Continu verbeteren biedt veerkracht en wendbaarheid in onrustige tijden

31 mei 2023 Consultancy.nl 6 min. leestijd

Een van de weinig zekerheden in de onrustige wereld anno 2023 is verandering. Bedrijven die veerkrachtig en wendbaar willen opereren in deze voortdurend veranderende wereld, doen er daarom goed aan niet in te zetten op één grote reorganisatie, maar op continue verbetering – zo betoogt Boudijn Driesen, managing partner van Bureau Tromp. Hij deelt 10 stappen om continu verbeteren te omarmen als vaste organisatiementaliteit.

In de praktijk van Bureau Tromp zie ik – gelukkig – dat senior management in veel gevallen de feiten onder ogen durft te zien. Momenteel is het (nood)zaak te anticiperen en handelen voor een wereldwijde recessie.

Hoewel verschillende geluiden duiden op een milde recessie, is het voor organisaties essentieel dat zij handelen om meer veerkracht te creëren. Niet makkelijk, want de economische neergang valt samen met meerdere verstoringen zoals bijvoorbeeld het tekort aan talent en problemen in de supply chain. De oorlog in Oekraïne zorgt voor (geo)politieke spanningen.

Continu verbeteren biedt veerkracht en wendbaarheid in onrustige tijden

De realiteit voor organisaties is echter ook dat verandering een constante is en dat organisatorische veerkracht op haar beurt geen vervaldatum kent. Er zal altijd onzekerheid zijn – verandering en een constante druk op veel organisaties om sneller resultaten te realiseren. Organisaties die veerkrachtig zijn kunnen een belangrijk, blijvend voordeel behalen ten opzichte van concurrenten.

Het komt nog steeds voor dat organisaties – of beter gezegd: de organisatieleiders – te laat acteren bij een crisis of bij een andere verstoring en situatie. Of dat men wel direct handelt, maar (achteraf) de verkeerde dingen gedaan heeft. De rest van de organisatie kan dan nog de dingen goed hebben gedaan, maar achteraf bleken de verkeerde dingen te zijn ingezet door het topmanagement. (Warren Bennis noemt dit het verschil tussen leiders en managers.)

Continu verbeteren is een organisatiementaliteit

Juist en op tijd handelen dus. Het realiseren van organisatorische veerkracht. Executeren. Maar welk handelen is juist en op tijd? Hoe creëer je veerkracht en zorg je dat dit organisaties helpt de negatieve effecten van economische neergang tegen te gaan of te minimaliseren? Mijn antwoord is simpel: continu verbeteren.

Continu verbeteren is natuurlijk geen toverformule, maar wij kunnen op basis van onderzoek en ervaring wel aantonen dat continu verbeteren organisaties significant veerkrachtiger maakt. Een veerkrachtige organisatie is een wendbare organisatie.

Hoewel mijn antwoord simpel is, komt bij het handelen op z’n minst een lange adem om de hoek kijken. Continu verbeteren is een organisatiementaliteit – een manier van leven die niet alleen kan helpen een recessie te overleven, maar ook desondanks kan gedijen. De juiste dingen doen en de dingen goed doen, worden dan feitelijk (aan)gedreven door een cultuur van continu verbeteren.

Nooit genoegen nemen met de status quo

Bij continu verbeteren draait alles om het aanbrengen van kleine, incrementele veranderingen die in de loop van de tijd optellen. Het gaat niet om ingrijpende veranderingen die de hele organisatie verstoren. In plaats daarvan gaat het om het vinden van manieren om dingen beter, sneller en efficiënter te doen. Het gaat erom constant op zoek te gaan naar manieren om te verbeteren en nooit genoegen te nemen met de status quo.

Vaak hoor ik zeggen dat continu verbeteren gewoon een ‘andere manier is om kosten besparen’. Maar dat is niet sec het geval. Hoewel kostenbesparingen er zeker deel van uitmaken, gaat continue verbetering over zoveel meer dan dat. Zoals ik al zei, is de kunst een cultuur te creëren – een cultuur van innovatie en uitmuntendheid, waar iedereen constant op zoek is naar manieren om te verbeteren en te groeien.

Wij zien dat organisaties die continu verbeteren in staat zijn hun marge al te verbeteren tijdens de neerwaartse fase van een crisis! Dit komt doordat organisaties die continu verbeteren een meer proactieve aanpak hebben. Sterker nog: de gehele bedrijfsvoering is gestoeld op proactiviteit. Dus ook bijvoorbeeld bij het eerdergenoemde besparen van kosten.

“Continu verbeteren is geen toverformule, maar het is óók geen rocket science.”

Wat ook opvalt is dat continu verbeterende organisaties eerder strategische keuzes maken in hun portfolio of andere activa, om de kaspositie te verbeteren. Een gezonde cashflow in een neergang of crisissituatie schept mogelijkheden die concurrenten wellicht niet hebben.

Dus hoe scheppen we en cultiveren we veerkracht en wendbaarheid door continu verbeteren? Los van de lange adem, zijn er tien stappen die organisaties kunnen nemen om daar te komen. Continu verbeteren is weliswaar geen toverformule, maar het is óók geen rocket science. Naast de lange adem zit een bekende angel in het eerder genoemde handelen, het executeren.

Continu verbeteren omarmen

Een overzicht van 10 stappen om continu verbeteren te omarmen:

1: Stel duidelijke doelen & route: Daar waar je wilt komen, is een ambitie. Stel duidelijke doelen en een route voor de organisatie en zorg ervoor dat iedereen ze kent en begrijpt.

2: Betrek zoveel mogelijk mensen erbij: Continu verbeteren is niet alleen voor het senior managementteam. Maak gebruik van collectieve denkkracht. Zo stimuleer en creëer je veerkracht.

3: Empower werknemers: Geef collega’s de tools en middelen die ze nodig hebben om wijzigingen en verbeteringen aan te brengen. Moedig hen aan om eigenaar te worden van hun werk en het beter te maken.

4: Focus op de klant: Uiteindelijk is het doel van continue verbetering om meer waarde voor de klanten te creëren. Houd de klant centraal in alles wat je doet. Meet alles: Als je het niet kunt meten, kun je het niet verbeteren.

5: Meet alles wat je kunt, van productiviteit van werknemers tot klanttevredenheid.

6: Vier successen: Wanneer iemand met een geweldig idee komt of een procesverbetering implementeert, vier het dan! Dit zal anderen aanmoedigen om hetzelfde te doen.

7: Leer van mislukkingen: Niet elk idee zal lukken. Als iets niet gaat zoals gepland, neem dan de tijd om ervan te leren en erachter te komen wat er is misgegaan.

8: Bevorder een cultuur van innovatie: Moedig iedereen aan om buiten de gebaande paden te denken en met nieuwe ideeën te komen. Maak duidelijk dat falen oké is zolang er maar altijd geleerd en verbeterd wordt.

9: Omarm technologie: Technologie kan een krachtig hulpmiddel zijn voor continue verbetering. Zoek naar manieren om technologie te gebruiken om processen te stroomlijnen en efficiënter te maken.

10: Stop nooit met verbeteren: Continue verbetering is een reis, geen bestemming. Organisaties kunnen altijd manieren vinden om te verbeteren en te groeien, hoe succesvol ze ook zijn.

De 10 stappen klinken – gelukkig – vaak logisch en velen ook niet onbekend in de oren. Maar het implementeren van continu verbeteren blijft een opgave en behelst veranderingen. Er zijn veel methoden en technieken om deze transformatie uitstekend te managen zonder al te veel hobbels. Bureau Tromp helpt organisaties te transformeren naar veerkrachtige en wendbare organisaties.