De overheid is in 6 jaar 9% minder productief geworden
Terwijl het aantal ambtenaren tussen 2015 en 2021 groeide met 12%, wist de overheid slechts 3% meer werk te verzetten, zo blijkt uit onderzoek van PwC. Daarmee daalde de productiviteit met 9%. Dit leidt er niet alleen toe dat veel werk blijft liggen, maar zorgt ook voor extra druk op de schaarse arbeidsmarkt.
PwC keek voor zijn analyse naar de meer dan 160 uitvoeringsorganisaties die de overheid rijk is. Denk aan uitkeringsinstanties zoals het UWV, de Belastingdienst en DUO en toezichthouders als DNB en de AFM, maar bijvoorbeeld ook Rijkswaterstaat en de Kamer van Koophandel.
Door het geleverde werk – verwerkte belastingaangiften, wetenschappelijke publicaties, uitgegeven kentekenbewijzen – te vergelijken met het benodigde personeel, brachten de onderzoekers de productiviteit in kaart.
Met de daling van 9% doet de overheid het beduidend slechter dan het bedrijfsleven, waar de productiviteit in dezelfde periode nagenoeg gelijk bleef. Tegenover de verloren productiviteit staat ook geen verbetering in kwaliteit van de geleverde diensten – die bleef constant.
Samen met al het onverrichte werk blijven ook miljarden aan begroot geld op de plank liggen. Momenteel gaat het voor de middellange termijn al om zo’n €11 miljard, zo schat het Centraal Planbureau. Dit lijkt misschien een financiële meevaller, maar deze zogeheten onderuitputting wordt gezien als onwenselijk.
Een ander probleem is dat de overheid vanwege haar dalende productiviteit steeds meer mensen nodig heeft. Sinds het eerste kwartaal van 2020 nam de werkgelegenheid in de publieke sector toe met 7,5%, tegenover 2,2% in de private sector.
Daarmee draagt de overheid bij aan de ongekende krapte op de arbeidsmarkt. “Als uitvoeringsorganisaties van de overheid hun productiviteit op peil hadden kunnen houden, had dit tienduizenden banen kunnen vrijspelen en daarmee een deel van de personeelstekorten in de publieke sectoren kunnen opvangen”, stelt Selwyn Moons, partner en expert publieke sector bij PwC.
Grote onderlinge verschillen bieden kansen
Tussen de verschillende uitvoeringsorganisaties constateerde PwC grote verschillen in de ontwikkeling van de productiviteit: bij sommige daalde de productiviteit ongeveer 30%, bij andere steeg die juist met zo’n 40%. Dat is een enorme bandbreedte, maar hierin schuilt volgens Moons ook een kans: “Deze spreiding laat zien dat er onderling veel te leren valt.”
“Een analyse van 95% procent van de uitvoerende organisaties die onder de Rijksoverheid vallen toont dat het mogelijk is via slimme ingrepen ruimte te creëren voor nieuwe maatschappelijke uitdagingen”, vult Sander van Veldhuizen aan, director en expert publieke sector bij PwC.
Kennis borgen, legacy-IT vervangen en synergie creëren
Daarbij identificeert PwC drie belangrijke verbetermogelijkheden. Ten eerste is het cruciaal om medewerkers te behouden en kennis te borgen in de organisatie. Illustratief is dat uitvoeringsorganisaties die voldoen aan de Roemernorm (maximaal 10% van de personeelskosten besteden aan externe inhuur) in de regel een 10 tot 30% hogere productiviteit hebben.
Moons: “Externe inhuur is doorgaans voor een beperkte periode, en door herhaaldelijk opnieuw personeel te moeten inwerken een risico voor duurzame kennisborging. Het opstellen van ‘inhuurbeleid’ om externe inhuur structureel onder 10% van de personeelslasten te brengen, kan – gecombineerd met beleid om kennisborging te verbeteren – de productiviteit met 10 tot 30% laten stijgen.”
“Externe inhuur is een risico voor duurzame kennisborging.”
Ten tweede moet de IT op orde zijn. Uitvoeringsinstanties die hun IT-systemen op orde hebben leveren tot wel 38% meer output. Naast groot onderhoud, is de overheid ook gebaat bij vereenvoudiging en stapsgewijze vernieuwing, zo legt Veldhuizen uit. “De digitale systemen van de overheid kenmerken zich door een historisch gegroeide grote diversiteit aan hardware, software, gegevensdefinities en gebruikersinterfaces.”
Tot slot speelt schaal een belangrijke rol. “Het gaat daarbij niet zozeer direct over het aantal mensen dat werkzaam is bij uitvoeringsinstanties”, aldus Moons, “maar wel over de combinatie van taken die uitvoeringsorganisaties moeten uitvoeren waar geen synergie tussen bestaat. Het opstellen van een operating model afgestemd op de schaal en synergie van de uitvoeringstaken kan de productiviteit met circa 20% verhogen.”
Dreigende vergrijzing
De ingrepen om de productiviteit op te krikken lijken hoognodig. Waar veel uitvoeringsinstanties nu al kampen met een tekort aan mensen, hangt de vergrijzing als een dreigende wolk boven de overheid: een derde van alle ambtenaren is al 55 of ouder, zo geeft Moons aan.
Dat PwC de productiviteit van de overheid in kaart bracht is uitzonderlijk. Vanwege de hoge complexiteit van de opgave houdt het CBS het altijd bij een schatting. PwC bouwde op basis van openbare bronnen een database op en legde middels data-analyse grondoorzaken bloot.
