duurzame producten en diensten een boost kan geven.

Stap 4: Borg MVOI in de overeenkomst
Bij het opstellen van de overeenkomst(en) is het essentieel dat MVOI hierin goed geborgd wordt en de eisen die aan de leverancier(s) gesteld worden regelmatig gemonitord worden.

Daarnaast is het ook van groot belang dat de voortgang van de gestelde kpi’s in het contract regelmatig gemonitord worden. Hierbij speelt contractmanagement een essentiële rol. Nadat de aanbesteding succesvol is afgerond, is het essentieel om te blijven controleren of leveranciers nog steeds aan de gestelde eisen voldoen en bijvoorbeeld hercertificeringen voor bepaalde normen behaald hebben tijdens de duur van het contract.