Microsoft Copilot implementeren binnen de overheid? 5 adviezen
Vandaag lanceert Microsoft zijn langverwachte Copilot in Europa. Zakelijke gebruikers van Microsoft-oplossingen krijgen de primeur. Stéphanie Mellink, senior adviseur bij Supply Value, deelt vijf adviezen over de implementatie van Microsoft Copilot in overheidsinstanties.
Copilot is de nieuwe slimme kantoorassistent van Microsoft op basis van kunstmatige intelligentie. De AI-technologie helpt gebruikers van Microsoft 365 en populaire Office-programma’s als Word, Outlook, Teams en PowerPoint met sneller en efficiënter werken.
De nieuwe oplossing maakt onder meer gebruik van ChatGPT en verbindt de AI-tool met Microsoft 365. Gebruikers kunnen op basis van een prompt (een opdracht) bijvoorbeeld automatisch diapresentaties maken, samenvattingen van documenten laten opstellen of antwoorden op vragen krijgen.
Binnen de context van de overheid heeft Microsoft Copilot het potentieel om de besluitvorming te ondersteunen, operationele efficiëntie te verhogen en de dienstverlening aan burgers te verbeteren. Door gebruik te maken van gegevensanalyses en automatisering, kan de AI-technologie bijdragen aan meer effectieve beleidsvorming en een verbeterde communicatie tussen de overheid en de samenleving.
Bij het gebruik van Microsoft-software in overheidsinstellingen komen regelmatig zorgen over privacy- en beveiligingskwesties naar boven drijven. De inspanningen om deze risico’s te verminderen, zoals onderhandelingen en maatregelen van Microsoft, tonen vooruitgang. Desondanks blijven wat zorgen bestaan en die vereisen verdere aandacht.
Een gedifferentieerde aanpak wordt aanbevolen, waarbij privacyrisico’s worden erkend en proactieve beveiligingsmaatregelen worden genomen. Organisaties moeten zelf een Data Protection Impact Assessment (DPIA) opstellen om specifieke gegevensbeschermingsrisico’s te beoordelen.
Microsoft Copilot implementeren? Vijf adviezen
Om Microsoft Copilot succesvol te implementeren in overheidsomgevingen is het van belang om enerzijds de voordelen te ontsluiten en tegelijkertijd de privacy en ethiek te waarborgen. Hiervoor is een gebalanceerde aanpak nodig, waarbij pijlers als privacy, transparantie, ethiek, gegevenskwaliteit en betrokkenheid tijdens het implementatietraject essentieel zijn.
1: Privacy-first benadering
Implementeer een privacy first-benadering om de privacy van burgers te waarborgen. Microsoft 365 Copilot krijgt toegang tot je exclusieve organisatorische gegevens en presenteert de gegevens aan de individuele gebruikers die de rechten hebben tot deze gegevens. Het is dus belangrijk om een goed overzicht te hebben van waar elke individuele ambtenaar toegang tot zou moeten hebben, omdat gevoelige gegevens met één druk op de knop kunnen worden opgehaald.
Zorg, net als bij het gebruik van andere Microsoft-producten, dat alle adviezen uit de DPIA van SLM Rijk worden opgepakt en opgevolgd, en maak een eigen DPIA met bijbehorend beleid.
Meer weten over de checklist met de aanbevelingen van SLM Rijk? De lijst is hier te downloaden.
2: Transparantie en uitlegbaarheid
Stel duidelijke richtlijnen op voor de transparantie en uitlegbaarheid van AI-beslissingen. Zorg ervoor dat ambtenaren begrijpen hoe Microsoft Copilot werkt, wie er verantwoordelijk is voor de input en output, en zorg ervoor dat ze in staat zijn om beslissingen aan het publiek uit te leggen.
Overweeg om een externe onafhankelijke specialist in te huren om te helpen met opzetten van de mechanismen, dit benadrukt toewijding op juist gebruik en kan helpen om het vertrouwen van betrokkenen te vergroten.
3: Ethiek en niet-discriminatie
Ontwikkel en implementeer ethische normen voor het gebruik van Microsoft Copilot. Zorg ervoor dat het systeem geen discriminatie, vooroordelen of onrechtvaardige behandeling van burgers toestaat. Voer regelmatige audits uit om mogelijke vooroordelen in de resultaten te identificeren en corrigeren.
4: Datakwaliteit en actualisering
Garandeer de datakwaliteit en actualisering van Microsoft Copilot. Zorg ervoor dat de gebruikte gegevens actueel en nauwkeurig zijn, rekening houdend met recente wijzigingen in wet- en regelgeving, wetenschappelijke bevindingen en plaatselijke verordeningen. Implementeer een mechanisme om gegevens ethisch en contextueel bij te werken.
5: Betrokkenheid en educatie
Betrek het publiek en belanghebbenden bij het implementatieproces van Microsoft Copilot. Organiseer openbare raadplegingen en informatiesessies om feedback te verzamelen en eventuele zorgen te identificeren.
Investeer in de educatie en training van ambtenaren en personeel in het verantwoordelijk gebruiken van AI binnen overheidsomgevingen om ervoor te zorgen dat ze maximale efficiëntie en productiviteitsvoordelen kunnen behalen met minimale risico’s. Zo biedt de RijksAcademie voor Digitalisering en Informatisering Overheid een cursus aan, ook zijn er verschillende externe partijen die trainingen aanbieden.
