12,5 jaar Bureau Tromp: ‘Slimmer werken, daar helpen wij organisaties bij’
Bureau Tromp bestaat 12,5 jaar. Sinds de oprichting groeide het bureau uit van een zolderkamerinitiatief tot een impactvolle boutique van consultants en trainers die vele klanten bijstaan om slimmer te werken. We spraken de vorig jaar aangetreden Managing Partner Boudijn Driesen om erachter te komen welke impact Bureau Tromp in de markt maakt.
Niet harder, maar slimmer werken. Vanuit dit idee helpt Bureau Tromp klanten met alle facetten van continue organisatieverbetering. Procesoptimalisatie met behulp van Lean Six Sigma speelt hierbij een belangrijke rol.
Opdrachtgevers – groot en klein en uit alle sectoren – weten het kantoor in het Utrechtse Papendorp te vinden. Het trainings- en consultancybureau mag vele grote nationale en internationale namen tot zijn klanten rekenen en geldt inmiddels als een bekende speler binnen de branche.
Vandaag de dag kent het dienstenaanbod van Bureau Tromp drie pijlers. Ten eerste het opleiden en accrediteren van mensen tot Yellow Belt, Orange Belt, Green Belt of Black Belt. Ten tweede het leveren van consultancy en coaching. En tot slot kunnen organisaties bij Bureau Tromp terecht voor project- en programmamanagement.
Toen Bas Kooijman en Reinier Tromp Bureau Tromp oprichtten was de dienstverlening nog een stuk smaller. “Het begon in 2010 met Lean Six Sigma-trainingen, letterlijk vanaf de zolderkamer van Reiner heb ik begrepen,” vertelt Boudijn Driesen. “In de loop van de jaren is de dienstverlening verder geprofessionaliseerd en verbreed met advies, coaching en project- en programmamanagement.”
“Wel zijn we ons al die jaren blijven richten op procesverbetering,” vervolgt Boudijn. “In alles wat we doen zijn we erop gefocust de prestaties en resultaten van de klant te boosten door continu te verbeteren – door slimmer te werken, niet harder.”
Zo groeide Bureau Tromp uit tot de specialist die het vandaag is. “Hierbij horen vanzelfsprekend ook de nieuwe ontwikkelingen en innovaties waarop wij ons concentreren. Denk aan process mining en robotic process automation.”
Klanten typeren het bureau onder andere als “hands-on, nuchter en to the point”, geeft de managing partner aan. “Ons kantoor staat in Utrecht, maar we hebben ook een beetje een Rotterdamse inslag”, voegt hij lachend toe.
“Het mooie van ons vak vind ik ook dat in de meeste gevallen onze impact bij transformaties echt heel meetbaar is en te kwantificeren valt. En daarnaast: we régelen het gewoon – mede daarom willen klanten ons zo graag hebben.”
Organisaties transformeren toch continu?
“Nee, dat is niet zo, want transformeren gaat in de kern over vernieuwing op het niveau van missie, ambities en identiteit. Dat is niet iets waar een organisatie dagelijks mee bezig moet zijn. Het continu verbeteren is wel iets wat organisaties dagelijks zouden moeten bewerkstelligen. Continu verbeteren leidt organisaties naar slimmer werken en dit zorgt voor een verbetering van prestaties en resultaten.”
“Er is nu echt het momentum om als organisatie continu verbeteren in het DNA te verankeren.”
“‘Continu verbeteren door slimmer te werken’ zie je als term en uitgedrukt als proces vaak voorkomen binnen organisaties. Niets nieuws dus. Veel directies zijn er kien op in tijden van crisis en economische tegenspoed de organisatie te kunnen laveren en bijsturen. Het is helder dat deze ‘interventies’ niet onder het predicaat ‘continu verbeteren’ vallen.”
“Organisaties die een cultuur van continu verbeteren kennen, zijn echter veel beter bestand tegen de negatieve effecten van mindere tijden. Er is nu echt het momentum om als organisatie continu verbeteren in het DNA te verankeren. Er is enorme urgentie.”
“Als organisaties in dit tijdsgewricht geen structurele verbeteringen doorvoeren en niet een cultuur van continu verbeteren nastreven, zullen ze op vele fronten pijn gaan lijden en een recessie moeilijk doorkomen. Gelukkig helpen wij veel organisaties die het momentum grijpen en vol inzetten op structurele verbeteringen en dito cultuur.”
Hoe helpt Bureau Tromp deze organisaties?
“Er is niet iets als een volledig universele aanpak, er is niet een one size fits all-model, het is maatwerk wat Bureau Tromp levert. Maar vanuit onze praktijk zie ik dat een aantal zaken cruciaal is bij het realiseren van structurele verbeteringen binnen de processen en cultuur.”
“Ten eerste: het vol inzetten op continu verbeteren begint met een heldere visie. Waar moet de organisatie naartoe en waarom? Iedereen moet begrijpen waarom je iets doet. Hierbij speelt onderbouwing door data een cruciale rol.”
“Ten tweede, en in het verlengde hiervan, moet het voor iedereen ook voelbaar zijn dat er een sterke mate van urgentie speelt. De urgentie die dit tijdsgewricht met zich meebrengt lijkt me, hoop ik, evident... maar vertaal het vooral naar wat het voor je organisatie betekent.”
“Ook de mate van ambitie omtrent de verbeteringen zelf is een belangrijke factor. Dus denk niet aan, en begin niet met, een te bescheiden verbeterambitie. Denk en begin groots.”
“Een ander aspect bij het structurele verbeteren is het zoveel mogelijk betrekken van medewerkers uit alle lagen van de organisatie. Dit is niet baanbrekend of een nieuw aspect, maar het wordt in mijn optiek niet vaak genoeg toegepast.”
“Processen moeten werken voor de organisatie en haar klanten, niet andersom.”
“Het betrekken van medewerkers uit alle lagen van de organisatie en (dus) het creëren van bottom-up processen maakt dat enerzijds de beste ideeën en oplossingen naar boven komen en anderzijds dat de intrinsieke motivatie meer wordt aangesproken en een stevigere buy-in wordt gerealiseerd.”
“En tot slot, een van de belangrijkste elementen is een sterke focus op processen. Het cement tussen de stenen zijn de processen. Elke bedrijfsactiviteit, primair of secundair, is opgebouwd uit processen.”
“De mate van echte merkbare en verbeterde waarde voor in- en externe klanten wordt, naast de medewerkers, voornamelijk bepaald door de organisatieprocessen. Een continue verbetercultuur verankerd op het niveau van verbeteren van organisatieprocessen. Processen moeten werken voor de organisatie en haar klanten, niet andersom.”
Altijd blijven ontwikkelen
Boudijn legt uit dat ook buiten de klantopdrachten volop wordt ingezet op zelf verbeteren en de professionele en persoonlijke ontwikkeling van de eigen mensen.
“We besteden veel aandacht aan kennisdeling en leren van en met elkaar – in de Bureau Tromp Academysessies die we houden, maar ook op allerlei andere manieren. Als iemand met betrekking tot een training of een project te maken krijgt met iets nieuws of iets niet weet, staat er altijd een collega klaar die helpt.”
“Ook hebben we de formele HR-cyclus overboord gegooid. Wij werken met continue feedback en stellen onze persoonlijke en professionele doelen hierbij centraal. Deze cumuleren tot onze organisatiedoelen. Hierbij gebruiken we de tooling van TruQu. Ons doel is om uiteindelijk met twee organisatie-kpi’s te werken; klanttevredenheid/NPS en de tevredenheid van de collega’s.”
Schouder aan schouder
Binnen Bureau Tromp heerst volgens Boudijn “een familiecultuur waarbij iedereen gebrand is op het beste voor de klant en voor elkaar”.
“We staan er als een team, schouder aan schouder om resultaten te boeken, maar waar ook veel ruimte is om je zegje te doen en plezier te hebben. We eten regelmatig met elkaar en ondernemen, naast onze meer inhoudelijke sessies, veel leuke dingen op onze ‘work hard-play hard-dagen’.”
Eén gelegenheid vraagt momenteel nog wel om een mooi samenzijn. “Ik geef toe dat we ons 12,5-jarig bestaan nog echt moeten vieren, de planning is nog niet rond. Maar uitstel is bij ons geen afstel en het jubileumjaar is nog niet voorbij!”, besluit Boudijn lachend.
