Continu verbeteren versus reorganiseren: Wat loont meer?
In een voortdurend veranderend en competitief bedrijfslandschap zoeken steeds meer organisaties naar manieren om hun bedrijfsvoering te optimaliseren. Eén dilemma passeert daarbij dikwijls de revue: gaan we reorganiseren of voeren we continu verbeteren in? Boudijn Driesen, managing partner van Bureau Tromp, legt uit waarom hij zweert bij continu verbeteren.
Reorganisatie verwijst doorgaans naar wijzigingen die worden aangebracht in de structuur of activiteiten van de organisatie om de efficiëntie of effectiviteit te verbeteren.
Dit kunnen wijzigingen in het organigram zijn, zoals de oprichting van nieuwe afdelingen of de consolidatie van bestaande afdelingen, of wijzigingen in de manier waarop wordt gewerkt. Denk aan de introductie van nieuwe technologieën.
Een reorganisatie wordt meestal uitgevoerd om specifieke problemen of uitdagingen aan te pakken waarmee de organisatie wordt geconfronteerd, en de aangebrachte wijzigingen zijn vaak bedoeld om relatief beperkt van omvang te zijn. Ook is reorganiseren geen continu proces.
Continu verbeteren daarentegen is een omvattender (veranderings)proces, waarbij de manier waarop een organisatie opereert steeds verandert om continu meer waarde te creëren (voor haar in- en externe klanten). Dit kunnen wijzigingen zijn van processen in een organisatie, maar kan ook de strategie raken of het bedrijfsmodel.
Zelfs cultuuraspecten of (het herijken van) de missie kunnen bij continu verbeteren aan de orde komen. Die laatste aspecten worden niet vaak gelinkt aan continu verbeteren, maar bij continu verbeteren gaat het om steeds maar weer te optimaliseren ten behoeve van klantwaarde.
Het doorlopend optimaliseren brengt ook ‘loops’ met zich mee waarbij de ‘check’ met missie en cultuur aan de orde is. Aanscherping kan ook daar nodig zijn.
Continu verbeteren maakt organisaties ook meer weerbaar en veerkrachtiger als reactie op grote veranderingen in de omgeving van de organisatie, zoals nieuwe marktomstandigheden, ontwrichtende technologieën of veranderingen in de behoeften van de klant.
Vanuit de jarenlange ervaring van Bureau Tromp durf ik te stellen dat organisaties die voor continu verbeteren kiezen, concurrerender en flexibeler zijn dan organisaties die ervoor kiezen om eens in de zoveel tijd te reorganiseren.
Het is belangrijk voor organisaties altijd op zoek te zijn naar manieren om te verbeteren, of het nu gaat om het verhogen van de efficiëntie, het verlagen van kosten, het verbeteren van de klanttevredenheid of het aanpassen aan veranderende marktomstandigheden.
Zoals gezegd helpt continu verbeteren organisaties veerkrachtiger te zijn bij onverwachte gebeurtenissen, zoals pandemieën en economische neergang. Sterker nog, uit de ervaringen van Bureau Tromp blijkt dat organisaties die vol inzetten op continu verbeteren betere resultaten en prestaties boeken dan organisaties die dat niet doen.
De eerdergenoemde concurrentiepositie van die organisaties stijgt significant doordat men door continu verbeteren bijvoorbeeld regelmatig flinke besparingen realiseert (zelfs tot aan CO2-reductie toe) en een betere serviceverlening organiseert.
Kortom, continu verbeteren zorgt voor structureel:
- Concurrerend blijven: organisaties die zich niet continu aanpassen en verbeteren, zullen minder concurrerend worden op de markt omdat ze onder andere minder goed in staat zijn om te voldoen aan de veranderende behoeften van klanten en minder voordeel weten te halen uit nieuwe technologieën.
- Efficiëntieverbeteringen en kostenverlagingen: door verspilling te identificeren en te elimineren, processen te verbeteren en technologie te gebruiken, zullen organisaties hun bedrijfsresultaten significant verbeteren.
- Verbeterde klanttevredenheid: door zich te concentreren op klantwaarde, zullen organisaties de kwaliteit van hun producten en diensten verbeteren, hetgeen zal leiden tot meer klanttevredenheid en loyaliteit.
- Stimulatie van innovatie: door een cultuur van continue verbetering en experimenteren aan te moedigen, kunnen organisaties innovatie stimuleren en nieuwe producten en diensten creëren die hen zullen helpen groeien.
- Hogere medewerkerstevredenheid: door medewerkers meer mogelijkheden te geven, betrokkenheid aan te moedigen en een positieve verbetercultuur te bevorderen, kunnen organisaties de tevredenheid en het behoud van werknemers verbeteren, wat zal leiden tot hogere productiviteit en prestaties.
- Optimaal aanpassingsvermogen: organisaties die continu verbeteren zijn bijna ‘automatisch’ in ‘gear’ ten behoeve van het doorlopend aanpassen aan veranderende marktomstandigheden, zoals nieuwe technologieën, veranderende klantbehoeften en veranderende regelgeving. Zo hebben zij meer kans te groeien of te gedijen of te overleven op de lange termijn.
Reorganiseren kent in de meeste gevallen een ‘kop en een staart’. Specifieke problemen of uitdagingen worden aangepakt. Continu verbeteren zegt het al: het is een on-going process, een way of life, het is een (kenmerk van een) cultuur.
Bovenstaande moet niet impliceren dat reorganiseren nooit effectief is of dat continu verbeteren een reorganisatie altijd zal en moet uitsluiten. Wat wij zien is dat continu verbeteren op termijn organisaties veel verder brengt dan (een reeks van) reorganisaties. Reorganiseren? Slimmer werken is beter!
