New Way of Working draait om ‘employee experience’
In de nasleep van de coronapandemie hebben organisaties de manier waarop ze werken drastisch heroverwogen. Het traditionele kantoorleven heeft plaatsgemaakt voor een hybride werkomgeving. Optimaal (samen)werken in deze nieuwe realiteit vraagt om aandacht voor álle facetten. Een gesprek met Aggie Hinskens van Möbius over hoe deze ‘New Way of Working’ kan worden vormgegeven.
Was thuiswerken enkele jaren geleden nog de uitzondering op de norm, vandaag de dag is het de normaalste zaak van de wereld dat medewerkers de flexibiliteit wordt geboden om zowel thuis, op kantoor of een hele andere locatie te werken.
Het faciliteren van deze verschuiving vraagt om veel meer dan simpelweg budget om een thuiswerkplek in te richten, benadrukt Aggie Hinskens. “Deze nieuwe manier van werken gaat gepaard met vele nieuwe uitdagingen, die allemaal vragen om doordacht beleid.”
Waar de meeste organisaties zich wel degelijk proberen aan te passen, ziet Hinskens dat de focus daarbij grotendeels ligt op de fysieke aspecten, zoals de kantoorinrichting. Waar dit wel degelijk belangrijk is, gaat het er uiteindelijk echter om hoe dat kantoor wordt gebruikt.
“De vraag die je je moet stellen is hoe zowel de medewerkers als de organisatie de vruchten plukken van de nieuwe manier van werken”, aldus Hinskens. “En daar komt van alles bij kijken. Het vereist echt een totaalbenadering.”
Bricks, bytes, business & behaviour
In de aanpak die Möbius hanteert bij opdrachtgevers, onderscheidt de specialist in business redesign vier pijlers waar aandacht aan moet worden besteed. “We noemen dit de ‘Bricks, Bytes, Business & Behaviour’, of kort gezegd 4B-aanpak”, aldus Hinskens.
Ten eerste de bricks. “Dit gaat over allerlei gebouwaspecten die je in orde wil maken. Denk aan verschillende typen werkruimte – focustijd, vergaderen, samenwerking in groepen – maar ook faciliteiten zoals coffeebars, sport en kinderopvang om de medewerker maximaal te ondersteunen.”
Ten tweede de bytes. “Dit betreft de wijze waarop het nieuwe werken digitaal wordt ondersteund. Bijvoorbeeld door devices die zowel op de werkplek als thuis bruikbaar zijn, maar uiteraard ook allerlei tools die samenwerken op afstand bevorderen – denk aan videobellen, virtueel samenwerken in digitale omgevingen en nog veel meer.”
Ten derde de business. “Vanuit het businessperspectief is het cruciaal om na te denken over kansen en verbeterpunten. Dat mensen minder naar kantoor komen kan een negatieve impact hebben op de samenwerking en de binding met het bedrijf. Dit wil je uiteraard voorkomen. We zien dat organisaties die hier bewuste keuzes in maken dit terugbetaald zien in de medewerkerstevredenheid én de kwaliteit van werk.”
Tot slot misschien wel het allerbelangrijkste: behaviour. “Faciliteiten, technologie en beleid zijn mooi, maar niets waard zonder het bijpassende gedrag. Duurzame gedragsverandering teweegbrengen is heel wat lastiger dan een kantoor opnieuw inrichten. Medewerkers werken vaak in een onbewuste routine – daar een nieuwe manier van werken voor in de plaats krijgen vraagt extra aandacht.”
Maatwerk
In een complete, weldoordachte visie op het nieuwe werken moeten deze vier pijlers in ieder geval terugkomen, geeft Hinskens aan. Daarbij benadrukt ze direct dat de pijlers niet moeten worden gezien als losse elementen, maar juist áltijd in hun onderlinge samenhang moeten worden bekeken.
“Elke pijler heeft invloed op de andere, het gaat om het creëren van een totaaloplossing die cohesie bevordert, inspiratie stimuleert en effectieve samenwerking mogelijk maakt – zowel op afstand als op kantoor”, legt ze uit.
Uiteraard verschilt de best werkende oplossing ook per organisatie. “Het is maatwerk. Daarom is het belangrijk om de situatie binnen de eigen organisatie goed in kaart te brengen. Denk aan de algemene bezettingsgraden, badginginfo, bezetting van vergaderruimtes, teamgroottes en percentage thuiswerk. Dit soort kwantitatieve onderzoeksgegevens vormen de basis.”
Vanuit die basis kan worden toegewerkt naar de gewenste situatie. Daarvoor is het natuurlijk wel nodig om daar een helder beeld van te vormen. “Kwalitatieve onderzoeksgegevens zoals activiteitsprofielen en werknemersvoorkeuren via online enquêtes en focusgroepen helpen je organisatie om de gewenste situatie concreter te maken: in lijn met de businessdoelen en de behoeften van medewerkers.”
De medewerker centraal
Daarmee zijn we ook aanbeland bij wat volgens Hinskens áltijd centraal moet blijven staan, en kan worden gezien als dé verbindende factor tussen de vier pijlers: de medewerkers. “Het optimaliseren van de nieuwe werkplek begint bij het begrijpen van de behoeften en verwachtingen van medewerkers”, benadrukt ze.
Hoe logisch het misschien ook klinkt – de werkomgeving draait immers helemaal om de medewerker – toch ziet Hinskens in de praktijk nog altijd dat die medewerker niet de aandacht krijgt die ze verdient.
“Het blijft verleidelijk om het kantoor aan te passen, mensen een thuiswerkplek te laten inrichten, wat nieuwe software uit te rollen en dan te denken dat je er bent”, schetst ze de impuls. “Maar uiteindelijk is het niet de fysieke werkplek die telt, maar de manier waarop medewerkers die benutten en hoe dit bijdraagt aan het succes van de organisatie.”
