HEYDAY presenteert nieuwe visie met herontwikkeling eigen kantoor
HEYDAY heeft een nieuw kantoor. Het nieuwe onderkomen is echter méér dan een werkplek – het is tegelijk een uitdrukking van de nieuwe visie van de specialist in facilitaire dienstverlening. Het huisvestingsconcept werd dan ook ontwikkeld door de eigen consultants. Jolanda Tichelaar vertelt over het concept, waarin flexibiliteit, inspiratie, verbinding, gastvrijheid, duurzaamheid en gezondheid centraal staan.
Vroeg je iemand tien jaar geleden wat de functie van een kantoor was, dan was het antwoord meestal simpel: een plek om te werken. Mede door corona ligt dat inmiddels wel anders. Geconcentreerd werken bleek ook prima – soms zelfs béter – thuis te kunnen. Tegelijkertijd verlangden velen van ons wel degelijk naar een (gedeeltelijke) terugkeer naar het kantoor.
Inmiddels kunnen we allang weer naar kantoor, maar met de lessen die we leerden in de coronaperiode is wel de vraag gerezen wat in deze nieuwe situatie nou precies de functie is van dat kantoor. Daarbij rekent Jolanda Tichelaar, consultant bij HEYDAY, meteen af met een valkuil waar sommige bedrijven in lopen.
“Nu veel mensen ook graag thuis werken, lijken sommige organisaties te denken dat de nieuwe functie is om mensen over te halen om toch maar zoveel mogelijk naar kantoor te komen”, legt ze uit. “Maar het gaat er niet om mensen naar kantoor te halen. Wat je wil is een thuisfront creëren, om ervoor te zorgen dat áls iemand naar kantoor komt, er aan de behoeften voldaan wordt en er verbondenheid ontstaat met de organisatie”
Daarvoor is het belangrijk dat medewerkers de nieuwe omgeving “als een toegevoegde waarde zien, als prettig ervaren en tegelijkertijd goed hun werk kunnen doen”, meent Tichelaar. Daarmee dienen zich wel meteen belangrijke uitdagingen aan, want niet elke organisatie weet wat zij wil uitstralen en niet elke medewerker heeft natuurlijk dezelfde voorkeuren.
“De behoeftes van de organisatie en eigen medewerkers zijn leidend, en die behoeftes zijn tegenwoordig wisselender dan ooit”, bevestigt Tichelaar. “Ze variëren niet alleen per organisatie, maar ook per medewerker. Het is noodzakelijk om deze bij elkaar te brengen door hier een duidelijke visie op na te laten.”
Tegen de achtergrond van alle ontwikkelingen van de laatste jaren werkte HEYDAY de afgelopen tijd aan een nieuwe eigen visie op het vakgebied die recht doet aan de vele veranderingen én uiteenlopende behoeften van medewerkers.
“We zijn als bedrijf continu in ontwikkeling en dat heeft ons toegebracht naar onze nieuwe visie”, aldus Tichelaar. “Een visie waar flexibiliteit, inspiratie, verbinding, gastvrijheid, duurzaamheid en gezondheid centraal staan.”
Gezamenlijk huis
Tichelaar zelf kreeg de kans om vanuit deze visie het nieuwe huisvestingsconcept te ontwikkelen voor het eigen kantoor van HEYDAY in Den Bosch. Ze vertrok vanuit het uitgangspunt dat ze een gezamenlijk thuis wilde creëren, waarbij uiteraard rekening wordt gehouden met de ambities van de organisatie en de verschillende redenen waarom medewerkers naar kantoor komen.
Daarom was het zaak om daar een goed beeld van te krijgen. “We zijn een grote organisatie met veel verschillende disciplines, dus het was belangrijk dat iedereen input kon leveren over hun verwachtingen”, geeft ze aan.
Flexibel kantoor
Ook de snelle veranderingen die de wereld de afgelopen jaren doormaakte speelden een centrale rol. Maar in plaats van dat Tichelaar daarbij uitging van de nieuwe situatie, werd de dynamiek zelf onderdeel van het concept – geen statisch kantoor dus, maar wendbaar en flexibel.
Zo beschikt het nieuwe kantoor onder meer over modulaire meubels en inrichting. Tichelaar benadrukt echter dat het gaat om meer dan fysieke flexibiliteit. “Kijk bijvoorbeeld naar een cateringconcept, in de nieuwe omgeving willen we dat niet in beton gieten. Als blijkt dat het gebruik van het kantoor verandert, kunnen de concepten mee veranderen.”
Daarbij is het ook belangrijk verder in de toekomst te kijken, ook al is die hoogst onzeker. “Naast dat er voor nu een plan ligt, hebben we ook een plan voor de toekomst. Dat plan is geen voorspelling. Je plannen voor de toekomst moeten zo bewegelijk zijn als nodig is, je weet nooit hoe het er over een jaar uitziet. Wendbaarheid en flexibiliteit uitten zich bij ons vooral in een proces, in plaats van het alleen te faciliteren in stenen en diensten.”
Alleen aanpassen wat nodig is
Wie naar de toekomst kijkt, geeft duurzaamheid uiteraard ook een centrale plek in het nieuwe huisvestingsconcept. Dat uitte zich in de materialen waarmee is gewerkt, maar ook in het beslissen wat wel en wat juist níet werd aangepakt.
“We zijn een samenwerking aangegaan met een leverancier die werkt met circulair meubilair. Maar ook met de verbouwing hebben we duurzaamheid centraal gehouden, we hebben de indeling alleen aangepast waar we vonden dat dit het concept dient”, legt Tichelaar uit. “Dat betekent dat we bewust hebben gekozen om bijvoorbeeld niet alle vergaderruimtes te verplaatsen, maar intact te houden.”
Ook werd bij de leverancierselectie gekeken naar thema’s als veiligheid en gezondheid. “We hebben meteen alle facilitaire diensten onder de loep genomen – denk onder meer aan catering en schoonmaak – en daarbij stond centraal dat de omgeving uitnodigend is. Dat betekent naast duurzaamheid ook dat het gezond en veilig moet zijn. Hier hebben we onze leveranciers expliciet op uitgezocht.”
Visitekaartje
Tot slot vonden ook de waarden gastvrijheid en inspiratie hun uitdrukking in het nieuwe kantoor. De begane grond is voor iedereen toegankelijk, zodat bezoekers, zzp’ers en andere aanwezigen zich welkom voelen om te werken of inspiratie op te doen. Tichelaar: “Een open vloer maakt het gemakkelijk om inspiratie te delen met externen en tegelijkertijd biedt het ruimte om verbinding te leggen met collega’s en externen.”
En door iedereen uit te nodigen om een kijkje te nemen in het nieuwe kantoor, fungeert het meteen extra goed als visitekaartje voor HEYDAY en de visie die het uitdraagt. “We willen grenzen verleggen en lef tonen. Facility management is een belangrijk onderdeel van HEYDAY en op deze manier kunnen we hier invulling aan geven. Zo kunnen we letterlijk plekken bieden en ons openstellen naar de omgeving, en voldoet de omgeving aan onze bedrijfsambities.”
Meer dan een kantoor
Dat het nieuwe kantoor zijn deuren inmiddels heeft geopend, is voor Tichelaar en haar collega’s uiteraard geen reden om nu stil te staan. Geheel in lijn met de eigen visie kijken ze al volop vooruit. “We blijven monitoren onder medewerkers en blijven inspelen op veranderende behoeftes.”
Het concept is dan ook breder dan het nieuwe kantoor, onderstreept ze nog eens. “Het is echt iets dat moet gaan leven binnen de organisatie, deze visie willen we binnen onze hele organisatie uitstralen. We investeren daarom veel tijd en aandacht in het overbrengen van het concept.”
“Hiervoor hebben we een roadmap voor behaviour gemaakt waarin we verschillende oplossingen en middelen hebben ingezet om in alle fasen van veranderen te ondersteunen”, legt ze uit. “Uiteindelijk is dat een belangrijk onderdeel voor het laten slagen van het concept. Iedereen moet de visie die zo belangrijk is voor de gehele ontwikkeling van het concept kunnen begrijpen.”
“Iets is pas een sterk concept wanneer het aansluit op de ambities van de organisatie in het geheel en als alles wat je tegenkomt voelbaar bijdraagt aan het concept. Dit is ons uitgangspunt en passen we in de basis al zoveel mogelijk toe, en het begint steeds meer te leven nu we echt gebruikmaken van ons pand”, besluit ze.
