Vergroot het succes van verandermanagement met data
Data is niet meer weg te denken uit ons dagelijks werk. Het gebruik van data in verandermanagement blijft echter in veel gevallen achter. Vincent van Heumen en Fenna Melgers van Capgemini Invent delen hoe data ingezet kan worden om het verandersucces te vergroten.
Voor veel organisaties is het een grote uitdaging om waardevolle inzichten te genereren uit data. Dat blijkt uit het onderzoek ‘Boosting change success with data’ van Capgemini Invent.
De organisaties die erin slagen data slim en gericht in te zetten voor verandermanagement zijn volgens het onderzoek tot 27% succesvoller in het realiseren van veranderingen. De gemene deler van deze organisaties is een hoge datavolwassenheid.
In organisaties met een hoge datavolwassenheid zijn medewerkers gewend om te handelen en sturen op inzichten uit data en gebruiken dit ook bij het bepalen van acties, interventies en (bij)sturen op resultaten van veranderingen.
Uit het onderzoek blijkt dat belangrijke kenmerken van een datavolwassen organisatie een datagedreven cultuur, datagedreven leiderschap en datavaardigheden en -competenties zijn.
Datagedreven cultuur
In organisaties met een datagedreven cultuur weten leidinggevenden en medewerkers wat de mogelijkheden van data zijn. Data wordt transparant gebruikt bij dagelijkse werkzaamheden en in besluitvorming.
Het onderzoek toont ook aan dat een hoge datavolwassenheid de basis legt voor een cultuur van continu leren en ontwikkelen. Met data onderbouwde informatie stimuleert medewerkers om open te staan voor nieuwe inzichten en verhoogt daarmee de bereidheid tot verandering.
Tot slot versterkt datavolwassenheid de cross-functionele samenwerking. Dit helpt niet alleen om de datakwaliteit te verhogen, maar ook om de context van de verandering beter te begrijpen.
Datagedreven leiderschap
Volgens het onderzoek hebben medewerkers in datagedreven organisaties tot 18% meer vertrouwen in de organisatie. Leiders, en met name direct leidinggevenden, hebben een belangrijke voorbeeldfunctie om medewerkers te stimuleren en te sturen op het gebruik van data in hun werkzaamheden. Bijvoorbeeld door open te communiceren over hun eigen datagedreven beslissingen en het onderbouwen van hun keuzes.
Dit versterkt bovendien het vertrouwen in de beslissingen die worden gemaakt bij verandering. Voor het vertrouwen in die beslissingen zijn naast datagedreven leiderschap ook een duidelijke datastrategie, geloof in de betrouwbaarheid van de data en de juiste IT-systemen nodig.
Datavaardigheden en -competenties
In datavolwassen organisaties beschikken medewerkers over de benodigde competenties en vaardigheden om data effectief, efficiënt, verantwoordelijk en duurzaam te gebruiken.
Datavaardigheden en -competenties gaan verder dan het gebruik van dashboards. Het gebruik van data moet ten grondslag liggen aan alle (besluitvormings)processen. Dit geldt ook voor veranderingen en transformaties: data is onmisbaar om continu te blijven leren en verbeteren.
De kracht van data in verandermanagement
Het transparant maken van de prestaties en resultaten is de basis voor het borgen van processen en gedrag en het voortdurend leren en verbeteren. Data is daarmee een krachtig en essentieel hulpmiddel in verandermanagement.
Datagedreven verandermanagement integreert dataverzameling en -analyse in het veranderproces, waardoor je antwoorden kunt vinden op cruciale vragen, zoals: Is de verandering op koers? Wat is het draagvlak voor de verandering? Hebben de interventies het beoogde effect? En hoe verloopt de adoptie van de nieuwe manier van werken?
1: Op koers blijven
Realiseer je met de verandering de beoogde businessimpact? Dalen bijvoorbeeld de kosten of ontwikkelt de productiviteit zich zoals verwacht? Het gebruik van data stelt (verander)managers in staat om prestatie-indicatoren vast te stellen, waardoor het mogelijk is om de voortgang te monitoren en bij te sturen indien nodig.
Voorbeeld uit de praktijk
Een Europees spoorwegbedrijf voerde een ingrijpende wijziging door in zijn dienstregeling. In een periode van drie maanden werd wekelijks de nieuwe dienstregeling getest in de praktijk. Elke testdag werden de oorzaken en gevolgen van afwijkingen en storingen verzameld en vervolgens geanalyseerd door analisten en logistieke experts. Deze data werd opgehaald uit IT-systemen en gecombineerd met input van treinmachinisten en transportbestuurders.
Op basis van de analyse werden na elke testdag passende verbeteringen geïnitieerd zodat de dienstregeling steeds verder werd verbeterd. Verbeteracties varieerden van het anders plannen van treinen tot gedragsinterventies zodat treinmachinisten vaker op tijd reden.
2: Draagvlak realiseren voor de verandering
Naast het versnellen en ondersteunen van besluitvorming, speelt data een cruciale rol bij het vergroten van draagvlak voor de verandering. Met data kunnen verandermanagers objectief onderbouwen waarom de verandering nodig is, welke specifieke maatregelen nodig zijn en hoe deze leiden tot betere resultaten. Het onderzoek laat zien dat dit bijdraagt aan vergroting van het draagvlak.
Daarnaast versterkt datagebruik zoals eerder aangegeven het vertrouwen in de organisatie, wat bijdraagt aan grotere betrokkenheid van medewerkers. Medewerkers voelen zich door het transparant en visueel maken van de voortgang van een verandering ook beter geïnformeerd en meer in controle.
Voorbeeld uit de praktijk
Een internationale voedingsmiddelenfabrikant standaardiseerde processen over verschillende bedrijfsonderdelen. Het delen van succesverhalen, ondersteund door concrete feiten en cijfers, droeg bij aan een positievere perceptie van de verandering. In de succesverhalen benadrukten medewerkers de voordelen vanuit hun eigen perspectief, zoals “dit lukt nu in één keer en ik bespaar 15 minuten werktijd”.
3: Impact van interventies
Het is essentieel dat medewerkers begrijpen waarom de verandering plaatsvindt, welke impact het op hen heeft, en of ze in staat zijn om volgens de nieuwe werkwijze te werken. Verandermanagement biedt hierbij ondersteuning door diverse interventies in te zetten, maar de effectiviteit ervan is vaak onduidelijk of niet onderbouwd. Met behulp van data kan objectief worden gemeten of de interventies effectief zijn.
Voorbeeld uit de praktijk
Een hightechbedrijf vertaalde bijvoorbeeld programmadoelstellingen door naar operationele verander-kpi’s. Met behulp van deze kpi’s kon dit bedrijf gerichte metingen uitvoeren, zoals het aantal getrainde medewerkers, het juiste gebruik van het systeem of de perceptie over de nieuwe manier van werken. Met deze informatie kunnenleidinggevenden direct bijsturen wanneer nodig.
4: Adoptie van de verandering
Tot slot maakt data inzichtelijk in hoeverre de verandering is geadopteerd. Tegenwoordig hebben veel IT-systemen standaardfunctionaliteiten die inzicht geven of én hoe het systeem wordt gebruikt. Hier kan ook een platform worden ingezet, zoals een digitaal adoptieplatform.
Voorbeeld uit de praktijk
Een internationale recruitmentorganisatie had een digitaal adoptieplatform ingevoerd dat onder andere inzicht gaf in hoe een IT-systeem werd gebruikt. Daarnaast gaf het platform op basis van data per medewerker specifieke aanbevelingen voor aanvullende trainingen. Op deze manier werd de adoptie van een nieuw IT-systeem sterk bevorderd.
Na de implementatie van SAP S/4HANA bij een energienetwerkbedrijf kregen directe leidinggevenden informatie waarmee ze konden beoordelen of eindgebruikers het systeem correct gebruikten en of de processen juist werden uitgevoerd. Zo konden managers bijvoorbeeld inzien hoeveel openstaande orders er zijn en wat de doorlooptijd is van het proces. Dit gaf direct leidinggevenden de mogelijkheid om direct bij te sturen wanneer nodig en daarmee de adoptie te bevorderen.
What’s next?
Binnen verandermanagement is het organiseren en voorbereiden van de verandering van groot belang. Echter, wat echt het verschil maakt, is het vermogen om in het moment en in onvoorziene omstandigheden bij te kunnen sturen.
Het onderzoek van Capgemini Invent benadrukt dat data hiervoor cruciaal is. De sleutel tot succes in datagedreven verandermanagement ligt in de datavolwassenheid van de organisatie.
Over de auteurs: Vincent van Heumen is Director bij Capgemini Invent en gespecialiseerd in organisatieontwikkeling en duurzame verandering. Fenna Melgers is Senior Consultant en is gespecialiseerd in IT-gedreven veranderingen.
