Twee ITDS’ers over hun rol in een grote Sofico-implementatie
Karlijn Damkot en Marc Schuller werken beiden voor ITDS. Momenteel zijn ze betrokken bij een grote software-implementatie voor een Duitse automotivefabrikant. Wat is hun rol, wat zijn de grootste uitdagingen in het project en waar halen ze voldoening uit? We vroegen het aan Karlijn en Marc.
Het implementatietraject begon vorig jaar, nadat de Duitse autofabrikant besloot zich af te scheiden van zijn moederbedrijf. Dit heeft uiteraard nogal wat voeten in aarde. Zo moeten allerlei systemen worden losgekoppeld om de leasingmarkt op eigen benen goed te kunnen bedienen.
Voor het gestroomlijnd laten lopen van zijn processen voor voertuigengebruik koos het bedrijf voor Miles, het Software as a Service-platform van Sofico, een vooraanstaande speler op het gebied van kritische bedrijfssoftware voor de autofinancierings-, leasing-, wagenpark- en mobiliteitsindustrie.
Als partner van Sofico ondersteunt ITDS het softwarebedrijf bij de implementatie. Begin vorig jaar werd het adviesbureau advies- en implementatiepartner van Sofico. Inmiddels heeft het diverse succesvolle Sofico-implementaties op zijn naam staan. Als het aan Karlijn Damkot en Marc Schuller ligt, kan er straks weer een worden bijgeschreven.
Heel veel miniprojecten
Marc zit al sinds augustus vorig jaar op het project. Als Project Management Officer (PMO) is hij de rechterhand van de programmamanager bij Sofico. Een van zijn belangrijkste taken is het checken van de voortgang en het op orde houden van de administratie voor verschillende vestigingen in Europa.
“Dit is een internationaal project”, licht hij toe. “In alle landen waar de organisatie actief is, vindt een aparte implementatie plaats. Binnen het Sofico-team leveren we óók support aan de landen die al op deze software draaien. Er lopen dus eigenlijk heel veel miniprojecten tegelijk.”
Elke dag is anders
Dit zorgt ook meteen voor de grootste uitdaging van de klus: “Alle verschillende onderdelen van dit project tegelijkertijd managen. Dat is echt een kwestie van prioriteiten stellen, goed plannen en overzicht bewaren”, schetst Marc.
“Tegelijkertijd vraagt ’t een heel flexibele werkhouding”, legt hij uit. “De werkzaamheden zijn zo verschillend, elke dag is anders: het ene moment manage ik in een land de upgrade naar een nieuwe versie van Miles, het andere bereid ik een meeting voor met de directie van Sofico. Of ik zit de hele dag achter actiepunten aan. ’s Ochtends kruip ik achter m’n laptop en kijk wat er op me afkomt: waar is mijn hulp vandaag het hardst nodig?”
Gelijk in actie
Karlijn trad begin dit jaar toe tot het projectteam. Ze vervult daarin de rol van Service Delivery Manager. “Miles is inmiddels live in drie landen, daar komen binnenkort nog meer landen bij. Samen met het team bij Sofico ontferm ik mij nu over de laatste fase van het implementatietraject: de nazorgfase”, legt ze uit.
Daarbij heeft ze één duidelijke hoofdtaak. “Ik moet ervoor zorgen dat het team bij Sofico zich houdt aan de service-level agreements en dat we de afspraken met de klant nakomen.”
“Dat is zo mooi aan deze samenwerking: waar de IT’ers vooral op de inhoud zitten, ondersteun ik op ’t gebied van soft skills.”
Daarnaast is ze verantwoordelijk voor nieuwe tickets die binnenkomen, voor incidenten en voor change requests. Ook is ze contactpersoon voor kritische incidenten. “Bijvoorbeeld als een bepaalde functie vastloopt en Miles-klanten hun werk niet meer kunnen doen”, legt ze uit. “Ik kom dan gelijk in actie: ik stel de juiste mensen op de hoogte die ervoor zorgen dat er zo snel mogelijk een oplossing komt. Dit koppel ik weer terug naar de klant.”
Unieke combinatie
Waar je bij een software-implementatie wellicht al gauw denkt aan diepgaande technische kennis, zijn in de rol van Karlijn soft skills doorslaggevend. “Communicatie, planning en verwachtingsmanagement zijn juist cruciaal in deze rol”, licht ze toe. “Ik ben niet zozeer betrokken bij het technische aspect van de software-implementatie, maar wel bij alles wat eromheen gebeurt.”
“Stel dat de Miles-omgeving eruit ligt en er daardoor van alles misloopt: dat zorgt voor chaos en stress bij de klant. Dan is het belangrijk dat je sociaal vaardig bent, goed op de situatie inspeelt en zorgt dat je boodschap overkomt”, illustreert Karlijn het belang van zachte vaardigheden.
Het samenkomen van de harde en zachte factoren is ook een van de factoren waar ze het meest van geniet binnen het project. “Dat is zo mooi aan deze samenwerking: waar de IT’ers vooral op de inhoud zitten, ondersteun ik op ’t gebied van soft skills – mét uitgebreide kennis over de branche. Een unieke combinatie van business en IT.”
En dat het project meerdere landen bestrijkt, maakt haar rol des te uitdagender. “We hebben één team om drie landen te helpen, allemaal met een heel verschillende markt, gebruikers en wetgevingen. De truc is vooral om prioriteiten te stellen en klanten tegelijkertijd tevreden te houden.”
Versterken en verrijken
Wat het project voor Marc extra leuk maakt is de nauwe samenwerking met Sofico. “Ons projectteam bestaat voor de helft uit ITDS’ers en voor de andere helft uit mensen van Sofico. We werken heel goed samen – het is niet voor niets dat we een partnership hebben gesmeed.”
“Samen zorgen we bij automotive-organisaties over de hele wereld voor ijzersterke implementaties.”
Hij vindt het met name mooi om te ervaren hoe complementair de twee partners zijn. “Onze management- en IT-skills en Sofico’s technische knowhow zorgen voor een sterke dynamiek. We versterken en verrijken elkaar. Samen zorgen we bij automotive-organisaties over de hele wereld voor ijzersterke implementaties.”
En die prettige samenwerking ervaart Marc ook dagelijks met de programmamanager van Sofico die hij ondersteunt: “We doen dit echt samen.”
Alles op alles
Het feit dat Karlijn überhaupt op het project zit kan ook worden gezien als een voorbeeld van de sterke samenwerking. Haar rol van Software Delivery Manager is nieuw rol binnen het programma.
“We hebben deze in het leven geroepen op verzoek van de programmamanager”, legt ze uit. “Sofico was in korte tijd erg hard gegroeid, waardoor er behoefte ontstond aan een centraal aanspreekpunt om de kwaliteit van de dienstverlening te bewaken.”
“Omdat ik deze rol als eerste vervulde, was het in het begin wel even zoeken”, geeft ze aan. “Welke taken behoren tot mijn pakket en hoe vul ik die in? Het idee is dat iemand van Sofico m’n functie overneemt zodra-ie helemaal staat. Tot die tijd zet ik hier alles op alles om de dienstverlening naar het hoogste niveau te tillen!”
Als een zonnetje
Waar het project momenteel in de laatste fase zit, blijven Marc en Karlijn voorlopig waarschijnlijk nog wel betrokken bij de implementatie (net als hun collega Ruud Opstelten, die eerder al zijn ervaringen met ons deelde). Bij de automotivefabrikant bestaan namelijk plannen om de software van Sofico in meer landen te implementeren.
En ondertussen zorgen de ITDS-consultants dat het Sofico-platform in de landen waar het nu draait verder wordt geoptimaliseerd, mede op basis van de input van gebruikers. “Een systeem dat loopt als een zonnetje voor de klant – dát is het hoofddoel”, besluit Marc.
